La scheda gestisce una serie di informazioni riguardanti la programmazione della riunione:
- Funzione di chi convoca la riunione
- Categoria della riunione
- Sistema di gestione di riferimento
- Argomento della riunione
- Ordine del giorno
- Periodicità
- Data programmata
- Ora inizio e di fine
- Luogo
...
Gestione programmazione riunione
Vediamo come gestire le Riunioni attraverso le diverse fasi di pianificazione, redazione dei verbali, monitoraggio delle decisioni assunte in sede di Riunioni.
Questa procedura la ritroviamo in diverse applicazioni del sistema di gestione TaleteWeb, essendo una procedura che rientra integralmente delle metodologie per la gestione della comunicazione interna così come prescritto dalla norma ISO 9001:2015.
È altresì un validissimo strumento per i gruppi di miglioramento e per i gruppi di progetto e di lavoro sia all'interno della gestione del Rischio Clinico che all'interno del più ampio progetto di miglioramento dell'organizzazione.
Per selezionare una riunione sceglierla dall'elenco a tendina (seleziona la riunione) così come va scelto l'anno della riunione che si va cercare (esercizio).
Altrimenti se si vuole generare una nuova riunione cliccare sul pulsante Nuova.
La procedura per la gestione delle riunioni si sviluppa e si articola in fasi che corrispondono alle schede della maschera.
La prima fase è la Programmazione della riunione; l'utente autorizzato nel programmare una riunione inizia selezionando dall'elenco a tendina con il metodo di ricerca facile l'utente o la funzione organizzativa che convoca la riunione, è possibile categorizzare le riunioni con il tasto Categoria della riunione, è possibile associare alla riunione un sistema di gestione di riferimento sempre scegliendolo dall'elenco che viene proposto.
Quindi si riporterà l'argomento della riunione con l'ordine del giorno della riunione stessa in campo ampio di testo, si indicherà altresì se c'è una periodicità, la data e l'ora della riunione e infine il luogo.
Il bottone Programma la riunione successiva crea la programmazione di una nuova riunione a partire dalla precedente in base alla periodicità. Copia la stessa ora, i partecipanti previsti, e gli argomenti.
Prima di generare la lista delle funzioni organizzative chiamate a partecipare alla riunione occorre cliccare sul pulsante Salva in modo tale da far generare dal sistema la programmazione fatta.
Si va ora ad inserire manualmente i singoli partecipanti alla riunione programmata; si va quindi ad inserire o un elemento interno che quindi già compare nell'anagrafica dei lavoratori e delle funzioni organizzative oppure un elemento esterno.
Una comodità è caricare una lista di distribuzione delle persone chiamate a partecipare alla riunione caricata a priori.
È importante gestire e monitorare il sistema di alert, possiamo quindi decidere la frequenza degli avvisi, rispetto alla data di convocazione nel campo NOTIFICA AVVISO DI SCADENZA.
Possiamo infine avvisare oltre ai partecipanti già impostati precedentemente, altre funzioni organizzative, soggetti esterni od interni che vogliamo sappiano della riunione in oggetto.
Completato tutti i campi, si clicca sul tasto Genera; il sistema TaleteWeb genera il Pdf, il modulo elettronico, e un messaggio di posta elettronica con l'allegata convocazione della riunione da inviare a tutte le funzioni che dovranno partecipare o che vogliamo siano informate della programmazione della riunione.
Andando sulla scheda Notifiche, vediamo la generazione di quanto esplicato sopra.