La prima fase della gestione delle non conformità è relativa alla rilevazione di una non conformità. Qualsiasi utente autorizzato può accedere alla maschera per rilevare una non conformità, direttamente dalla homepage dell'applicazione QUALITA QUALITÀ' 2015, cliccando sul pulsante Rilevazione degli output non conformi:
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Se si seleziona il livello Rilevante o Critica il segnalante completerà la registrazione degli altri campi ritenuti necessari e termina il processo cliccando sul pulsante Salva e invia. Si veda l'istruzione Controllo degli output non conformi per la definizione del trattamento e delle eventuali azioni correttive.
I campi Che cosa, Dove, Fattori, Trattamenti possono essere configurati direttamente dall'utente master "amministratore", generalmente il quality manager, creando degli elenchi e dei tag utilissimi anche ai fini statistici. Vedi l'istruzione Impostazioni dell'applicazione QUALITÀ 2015.
Una informazione molto importante è quella relativa al processo coinvolto dalla non conformità. Nell'elenco a tendina Processo selezionare il processo padre o il processo figlio interessato.
Nel caso di non conformità relative a prodotti, materiali, beni in generale, ecc., intercettate nella fasi di controllo in accettazione, in process, al collaudo/controllo finale, indicare gli estremi della fornitura: Fornitore e Ordine e le quantità interessate unitamente all'unità di misura; questi danno dati saranno ripresi automaticamente dalla funzionalità che consente l'aggiornamento periodico delle qualifiche dei fornitori e andranno ad alimentare automaticamente le grandezze grezze del cruscotto direzionale.
Il sistema ti consente di allegare alla rilevazione della NC più documenti in formato digitale ad esempio un'immagine che identifichi meglio il problema, un file in qualsiasi formato, ecc. Per caricare un allegato clicca sul pulsante Attiva allegati; si attiva il controllo per eseguire l'upload di un documento. Vedi anche l'istruzione Come eseguire l'upload/download di un documento.
Cliccando sul pulsante in fondo alla maschera Salva e invia Il sistema genera il report in formato pdf, con la firma debole del segnalante in calce alla sezione della rilevazione, lo allega ad un messaggio di notifica che invia automaticamente, per posta elettronica, alla funzione segnalante, ai responsabili delle articolazioni organizzative coinvolta e segnalante, alle funzioni configurate nella scheda Impostazioni dell'applicazione (vedi anche il paragrafo Impostazioni).