Questa maschera consente la gestione completa di un evento formativo attraverso un flusso logico articolato nelle seguenti fasi:
- Gestione delle richieste di eventi formativi
- Programmazione dell'evento
- Registrazione dell'evento
- Verifica efficacia e costi dell'evento formativo
- Notifiche (Comunicazione e condivisione)
Questa procedura fa ampio ricorso al sistema di importazione/esportazione mediante modelli di Excel; è generalmente questo il sistema più semplice per dialogare e condivider informazioni con altre applicazioni/piattaforma.
Non è obbligatorio seguire tutto il flusso logico rappresentato; per alcuni eventi possono essere gestite solo alcune fasi (per esempio solo la Registrazione dell'evento).
La procedura genera in automatico, per ogni fase, report e comunicazioni agli utenti interessati.
Accesso alla maschera e dati generali dell'evento
Per accedere alla maschera dal menù Formazione seleziona Eventi formativi; viene visualizzata la seguente interfaccia:
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- Il Presidio di riferimento
- l'eventuale corso di formazione obbligatorio cui l'evento è associato selezionandolo dal relativo elenco a tendina
- La modalità (interna – esterna)
- L'area di competenza (per la configurazione si veda il menù Impostazioni)
- La metodologia (per la configurazione si veda il menù Impostazioni)
- Il Sistema di gestione cui l'evento è collegato
- La data inizio e la data fine
Per validare i dati e attivare le schede di gestione clicca sul pulsante Salva ; il sistema si posiziona di default sulla prima scheda Richiesta.
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Questa fase consente a tutte le funzioni autorizzate, cliccando su Aggiungi Richiesta, di poter selezionare una richiesta di evento formativo dal menù a tendina. Una volta selezionata la richiesta si clicca su Salva.
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- Attenzione nell'elenco Funzione compaio sole quelle configurate con la matrice di responsabilità che hanno i poteri di approvare o respingere le richieste (ad esempio direzione sanitaria ecc.)
Questa maschera consente la gestione completa di un evento formativo attraverso un flusso logico articolato nelle seguenti fasi:
- Gestione delle richieste di eventi formativi
- Programmazione dell'evento
- Registrazione dell'evento
- Verifica efficacia e costi dell'evento formativo
- Notifiche (Comunicazione e condivisione)
Questa procedura fa ampio ricorso al sistema di importazione/esportazione mediante modelli di Excel; è generalmente questo il sistema più semplice per dialogare e condivider informazioni con altre applicazioni/piattaforma.
Non è obbligatorio seguire tutto il flusso logico rappresentato; per alcuni eventi possono essere gestite solo alcune fasi (per esempio solo la Registrazione dell'evento).
La procedura genera in automatico, per ogni fase, report e comunicazioni agli utenti interessati.
Accesso alla maschera e dati generali dell'evento
Per accedere alla maschera dal menù Formazione seleziona Eventi formativi; viene visualizzata la seguente interfaccia:
Puoi selezionare un evento già inserito; per facilitarti il compito della ricerca puoi applicare un filtro modalità, oppure la tipologia di corso cui l'evento è stato associato, l'esercizio; nell'elenco Seleziona l'attività formativa verranno visualizzati solo gli eventi coerenti con i filtri applicati.
Se si vuole gestire un nuovo evento clicca sul pulsante Nuovo; viene visualizzata la seguente interfaccia:
Il sistema assegna ad ogni evento un numero di protocollo progressivo su base annua; puoi associare all'evento alcune informazioni di carattere generale:
- Il Presidio di riferimento
- l'eventuale corso di formazione obbligatorio cui l'evento è associato selezionandolo dal relativo elenco a tendina
- La modalità (interna – esterna)
- L'area di competenza (per la configurazione si veda il menù Impostazioni)
- La metodologia (per la configurazione si veda il menù Impostazioni)
- Il Sistema di gestione cui l'evento è collegato
- La data inizio e la data fine
Per validare i dati e attivare le schede di gestione clicca sul pulsante Salva ; il sistema si posiziona di default sulla prima scheda Richiesta.
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Questa fase consente a tutte le funzioni autorizzate, cliccando su Aggiungi Richiesta, di poter selezionare una richiesta di evento formativo dal menù a tendina. Una volta selezionata la richiesta si clicca su Salva.
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Questa La seconda fase si attiva nel momento in cui la richiesta è stata approvata o anche indipendentemente da una richiesta per gli eventi pianificatirichiesta è stata approvata. Il responsabile della programmazione generalmente è un addetto dell'ufficio formazione; in alcuni casi potrebbe essere anche direttamente il progettista dell'evento o il responsabile della richiesta.
Il responsabile della programmazione accede alla maschera selezionando la scheda Programmazione: la maschera è molto articolata ed organizzata in sezioni:
Informazioni generali dell'evento
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Il titolo del programma viene ripreso in automatico, ma è possibile modificarlo; indicare l'abstract del programma, che comparirà sull'attestata attestato di partecipazione all'evento, il Luogo e l'Organizzatore.
Dipartimenti e unità operative a cui è destinato il corso
In questa sezione si possono inserire i dipartimenti e le unità operative a cui è destinato prioritariamente il corso. Si possono elencare uno o più dipartimenti o unità operativa. Ogni riga della tabella permette di selezionare un interno dipartimento, oppure un dipartimento ed una specifica unità operativa all'interno del dipartimento, oppure direttamente un'unità operativa.
Se questa tabella viene lasciata vuotivuota, l'iscrizione al corso non è vincolata.
Se la tabella viene compilata, nella maschera Iscrizione evento formativo viene controllato che il lavoratore che si iscrive appartenga ad uno dei dipartimenti o unità operative indicati; in caso contrario, il lavoratore viene avvisato e la sua iscrizione non viene approvata.
