Questa maschera consente la gestione completa di un evento formativo Questa maschera consente la gestione completa di un evento formativo attraverso un flusso logico articolato nelle seguenti fasi:
...
Questa fase consente a tutte le funzioni autorizzate, che hanno accesso alla maschera, di poter generare una richiesta di evento formativo, in base a determinati fabbisogni, e indirizzarla automaticamente notificandola alla funzione responsabile dell'autorizzazione.
Il richiedente individua la propria funzione nell'elenco Emesso da, indica la data della richiesta, in modo sintetico l'argomento/titolo dell'evento; dagli elenchi a tendina seleziona i valori che originano la richiesta e quindi inserisce un periodo proposto, una durata indicativa in ore e il periodo presunto in cui sarò possibile verificare l'efficacia dell'evento in rapporto alle esigenze/fabbisogni.
E' possibile inserire i lavoratori, cliccando su 
, a cui è rivolto l'evento sia indicandoli singolarmente che indicando un numero per ogni qualifica coinvolta (ad esempio Qualifica: infermieri; N° discenti: 10); per validare ogni inserimento clicca sul pulsante Inserisci
Allo stesso modo il richiedente può indicare i docenti/istruttori, cliccando su 
; anche in questo caso per validare gli inserimenti clicca su Inserisci
Completata la registrazione della richiesta il richiedente clicca sul pulsante 
e quindi sul pulsante 
posizionato in fondo alla maschera. Il sistema crea un messaggio di notifica a cui allega il modulo richiesta generato in pdf. Si veda la funzionalità trasversale Come gestirle le notifiche e i messaggi
La funzione approvante, ricevuta la notifica con la richiesta, può accedere alla maschera anche direttamente attraverso il link posto sul messaggio di posta elettronica. Registrerà negli appositi campi l'esito, spuntando le check box, e nel caso di diniego indicherà le motivazioni; quindi dall'elenco a tendina seleziona la propria funzione e firma digitando la propria username e la propria password. Accedendo alla scheda Notifiche può comunicare al richiedente l'esito del processo di approvazione.
...
Questa seconda fase si attiva nel momento in cui la richiesta è stata approvata o anche indipendentemente da una richiesta per gli eventi pianificati. Il responsabile della programmazione generalmente è un addetto dell'ufficio formazione; in alcuni casi potrebbe essere anche direttamente il progettista dell'evento o il responsabile della richiesta.
Il responsabile della programmazione accede alla maschera selezionando la scheda Programmazione: la maschera è molto articolata ed organizzata in sezioni:
Informazioni generali dell'evento
...
Dati relativi agli eventi formativi accreditati ECM
TODO
Inserimento moduli
Il responsabile della programmazione può quindi inserire i moduli in cui è articolato l'evento; clicca su Aggiungi modulo
Inserisci le informazioni programmatiche per ogni singolo modulo e alla fine clicca su Inserisci per validare; dopo aver inserito tutti i moduli il sistema aggiorna la durata complessiva e la data di inizio e fine
Inserimento discenti programmati
Per inserire i discenti programmati è possibile proseguire in vari modi:
- Se i singoli discenti sono stati inseriti già nella scheda richiesta si possono recuperare semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupero discenti;
- Si possono inserire singolarmente (opzione consigliata se non è stata gestita la richiesta e i discenti sono pochi); clicca su Aggiungi discente dall'elenco a tendina Interna (anagrafica) ricerca e seleziona il partecipante interno all'organizzazione, quindi clicca su Inserisci; ripeti se necessario l'operazione anche per l'elenco Esterna (anagrafica) che viene configurata dal menù Anagrafiche Altri partecipanti, per i partecipanti esterni all'organizzazione
- Si possono caricare in maniera massiva i discenti programmati utilizzando un modello di Excel; dal controllo Importazione discenti, clicca su Scarica il modello per l'importazione, salva il file provvisoriamente sul tuo computer (consigliato desk top), completa il modello copiando ed incollando i dati da altri documenti, alla fine clicca su Sfoglia, seleziona il file e clicca su Importa; la tabella viene popolata automaticamente.
Il pulsante Genera del controllo Convocazione e il link Convocazione che viene visualizzato a fianco di ogni discente programmato serve solo per generare le convocazioni ai corsi generali sulla sicurezza per i quali è indispensabile l'evidenza della convocazione fatta conforme alla normativa.
Inserimento docenti/istruttori e altre informazioni
Per caricare i docenti /istruttori in modo nominativo, soprattutto in sanità dove anche ai docenti vengono riconosciuti crediti ECM, clicca su Aggiungi si apre l'interfaccia che ti permette di selezionare il docente interno o indicare il docente esterno , indicare il modulo in cui il docente è coinvolto, in sanità indicare i crediti riconosciuti al docente (se il docente è interno il dato viene utilizzato per contabilizzare i crediti conseguiti dal lavoratore e riportarli nel dossier formativo) e quindi clicca su Inserisci per validare il dato.
