La prima fase della gestione delle non conformità è relativa alla rilevazione di una non conformità. Qualsiasi utente autorizzato può accedere alla maschera per rilevare una non conformità, direttamente dalla homepage dell'applicazione QUALITA' 2015, cliccando sul pulsante Rilevazione degli output non conformi:
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Un dato molto importante da registrare è quello relativo al campo Tipo NC; il sistema consente di classificare la NC come:
- livello Minore (non conformità con esito non importante che possono essere trattate immediatamente dallo stesso segnalante sotto la responsabilità del responsabile della funzione cui lo stesso appartiene)
- livello Rilevante
- livello Crtitica livello Rilevante (non conformità con esito rilevante che richiedono la decisione del trattamento da parte di una funzione organizzativa di livello superiore e quasi sempre la generazione di un'azione correttiva correlata)
- livello Crtitica (non conformità con esito grave che richiedono espressamente la generazione di un'azione correttiva)
Se si seleziona il livello Tipo NC Minore il sistema associa alla NC, in funzione del Che cosa registrato, un possibile Trattamento immediato. Il segnalante registra seleziona il trattamento proposto, una eventuale descrizione aggiuntiva del trattamento, eventuali allegati e conclude il processo cliccando sul pulsante Salva e invia. Nel caso di NC minore il sistema popola automaticamente i campi della scheda Controllo degli output non conformi. Rimane a carico del responsabile della funzione di appartenenza del segnalante la chiusura definitiva della stessa attraverso l'apposita funzionalità.
Se si seleziona il livello Rilevante o Critica il segnalante completerà la registrazione degli altri campi ritenuti necessari e termina il processo cliccando sul pulsante Salva e invia. Si veda l'istruzione Controllo degli output non conformi per la definizione del trattamento e delle eventuali azioni correttive
I campi Che cosa, Dove, Fattori, Trattamenti possono essere configurati direttamente dall'utente master "amministratore", generalmente il quality manager, creando degli elenchi e dei tag utilissimi anche ai fini statistici. Vedi l'istruzione Come configurare una sotto anagrafica aperta Impostazioni dell'applicazione QUALITÀ 2015.
Nel caso di non conformità relative a prodotti, materiali, manufatti ecc., intercettate nella fasi di controllo in accettazione, in process, al collaudo/controllo finale, indicare gli estremi della fornitura: Fornitore e Ordine e le quantità interessate unitamente all'unità di misura; questi danno saranno ripresi automaticamente dalla funzionalità che consente l'aggiornamento periodico delle qualifiche dei fornitori e andranno ad alimentare automaticamente le grandezze grezze del cruscotto direzionale.
Nella seconda parte della maschera riporta nel campo Descrizione una accurata ma sintetica descrizione della NC, e l'eventuale documentazione (n° disegno, procedura ecc.), quindi indica se hai preso accorgimenti immediati o no, spuntando la relativa casella e riporta, e in caso affermativo scrivi nell'apposito campo quali.
Il sistema ti consente di allegare alla rilevazione della NC più documenti in formato digitale ad esempio un'immagine che identifichi meglio il problema, un file in qualsiasi formato, ecc. Per caricare un allegato clicca sul pulsante Attiva allegati; si attiva il controllo per eseguire l'upload di un documento. Vedi anche l'istruzione Come eseguire l'upload/download di un documento
Infine, clicca sul pulsante in fondo alla maschera Salva e invia. Il sistema genera il report in formato pdf, con la tua firma debole in calce alla sezione della rilevazione, lo allega ad un messaggio di notifica che invia automaticamente a te e alle funzioni configurate con la funzionalità Impostazioni dell'applicazione (vedi anche il paragrafo Impostazioni).