L'anagrafica dei processi La funzionalità per pianificare e gestire i processi di un sistema di gestione è molto importante in quanto è condivisa da diverse applicazioni del sistema informatico TaleteWeb seguendo la logica conforme alla norma internazionale ISO 9001:20082015.
Si accede a questa applicazione dal Menù Anagrafiche o dal menù Contesto, cliccando sulla voce di menu Processi.
Si accede così ad una interfaccia diversa dalle altre anagrafiche, in quanto presente sulla sinistra un navigatore e sulla destra la maschera per la registrazione dei dati e delle informazioni.
Per registrare un nuovo processo, digitiamo la Descrizione Processo, associamo un Codice e associare l'Owner (il proprietario del processo).
Possiamo categorizzare i processi assegnando un Tipo. Questa configurazione la può fare l'utente cliccando sul testo "Tipo", può caricare altre configurazioni.
Possiamo associare al processo un sistema di gestione di riferimento spuntando sulle checklist proposte.
Cliccando al termine sul pulsante Salva le modifiche, a sinistra viene generato un albero dei processi; possiamo associare ad un processo o ad un sottoprocesso una sequenza logica di attività cliccando sul pulsante + aggiungi attività.
Si redige quindi il nome dell'attività, associando un responsabile, infine si clicca il pulsante Inserisci.
Allo stesso modo possiamo inserire altre attività, come possiamo eliminare un'attività già presente cliccando sulla X (simbolo cancella) o andare a modificare un'attività precedentemente inserita. Possiamo infine associare al processo documenti correlati. Ovviamente documenti che abbiamo caricato e che gestiamo nel repositori dell'applicazione gestione documenti di TaleteWeb.
Per far ciò si clicca sul pulsante + aggiungi documento e lo si seleziona dall'elenco a tendina, cliccando sul pulsante Inserisci, per salvare l'inserimento.
Terminate le operazioni di registrazione si clicca sul pulsante Salva le modifiche sulla sinistra.
Per inserire un nuovo processo cliccare sul pulsante Nuovo processo; così come lo si può eliminare evidenziandolo e cliccando successivamente sul pulsante Elimina.
Possiamo infine aggiungere ad un processo un nuovo sottoprocesso; si seleziona il processo di riferimento (processo madre), facendolo apparire di colore azzurro, e si va a cliccare sul pulsante Nuovo Sottoprocesso.
Si visualizza subito dall'albero a sinistra lo scheda dei processi che si va a creare.
Il sotto processo si gestisce con le stesse modalità della creazione del processo.
Anche per questa anagrafica è possibile visualizzare il report elenco con tutte le informazioni inserite, e una scheda processo, singola, con tutti i dati e le informazioni riassuntiveLa prima parte della maschera richiede all'engineer del processo di riportare una serie di dati identificativi del processo stesso ed in particolare:
- il nome del processo ed un codice
- Se il processo riguarda in modo specifico un'articolazione organizzativa individuare dagli elenchi a tendina la struttura di appartenenza
- L'ambito organizzativo che l'utente master può configurare autonomamente cliccando sul titolo del campo Ambito e aprendo così la relativa interfaccia di configurazione
- Il Tipo configurabile come l'Ambito
- Il processo Padre; se il processo che stiamo caricando è ad un livello di sottoprocesso bisogna aver caricato prima il processo Padre (nodo superiore)
- I sistemi di gestione che condividono trasversalmente il processo (se ne posso selezionare "n")
- I responsabili del processo (generalmente l'Owner, una funzione di controllo, la funzione che valida la pianificazione del processo) che compariranno nell'intestazione dell'informazione documentata "Scheda Processo" generata e gestita automaticamente da TaleteWeb
- Documenti correlati: è possibile creare dei link a tutte le informazioni documentate correlate al processo gestite nel repository documentale di TaleteWeb
A questo punto è possibile passare all'interfaccia che consente di pianificare il processo:
Nella prima scheda Dati processo possiamo registrare:
- Descrizione sintetica del processo
- Informazioni testuali circa Input (cosa entra) ed Output (cosa esce)
- Norme e Leggi
- Politica e Obiettivi
- requisiti qualitativi dell'output - standard
Tutti i campi sono editabili e il testo può essere formattato. E' possibile creare link che indirizzano ad altre informazioni documentate direttamente dal documento generato da TaleteWeb
nella scheda processi in input possiamo inserire la correlazione con i processi che generano l'input (processi fornitori)
nella scheda processi in output possiamo inserire la correlazione con i processi che ricevono l'output (processi clienti)
la scheda Attività, estremamente importante, consente di progettare il vero workflow del processo, in forma tabellare, attraverso la definizione della sequenza logica di attività necessarie a trasformare l'input in output (prodotto/servizio in uscita); per ogni attività andranno registrate le seguenti informazioni:
- Nome dell'attività (si consiglia di far precedere il nome da un numero progressivo per l'ordinamento)
- descrizione sintetica dell'attività
- responsabili dell'attività
- Strumenti, hardware/software necessari per svolgere l'attività
- Risorse umane che svolgono l'attività e relative competenze e dimensionamento
- Informazioni documentate
Anche in questo caso tutti i campi sono editabili ed è possibile creare link che indirizzano ad altre informazioni documentate direttamente dal documento generato da TaleteWeb. Per inserire una nuova attività clicca sul pulsante + Aggiungi attività. Alla fine premi sul pulsante Salva per inserire il record nella tabella/griglia.
Tutte le altre schede: Indicatori, Rischi, Opportunità, Non conformità, Audit, Misurazioni, vengono popolate automaticamente da TaleteWeb in funzione delle informazioni registrate nei rispettivi casi d'uso. Si vedano a tale proposito le rispettive istruzioni on line del software TaleteWeb
Una volta completata la pianificazione del processo è possibile generare una revisione aggiornata della Scheda Processo (documento che riassume tutte le informazioni documentate e gli elementi di misurazione e monitoraggio necessari all'analisi della performance dello stesso) semplicemente cliccando sul pulsante Crea documento. TaleteWeb genera una nuova revisione della Scheda Processo in formato pdf che aggiunge automaticamente nell'apposita cartella creata nell'albero dei documenti, spostando la precedente revisione nell'archivio dello storico. Si vedano a tale proposito le istruzioni on line per la gestione dei documenti.
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