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La procedura per la gestione delle riunioni si sviluppa e si articola in fasi che corrispondono alle schede della maschera.

Il sistema incrementa automaticamente il numero della riunione riferita all'anno di esercizio. Tutti i campi da inserire sono selezionabili con il rispettivo menù a tendina e una volta compilato ogni singolo campo prima di accedere alla schede procedere con il salvataggio dei dati cliccando sul pulsante Salva.

La funzione Riunioni, gestisce al suo interno le schede Programmazione, Registrazione, Allegati, Notifiche. 

Programmazione

La prima fase è la Programmazione della riunione; l'utente autorizzato nel programmare una riunione inizia selezionando dall'elenco a tendina con il metodo di ricerca facile l'utente o la funzione organizzativa che convoca la riunione, è possibile categorizzare le riunioni con il tasto Categoria della riunione, è possibile associare alla riunione un sistema di gestione di riferimento sempre scegliendolo dall'elenco che viene proposto.
Quindi si riporterà l'argomento della riunione con l'ordine del giorno della riunione stessa in campo ampio di testo, si indicherà se c'è una periodicità, la data e l'ora della riunione e infine il luogo.
Prima di generare la lista delle funzioni organizzative chiamate a partecipare alla riunione occorre cliccare sul pulsante Salva in modo tale da far generare dal sistema la programmazione fatta.
Successivamente inserire manualmente i singoli partecipanti alla riunione programmata. Se il partecipante è un elemento interno già presente in anagrafica,  selezionare una Funzione e un Lavoratore dai menù a tendina corrispondenti. Se sono convocati tutti i dipendenti attivare la casella corrispondente. Altrimenti se il partecipante è esterno, attivare la casella corrispondente e successivamente inserire il nome e l'indirizzo email.
Una comodità è caricare una lista di distribuzione delle persone chiamate a partecipare alla riunione caricata a priori.
È importante gestire e monitorare il sistema di alert, si può decidere la frequenza degli avvisi, rispetto alla data di convocazione nel campo NOTIFICA AVVISO DI SCADENZA.
Si può infine avvisare oltre ai partecipanti già impostati precedentemente, altre funzioni organizzative, soggetti esterni od interni che devono essere a conoscenza della riunione in oggetto.
Completati tutti i campi, si clicca sul tasto Genera; il sistema TaleteWeb genera il Pdf, il modulo elettronico, e un messaggio di posta elettronica con l'allegata convocazione della riunione da inviare a tutte le funzioni che dovranno partecipare o che devano essere informate della programmazione della riunione.
Nela scheda Notifiche, si vede la generazione di quanto detto sopra.

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