Riporta infine:
- Il responsabile della programmazione selezionandolo dall'elenco Funzione (questo dato sarà ripreso nell'attestato di partecipazione;
- La modalità prevista per la verifica dell'apprendimento selezionandola dall'elenco corrispondente;
- N° crediti previsti/assegnati all'evento
- Data programmata per la verifica dell'efficacia
- Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante
Costi Previsti
Il sistema mette a disposizione del responsabile della programmazione un controllo che consente di preventivare i costi dell'evento:
Cliccando sul pulsante Ricava valori e calcola, il sistema contabilizza automaticamente le ore del personale interno in formazione e dei docenti interni; se nell'anagrafica qualifiche è stato inserito lo standard monetario (costo/orario) (si veda l'anagrafica qualifiche), il sistema calcola anche il valore monetario; il programmatore aggiungerà manualmente gli altri costi quali vitto, alloggio e viaggio, costi organizzativi e infine cliccando nuovamente su Ricava valori e calcola otterrà il Costo totale previsto.
- Tutti questi dati vengono inviati in automatico mediante ricalcolo automatico alle grandezze del cruscotto aziendale (se l'applicazione è stata acquistata)
Notifica della programmazione
Completate tutte le registrazioni il responsabile della programmazione clicca sul pulsante Genera
Il sistema in automatico genera un messaggio di posta elettronica inserendo tutti i discenti programmati che dispongono di una e-mail valida e allegandovi il repot di programmazione in pdf generato direttamente da TaleteWeb; un messaggio avvisa che la notifica è stata creata:
Per la gestione dei messaggi di notifica si veda l'istruzione trasversale Come gestire le notifiche e i messaggi
...
Questa terza fase si attiva nel momento in cui l'evento è stato effettuato anche indipendentemente dalle fasi precedenti (cioè può essere utilizzato solo per registrare le attività effettuate in modo da alimentare il dossier formativo del lavoratore). Il responsabile della registrazione generalmente è un addetto dell'ufficio formazione; in alcuni casi potrebbe essere anche direttamente il progettista dell'evento o il responsabile della richiesta.
Discenti registrati
Per inserire i discenti che effettivamente hanno partecipato all'evento è possibile procedere in vari modi:
...
La sezione ECM della Programmazione, permette la gestione dei dati riferiti ai corsi ECM, le informazioni richieste sono quelle necessarie per il rispetto della normativa riguardante il Programma nazionale di ECM nel 2002, in base al DLgs 502/1992 integrato dal DLgs 229/1999 che avevano istituito l’obbligo della formazione continua per i professionisti della sanità, se gestita, i dati richiesti sono :
- codice evento (codice di identificazione del corso)
- codice edizione (per lo stesso tipo possono essere assegnate edizioni diverse)
- codice Provider accreditato (dall’elenco dei Provider)
- numero dei crediti previsti (totale dei crediti)
- tipologia di formazione (a distanza, residenziale, sul campo)
- destinazione corso (interni o interni ed esterni)
- ambito ed obiettivo formativo (selezionabile da ????….)
- tipologia formativa dell’evento (selezionabile da ???…)
- le professioni incluse (selezionabili da un elenco con possibilità di aggiungerne altre) e la loro quota di presenza
- le discipline incluse (selezionabili da un elenco con possibilità di aggiungerne altre)
#
Inserimento moduli
Il responsabile della programmazione può quindi inserire i moduli in cui è articolato l'evento; clicca su Aggiungi modulo
Inserisci le informazioni programmatiche per ogni singolo modulo e alla fine clicca su Inserisci per validare; dopo aver inserito tutti i moduli il sistema aggiorna la durata complessiva e la data di inizio e fine
Inserimento discenti programmati
Per inserire i discenti programmati è possibile proseguire in vari modi:
- Se i singoli discenti sono stati inseriti già nella scheda richiesta si possono recuperare semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupero discenti;
- Si possono inserire singolarmente (opzione consigliata se non è stata gestita la richiesta e i discenti sono pochi); clicca su Aggiungi discente dall'elenco a tendina Interna (anagrafica) ricerca e seleziona il partecipante interno all'organizzazione, quindi clicca su Inserisci; ripeti se necessario l'operazione anche per l'elenco Esterna (anagrafica) che viene configurata dal menù Anagrafiche Altri partecipanti, per i partecipanti esterni all'organizzazione
- Si possono caricare in maniera massiva i discenti programmati utilizzando un modello di Excel; dal controllo Importazione discenti, clicca su Scarica il modello per l'importazione, salva il file provvisoriamente sul tuo computer (consigliato desk top), completa il modello copiando ed incollando i dati da altri documenti, alla fine clicca su Sfoglia, seleziona il file e clicca su Importa; la tabella viene popolata automaticamente.
