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Questa procedura è condivisa da diverse applicazioni. Dall'applicazione Rischio Clinico Qualità si accede dalla voce di menù GruppiAttività, selezionando su Gestione Progetti. Si apre così l'interfaccia seguente per la gestione degli elementi.
Si seleziona un progetto, dall'elenco a tendina in ambito di un esercizio già esistente o si crea un nuovo progetto cliccando sul pulsante Nuovo progetto, aprendo la seguente interfaccia:
L'inizio della procedura richiede di registrare un codice ed un nome per il progetto l'esercizio di competenza, la data di inizio e la data di fine.
Il work flow è strutturato in schede che seguono un percorso logico che parte dalla scheda Richiesta; dall'elenco a tendina Tipo richiesta si può selezionare la tipologia della richiesta (gruppo di miglioramento o audit clinico, o altro). Nel caso il gruppo o audit sia stato attivato da una richiesta di gruppo o di audit, nell'elenco a tendina Seleziona il progetto possiamo selezionare l'elemento interessato e tutte le informazioni della richiesta vengono automaticamente duplicate nella scheda Richiesta.
Al salvataggio della richiesta di attivazione gruppo viene inviata una notifica per presa visione a: responsabile unità operativa e responsabile dipartimento (presi da menù a tendina Unità Operativa della richiesta). Nell'email le funzioni di cui sopra ricevono un link alla gestione progetto per andare a firmare la presa visione.
Effettuato l'accesso in fondo alla scheda Richiesta del menù Gestione progetti viene visualizzato il seguente controllo:
La firma debole viene apposta da parte delle funzioni inserendo la propria username e password e cliccando sul pulsante Firma.
Viene inviata una email anche al primo responsabile del gruppo di approvazione con il link alla gestione del progetto per firmare.
Se il primo responsabile nega l'approvazione dopo averne specificato le motivazioni e firmato, viene fatta una notifica all'utente che ha inserito la richiesta. Se il primo responsabile accetta viene inviata una email al secondo responsabile con il link alla gestione progetto per firmare. Il primo responsabile al momento della firma deve indicare anche il responsabile della programmazione. Se il secondo responsabile nega l'approvazione viene fatta una notifica all'utente che ha inserito la richiesta. Se il secondo responsabile accetta viene inviata una email al terzo responsabile con il link alla gestione progetto per firmare.Se il terzo responsabile nega l'autorizzazione viene fatta una notifica all'utente che ha inserito la richiesta. Se il terzo responsabile accetta viene inviata una notifica di conferma all'utente che ha fatto la richiesta e al responsabile della programmazione.
La scheda Programmazione consente di riportare un abstract del progetto, allegare file e documenti specificanti i requisiti e i dati di ingresso del progetto, visualizzare il diagramma di Gantt.
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La scheda Riunioni consente di aggiungere riunioni del gruppo riportando il link alla procedura di gestione delle Riunioni.
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Ad ogni progetto possiamo associare una sequenza logica di attività.
Si accede dalla barra dei menù Gruppi e nel dettaglio cliccando la voce Progetti; selezionando ora un progetto sul quale vogliamo lavorare scegliendolo dal menù a tendina.
Cliccando sulla scheda Attività, possiamo o selezionare attività già associate al progetto (dall'elenco a tendina) o andare ad associare una nuova attività al progetto selezionato, cliccando sul pulsante Nuova Attività, si apre quindi l'interfaccia che consente di gestire l'attività associata al progetto.
Nella compilazione riporteremo un Codice dell'attività e il Nome sintetico (campo obbligatorio).
La prima scheda ci consente di registrare le informazioni programmatiche dell'attività stessa, quindi una descrizione sintetica dell'attività, possiamo associare all'attività un Sistema di gestione di riferimento, il Responsabile interno, ovvero la risorsa/funzione organizzativa interna e l'eventuale Responsabile esterno dell'attività (es. consulente, professionista …)
Riportiamo successivamente la Data di inizio programmata, indicando la durata in giorni e poi cliccando sul pulsante Calcola data Fine il sistema aggiunge i gg inseriti e calcala calcola lui la data.
È possibile inserire direttamente la data di fine programmata senza inserire la durata.
La data di inizio e fine programmata rimangono bloccate.
Il responsabile di progetto, il coordinatore, riporterà invece la data di inizio effettiva ovvero quando effettivamente è iniziato il progetto a fronte di quella programmata, inserirà la durata effettiva e la data di fine effettiva; se queste informazioni non vengono riportate il sistema genera uno scadenziario passivo avvisando che l'attività relativa al progetto è in ritardo o nella data di inizio o nella data di fine.
Si attiva anche in questo caso il sistema di Alert sulla tempistica di programmazione dell'attività.
Possiamo riportare informazioni aggiuntive all'attività sul campo Note che è un campo testo; e per ogni attività gestire il sistema degli Alert oltre che sulle date di programmazione (gestiti in automatico dal sistema TaleteWeb) anche per decidere con quale frequenza avvisare gli interessati sulle scadenze dell'attività.
Per rendere valide le registrazioni cliccare sul pulsante Salva attività. In questo modo si attivano le alte schede relative a questa maschera.
La seconda scheda consente di associare ad ogni singola attività dei documenti che possiamo caricare con l'upload oppure correlare dei documenti presenti nella piattaforma TaleteWeb.
Come per altre procedure è possibile attivare il sistema di notifiche di TaleteWeb; per condividere informazioni e documenti che riguardano la singola attività del progetto. In sostanza stiamo creando un folder elettronico con tutte le informazioni, i dati e le comunicazioni che hanno riguardato la singola attività del progetto con una de materializzazione totale del cartaceo.
Infine, nella scheda successiva, per ogni attività è possibile gestire la Cronologia dell'attività, ovvero la successione degli eventi, nell'ambito di una singola attività. È possibile per ogni attività inserire un numero di eventi.
Per inserire un nuovo evento alla cronologia dell'attività, si clicca sul pulsante + Aggiungi Nuovo Evento.
Si apre l'interfaccia che consente di registrare il Soggetto dell'evento, Quando si è verificato l'evento, gli Interlocutori coinvolti nella gestione dell'evento, Come è stato gestito l'evento (selezionando dall'elenco a tendina i suggerimenti), si registra quindi in maniera sintetica l'Esito dell'evento, la Prossima Azione associata all'evento, selezionando la funziona organizzativa Responsabile della prossima azione e la Data entro la quale la prossima azione deve essere attuata.
L'ultimo campo lo utilizzerà il responsabile di progetto per chiudere l'evento con la Data effettiva dell'azione decisa e nel momento in cui viene registrato questo dato, il sistema automaticamente si posiziona su un nuovo evento nel momento in cui si clicca sul tasto Inserisci per salvare l'evento che si è gestito.
La reportistica è molto ampia anche per quanto riguarda le attività, perché possiamo visualizzare (dal Report) il Diagramma di Gantt (cliccando sul nome) del progetto, filtrando volendo, per un determinato periodo dell'anno e quindi applicando i filtri, il sistema visualizza il Diagramma con tutte le attività.
Allo stesso modo è possibile, sempre dal pulsante Report, visualizzare l'elenco delle attività, ovvero un report con tutte le attività ed informazioni del progetto selezionato.
Infine, molto importante è lo scadenziario delle attività che consente di verificare per tutti i progetti esistenti, le attività scadute e che per le quali si hanno n. di giorni di ritardo.
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