Questa maschera consente la gestione completa di un evento formativo attraverso un flusso logico articolato nelle seguenti fasi:
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Per accedere alla maschera dal menù Formazione seleziona Eventi formativi; viene visualizzata la seguente interfaccia:
Puoi selezionare un evento già inserito; per facilitarti il compito della ricerca puoi applicare un filtro modalità, oppure la tipologia di corso cui l'evento è stato associato, l'esercizio; nell'elenco Seleziona l'attività formativa verranno visualizzati solo gli eventi coerenti con i filtri applicati.
Se si vuole gestire un nuovo evento clicca sul pulsante Nuovo; viene visualizzata la seguente interfaccia:
Il sistema assegna ad ogni evento un numero di protocollo progressivo su base annua; puoi associare all'evento alcune informazioni di carattere generale:
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Questa fase consente a tutte le funzioni autorizzate, che hanno accesso alla maschera, di poter generare una richiesta di evento formativo, in base a determinati fabbisogni, e indirizzarla automaticamente notificandola alla funzione responsabile dell'autorizzazione.
Il richiedente individua la propria funzione nell'elenco Emesso da, indica la data della richiesta, in modo sintetico l'argomento/titolo dell'evento; dagli elenchi a tendina seleziona i valori che originano la richiesta e quindi inserisce un periodo proposto, una durata indicativa in ore e il periodo presunto in cui sarò possibile verificare l'efficacia dell'evento in rapporto alle esigenze/fabbisogni.
E' possibile inserire i lavoratori, cliccando su 
, a cui è rivolto l'evento sia indicandoli singolarmente che indicando un numero per ogni qualifica coinvolta (ad esempio Qualifica: infermieri; N° discenti: 10); per validare ogni inserimento clicca sul pulsante Inserisci
Allo stesso modo il richiedente può indicare i docenti/istruttori, cliccando su 
; anche in questo caso per validare gli inserimenti clicca su Inserisci
Completata la registrazione della richiesta il richiedente clicca sul pulsante 
e quindi sul pulsante 
posizionato in fondo alla maschera. Il sistema crea un messaggio di notifica a cui allega il modulo richiesta generato in pdf. Si veda la funzionalità trasversale Come gestirle le notifiche e i messaggi
La funzione approvante, ricevuta la notifica con la richiesta, può accedere alla maschera anche direttamente attraverso il link posto sul messaggio di posta elettronica. Registrerà negli appositi campi l'esito, spuntando le check box, e nel caso di diniego indicherà le motivazioni; quindi dall'elenco a tendina seleziona la propria funzione e firma digitando la propria username e la propria password. Accedendo alla scheda Notifiche può comunicare al richiedente l'esito del processo di approvazione.
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Il responsabile della programmazione può quindi inserire i moduli in cui è articolato l'evento; clicca su Aggiungi modulo
Inserisci le informazioni programmatiche per ogni singolo modulo e alla fine clicca su Inserisci per validare; dopo aver inserito tutti i moduli il sistema aggiorna la durata complessiva e la data di inizio e fine
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- Se i singoli discenti sono stati inseriti già nella scheda richiesta si possono recuperare semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupero discenti;
- Si possono inserire singolarmente (opzione consigliata se non è stata gestita la richiesta e i discenti sono pochi); clicca su Aggiungi discente dall'elenco a tendina Interna (anagrafica) ricerca e seleziona il partecipante interno all'organizzazione, quindi clicca su Inserisci; ripeti se necessario l'operazione anche per l'elenco Esterna (anagrafica) che viene configurata dal menù Anagrafiche Altri partecipanti, per i partecipanti esterni all'organizzazione
- Si possono caricare in maniera massiva i discenti programmati utilizzando un modello di Excel; dal controllo Importazione discenti, clicca su Scarica il modello per l'importazione, salva il file provvisoriamente sul tuo computer (consigliato desk top), completa il modello copiando ed incollando i dati da altri documenti, alla fine clicca su Sfoglia, seleziona il file e clicca su Importa; la tabella viene popolata automaticamente.
Il pulsante Genera del controllo Convocazione e il link Convocazione che viene visualizzato a fianco di ogni discente programmato serve solo per generare le convocazioni ai corsi generali sulla sicurezza per i quali è indispensabile l'evidenza della convocazione fatta conforme alla normativa.
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Per caricare i docenti /istruttori in modo nominativo, soprattutto in sanità dove anche ai docenti vengono riconosciuti crediti ECM, clicca su Aggiungi si apre l'interfaccia che ti permette di selezionare il docente interno o indicare il docente esterno , indicare il modulo in cui il docente è coinvolto, in sanità indicare i crediti riconosciuti al docente (se il docente è interno il dato viene utilizzato per contabilizzare i crediti conseguiti dal lavoratore e riportarli nel dossier formativo) e quindi clicca su Inserisci per validare il dato.
Riporta infine:
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Completate tutte le registrazioni il responsabile della programmazione clicca sul pulsante Genera
Il sistema in automatico genera un messaggio di posta elettronica inserendo tutti i discenti programmati che dispongono di una e-mail valida e allegandovi il repot di programmazione in pdf generato direttamente da TaleteWeb; un messaggio avvisa che la notifica è stata creata:
Per la gestione dei messaggi di notifica si veda l'istruzione trasversale Come gestire le notifiche e i messaggi
| Anchor | ||||
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- Se è stata eseguita la programmazione dell'evento è possibile recuperare rapidamente i discenti programmati semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupera discenti e apportare le modifiche in funzione delle effettive presenze.
- E' possibile inserire il singolo discente manualmente cliccando su
; si andranno ad inserire le informazioni richieste e alla fine per validare i dati clicca su Inserisci - Si possono caricare in maniera massiva i discenti effettivi utilizzando un modello di Excel; dal controllo Importazione discenti, clicca su Scarica il modello per l'importazione, salva il file provvisoriamente sul tuo computer (consigliato desk top), completa il modello copiando ed incollando i dati da altri documenti, alla fine clicca su Sfoglia, seleziona il file e clicca su Importa; la tabella viene popolata automaticamente (questa modalità è consigliata nel caso di un consistente numero di partecipanti).
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- Se è stata eseguita la programmazione dell'evento è possibile recuperare rapidamente i docenti programmati semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupera docenti e apportare le modifiche in funzione delle effettive presenze.
- E' possibile inserire il singolo docente manualmente cliccando su Aggiungi ; si andranno ad inserire le informazioni richieste e alla fine per validare i dati clicca su Inserisci
- Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante Salva.
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