La funzionalità per gestire i messaggi di notifica è trasversale a tutte le applicazioni del sistema informatico TaleteWeb. In molte applicazioni i messaggi vengono generati automaticamente dal sistema rendendo molto veloce la comunicazione interna riguardante i diversi processi gestiti.
Vediamo come inserire manualmente una notifica; in quasi tutte le principali maschere è presente la scheda Notifiche cliccando sulla quale si apre la seguente interfaccia:
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Per inserire una nuova notifica clicca su 
; digita, come in una normale e-mail, l'Oggetto e il Corpo del messaggio e quindi clicca sul pulsante Inserisci. Si apre l'interfaccia che ti consente di completare il messaggio facendo le seguenti operazioni:
- Puoi inserire uno o più allegati al messaggio utilizzando il controllo per l'upload di un file; clicca su Seleziona individua il file sul tuo computer selezionalo e quindi clicca su Carica.
- Per inserire i destinatari del messaggio puoi selezionarli tra quelli già censiti nelle anagrafiche del sistema cliccando sulla scheda Da anagrafica; dall'elenco a tendina relativo alla tipologia del destinatario seleziona quello interessato e clicca su inserisci. Puoi selezionare interi gruppi di destinatari selezionando dalla scheda Da lista di distribuzione una delle liste precedentemente configurate e cliccando sul pulsante Inserisci; vedi anche l'istruzione Come configurare una lista di distribuzione. Puoi infine inserire dei destinatari esterni al sistema selezionando la scheda Soggetto esterno e inserendo nome e indirizzo di posta elettronica e cliccando sul pulsante Inserisci
- I destinatari inseriti vengono visualizzati con la seguente interfaccia dove puoi controllare la correttezza dei dati; puoi in caso di errore eliminare un destinatario cliccando sul simbolo
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- Il messaggio è a questo punto pronto per l'invio; per eseguire l'invio clicca sul pulsante Invia
Clicca per inviare il messaggio
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Per riaprire la maschera di interfaccia ad esempio per aggiungere destinatari clicca su Visualizza e modifica. Alla fine clicca sul Chiudi in fondo alla maschera. Puoi aggiungere successivamente nuovi destinatari e cliccare nuovamente su Invia: il sistema invia il messaggio solo ai nuovi aggiunti. TaleteWeb assegna ad ogni messaggio inviato da qualsiasi applicazione un numero di protocollo univoco con progressivo per esercizio; il protocollo non è modificabile.
- Inviato il messaggio il sistema spunta automaticamente la check box Inviato e registra la data e ore di invio nel campo Data invio.
- I destinatari utenti del sistema informatico ricevono una e-mail che riporta le informazioni digitate dal mittente, gli eventuali allegati ed un link; cliccando sul link i destinatari/utenti vengono indirizzati direttamente alla maschera relativa all'elemento da cui è partito il messaggio. Con questa operazione il destinatario da evidenza di ricezione e lettura e il sistema registra questa evidenza spuntando automaticamente la check box Ricezione e riportando data e ora nel campo Data ricezione.
- Ogni utente può accedere al messaggio anche dalla propria Area messaggi; vedi anche l'istruzione Gestione area messaggi.
- Questa funzionalità è estremamente utile per assicurare la tracciabilità dell'avvenuta distribuzione in forma controllata ad esempio dei documenti dei diversi sistemi di gestione
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