Configurazione delle iscrizioni
Nella parte successiva è possibile inserire i dati che determinano le modalità di iscrizione online all'evento formativo.
Il Numero massimo di partecipanti, se inserito, limita gli iscritti che vengono accettatoaccettati. Gli eventuali iscritti in sovrannumero vengono marcati come non approvati e inseriti in lista di attesa.
Il Numero massimo di preiscritti, se inserito, limita il numero degli iscritti che possono effettuare l'iscrizione online. Questo numero deve essere superiore al numero massimo di partecipanti. Superato questo limite, le iscrizioni non vengono più accettate, nemmeno in lista di attesa.
Le Data di apertura iscrizioni e Data scadenza iscrizioni influenzano la visibilità dell'evento formativo nella pagina iscrizione online. Se non vengono inserite queste date, l'iscrizione online è possibile non appena l'evento formativo viene inserito e fino alla data di inizio dell'evento.
Seleziona Selezionando Nascondi la disponibilità dei posti nella maschera di iscrizione, la maschera di iscrizione non riporterà il numero di iscritti e il numero di posti residui.
Dati relativi agli eventi formativi accreditati ECM
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- codice evento (codice di identificazione del corso)
- codice edizione (per lo stesso tipo possono essere assegnate edizioni diverse)
- codice Provider accreditato (dall’elenco dei Provider)
- numero dei crediti previsti (totale dei crediti)
- tipologia di formazione (a distanza, residenziale, sul campo)
- destinazione corso (interni o interni ed esterni)
- ambito ed obiettivo formativo (selezionabile da ????….)
- tipologia formativa dell’evento (selezionabile da ???…)
- le professioni incluse (selezionabili da un elenco con possibilità di aggiungerne altre) e la loro quota di presenza
- le discipline incluse (selezionabili da un elenco con possibilità di aggiungerne altre)
Inserimento moduli
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Il responsabile della programmazione può quindi inserire i moduli in cui è articolato l'evento; clicca cliccare su Aggiungi modulo
Inserisci Si inseriscono le informazioni programmatiche per ogni singolo modulo e alla fine si clicca su Inserisci Salva per validare; dopo aver inserito tutti i moduli il sistema aggiorna la durata complessiva e la data di inizio e fine
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- Se i singoli discenti sono stati inseriti già nella scheda richiesta si possono recuperare semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupero discenti;
- Si possono inserire singolarmente (opzione consigliata se non è stata gestita la richiesta e i discenti sono pochi); clicca su Aggiungi discente dall'elenco a tendina Interna (anagrafica) ricerca e seleziona il partecipante interno all'organizzazione, quindi clicca su Inserisci; ripeti se necessario l'operazione anche per l'elenco Esterna (anagrafica) che viene configurata dal menù Anagrafiche Altri partecipanti, per i partecipanti esterni all'organizzazione
- Si possono caricare in maniera massiva i discenti programmati utilizzando un modello di Excel; dal controllo Importazione discenti, clicca su Scarica il modello per l'importazione, salva il file provvisoriamente sul tuo computer (consigliato desk top), completa il modello copiando ed incollando i dati da altri documenti, alla fine clicca su Sfoglia, seleziona il file e clicca su Importa; la tabella viene popolata automaticamente.
Il pulsante Genera del controllo Convocazione e il link Convocazione che viene visualizzato a fianco di ogni discente programmato serve solo per generare le convocazioni ai corsi generali sulla sicurezza per i quali è indispensabile l'evidenza della convocazione fatta conforme alla normativa.
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Per caricare i docenti /istruttori in modo nominativo, soprattutto in sanità dove anche ai docenti vengono riconosciuti crediti ECM, clicca su Aggiungi si apre l'interfaccia che ti permette di selezionare il docente interno o indicare il docente esterno , indicare il modulo in cui il docente è coinvolto, in sanità indicare i crediti riconosciuti al docente (se il docente è interno il dato viene utilizzato per contabilizzare i crediti conseguiti dal lavoratore e riportarli nel dossier formativo) e quindi clicca su Inserisci per validare il dato.
Riporta infine:
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Completate tutte le registrazioni il responsabile della programmazione clicca sul pulsante Genera
Il sistema in automatico genera un messaggio di posta elettronica inserendo tutti i discenti programmati che dispongono di una e-mail valida e allegandovi il repot di programmazione in pdf generato direttamente da TaleteWeb; un messaggio avvisa che la notifica è stata creata:
Per la gestione dei messaggi di notifica si veda l'istruzione trasversale Come gestire le notifiche e i messaggi
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- Se è stata eseguita la programmazione dell'evento è possibile recuperare rapidamente i discenti programmati semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupera discenti e apportare le modifiche in funzione delle effettive presenze.
- E' possibile inserire il singolo discente manualmente cliccando su
; si andranno ad inserire le informazioni richieste e alla fine per validare i dati clicca su Inserisci - Si possono caricare in maniera massiva i discenti effettivi utilizzando un modello di Excel; dal controllo Importazione discenti, clicca su Scarica il modello per l'importazione, salva il file provvisoriamente sul tuo computer (consigliato desk top), completa il modello copiando ed incollando i dati da altri documenti, alla fine clicca su Sfoglia, seleziona il file e clicca su Importa; la tabella viene popolata automaticamente (questa modalità è consigliata nel caso di un consistente numero di partecipanti).
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- Se è stata eseguita la programmazione dell'evento è possibile recuperare rapidamente i docenti programmati semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupera docenti e apportare le modifiche in funzione delle effettive presenze.
- E' possibile inserire il singolo docente manualmente cliccando su Aggiungi ; si andranno ad inserire le informazioni richieste e alla fine per validare i dati clicca su Inserisci
- Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante Salva.
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