Il pulsante Genera del controllo Convocazione e il link Convocazione che viene visualizzato a fianco di ogni discente programmato serve solo per generare le convocazioni ai corsi generali sulla sicurezza per i quali è indispensabile l'evidenza della convocazione fatta conforme alla normativa.
Inserimento docenti/istruttori e altre informazioni
Per caricare i docenti /istruttori in modo nominativo, soprattutto in sanità dove anche ai docenti vengono riconosciuti crediti ECM, clicca su Aggiungi si apre l'interfaccia che ti permette di selezionare il docente interno o indicare il docente esterno , indicare il modulo in cui il docente è coinvolto, in sanità indicare i crediti riconosciuti al docente (se il docente è interno il dato viene utilizzato per contabilizzare i crediti conseguiti dal lavoratore e riportarli nel dossier formativo) e quindi clicca su Inserisci per validare il dato.
Riporta infine:
- Il responsabile della programmazione selezionandolo dall'elenco Funzione (questo dato sarà ripreso nell'attestato di partecipazione;
- La modalità prevista per la verifica dell'apprendimento selezionandola dall'elenco corrispondente;
- N° crediti previsti/assegnati all'evento
- Data programmata per la verifica dell'efficacia
- Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante
Costi Previsti
Il sistema mette a disposizione del responsabile della programmazione un controllo che consente di preventivare i costi dell'evento:
Cliccando sul pulsante Ricava valori e calcola, il sistema contabilizza automaticamente le ore del personale interno in formazione e dei docenti interni; se nell'anagrafica qualifiche è stato inserito lo standard monetario (costo/orario) (si veda l'anagrafica qualifiche), il sistema calcola anche il valore monetario; il programmatore aggiungerà manualmente gli altri costi quali vitto, alloggio e viaggio, costi organizzativi e infine cliccando nuovamente su Ricava valori e calcola otterrà il Costo totale previsto.
- Tutti questi dati vengono inviati in automatico mediante ricalcolo automatico alle grandezze del cruscotto aziendale (se l'applicazione è stata acquistata)
Notifica della programmazione
Completate tutte le registrazioni il responsabile della programmazione clicca sul pulsante Genera
Il sistema in automatico genera un messaggio di posta elettronica inserendo tutti i discenti programmati che dispongono di una e-mail valida e allegandovi il repot di programmazione in pdf generato direttamente da TaleteWeb; un messaggio avvisa che la notifica è stata creata:
Per la gestione dei messaggi di notifica si veda l'istruzione trasversale Come gestire le notifiche e i messaggi
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Questa terza fase si attiva nel momento in cui l'evento è stato effettuato anche indipendentemente dalle fasi precedenti (cioè può essere utilizzato solo per registrare le attività effettuate in modo da alimentare il dossier formativo del lavoratore). Il responsabile della registrazione generalmente è un addetto dell'ufficio formazione; in alcuni casi potrebbe essere anche direttamente il progettista dell'evento o il responsabile della richiesta.
Discenti registrati
Per inserire i discenti che effettivamente hanno partecipato all'evento è possibile procedere in vari modi:
- Se è stata eseguita la programmazione dell'evento è possibile recuperare rapidamente i discenti programmati semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupera discenti e apportare le modifiche in funzione delle effettive presenze.
- E' possibile inserire il singolo discente manualmente cliccando su
; si andranno ad inserire le informazioni richieste e alla fine per validare i dati clicca su Inserisci - Si possono caricare in maniera massiva i discenti effettivi utilizzando un modello di Excel; dal controllo Importazione discenti, clicca su Scarica il modello per l'importazione, salva il file provvisoriamente sul tuo computer (consigliato desk top), completa il modello copiando ed incollando i dati da altri documenti, alla fine clicca su Sfoglia, seleziona il file e clicca su Importa; la tabella viene popolata automaticamente (questa modalità è consigliata nel caso di un consistente numero di partecipanti).
- Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante
Docenti/istruttori registrati
#
Per inserire i docenti/istruttori che effettivamente hanno partecipato all'evento è possibile procedere in vari modi:
- Se è stata eseguita la programmazione dell'evento è possibile recuperare rapidamente i docenti programmati semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupera docenti e apportare le modifiche in funzione delle effettive presenze.
- E' possibile inserire il singolo docente manualmente cliccando su Aggiungi ; si andranno ad inserire le informazioni richieste e alla fine per validare i dati clicca su Inserisci
- Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante
Docenti/istruttori registrati
...
- Salva.
Generazione tracciato ECM
...