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Eseguita la programmazione annuale mensile degli Audit, vediamo come per ogni programma di audit è possibile eseguire la pianificazione mensile; si fare la pianificazione di dettaglio del singolo audit e la relativa notifica.
Si accede a questa applicazione dal menù Audit e sottomenù Pianificazione mensileaudit.
L'interfaccia ci consente di selezionare la programmazione annuale, dall'elenco a tendina (Programmazione audit) e andare a definire per ogni mese, selezionandolo l'audit che andremo a pianificare nel dettaglio dall'elenco a tendina (Mese), le articolazioni organizzative soggette ad audit.
Quindi dall'elenco delle articolazioni organizzative (sotto la colonna Nome) andremo a selezionare (cliccando la casella) quali saranno quelle sottoposte ad audit nel mese selezionato in alto.
Una volta selezionate le articolazioni interessate si clicca sul pulsante Aggiungi audit alle articolazioni selezionate.
In sostanza il sistema per il programma e il mese selezionato a priori, ha inserito le articolazioni selezionate.
Nella pianificazione di dettaglio si potrà poi inserire in maniera puntuale la data effettiva concordata.
Il sistema assegna ad ogni audit pianificato un numero di protocollo univoco per l'anno di esercizio.
Il sistema inoltre ha già generato un Report al quale si può accedere cliccando sul numero di protocollo assegnato; si può quindi andare a verificare il PDF generato automaticamente dove sono riportate tutte le informazioniseleziona l'audit).
Il sistema, nella prima scheda (Audit) riporta le informazioni della pianificazioni mensile; a questo punto possiamo definire la data corretta e l'ora di inizio nel dettaglio, così come la data di fine audit.
Sotto troviamo una serie di informazioni così come specificate dai requisiti della ISO 19011; quali sono il Committente, lo scopo, la norma di riferimento e le checklist da seguire. Completate tutte le operazioni di inserimento dati salvare cliccando sul tasto Salva.
A questo punto si possono inserire i membri del team di valutazione dove possono esserci committenti interni (selezionandoli dall'elenco precaricato) che esterni (digitando il nome nell'apposita casella di testo).
Si possono inoltre inserire le funzioni oggetto dell'audit con le stesse modalità:
La seconda scheda (attività) consente di pianificare le singole attività per l'audit; per far ciò occorre cliccare sul pulsante + inserisci nuova attività.
Andremo quindi con questa operazione a dettagliare l'orario, l'auditor dell'operazione, l'attività da verificare, i referenti aziendali coinvolti e salveremo l'operazione cliccando sul pulsante Inserisci.
Completata questa operazione si è pronti per generare la notifica alle funzioni organizzative interessate; per far ciò si clicca sul pulsante Prepara Notifica e così facendo il sistema ci avvisa che verrà preparata una notifica dellì audit; cliccare Ok sul messaggio per procedere.
Si attiva automaticamente la terza scheda (Notifiche) e il sistema ha generato in automatico una notifica all'audit selezionato; ha allegato quindi il Pdf della pianificazione con tutte le informazioni inserite.
A questo punto si possono visualizzare i destinatari inseriti in automatico dal sistema e aggiungere eventualmente altri destinatari a cui si ritiene debba giungere la comunicazione presa in esame.
Cliccando sul pulsante Invia parte la comunicazione della pianificazione dell'audit alle funzioni interessate con il relativo allegato Pdf.