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La gestione di un azione correttiva o preventiva segue un flusso logico che parte dalla definizione dell'origine dell'azione (prima scheda) quindi della definizione della richiesta di azione, l'indagine, la gestione degli interventi, le verifiche di efficacia e la gestione dei costi delle azioni ed infine nell'ultima scheda Notifiche si avrà la condivisione, pubblicazione e comunicazione.

Origine

Specificare la funzione organizzativa richiedente, la data di richiesta di azione. Si ricorda che tutte le date seguono la logica temporale del workflow, pertanto sarà poi possibile, in sede di cruscotto direzionale, monitorare il tempo intercorso, ad esempio, tra una richiesta e la verifica finale dell'efficacia della stessa.
Inserire, laddove la richiesta non è generata in automatico da altra funzionalità o applicazione, l'origine della richiesta (da quale processo ha origine la richiesta); laddove i processi sono gestiti con applicazioni o funzionalità del sistema informatico TaleteWeb, queste informazioni relative all'origine, vengono riportate in automatico, unitamente al n. riferimento.
Occorre in ogni caso registrare eventuali riferimenti esterni, laddove la richiesta ha origine da un riferimento esterno e la relativa data.
Nel campo testuale della Descrizione va riportata la descrizione della richiesta di azione correttiva, cercando di dettagliare bene la richiesta e l'origine della stessa.
Anche in questo caso se la richiesta è generata da altra applicazione, nel campo descrizione ritroveremo di default quanto specificato nell'applicazione di origine e si può integrare le informazioni.
Completate le registrazioni occorre salvarle cliccando il tasto Salva e a questo punto si attivano le altre schede del procedimento di gestione dell'azione.

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Cliccando sul pulsante Genera notifica origine in fondo alla maschera, TaleteWeb genera un messaggio di notifica allegando in automatico allo stesso il report dell'azione in formato pdf. Vedere qui sotto il paragrafo Notifiche.

Indagine

Il sistema informatico TaleteWeb consente di registrare l'esito dell'indagine delle cause profonde del problema dell'evento della non conformità che ha originato la richiesta di azione.

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Anche in questa scheda è possibile generare una notifica.

Interventi

Il sistema informatico TaleteWeb consente di gestire gli interventi correttivi o preventivi.

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Una volta finito l'inserimento di dati cliccare su Salva.

Avvisi di scadenza

Tramite questa maschera è possibile gestire gli avvisi delle scadenze. Indicare la frequenza della notifica e, se necessario, indicare altri soggetti da notificare oltre ai responsabili già impostati precedentemente. Dagli elenchi a tendina selezionare le funzioni organizzative o  soggetti esterni od interni che vogliamo siano avvisati. Se il destinatario è esterno, indicare nome e indirizzo email. Una volta selezionato il destinatario cliccare su Inserisci.

Verifica efficacia

Una volta completata l'attuazione di tutti gli interventi e verificati gli stessi con esito positivo la funzione organizzativa incaricata può procedere alla verifica dell'efficacia conclusiva dell'azione e alla registrazione dei costi sostenuti per l'azione correttiva o preventiva.
Il sistema consente di effettuare la verifica dell'efficacia solo per gli interventi attuati con esito positivo.

 


Spuntare la casella Verifica efficacia, registrare la data effettiva della verifica dell'efficacia, inserire il responsabile della verifica, l'esito e riportare tutte le evidenze necessarie a fornire dimostrazioni, riscontri e quant'altro, nell'apposito riquadro.
Infine c'è l'opzione di registrare i costi resi necessari; se inseriti, il sistema provvederà ad elaborare i dati ed inviarli al cruscotto direzionale per monitorare i relativi indicatori. 

Al completamento, cliccando sul pulsante Salva si rendono effettive le modifiche apportate.

Si comprende che, in realtà molto complesse, un sistema informatico del genere possa aiutare notevolmente nel tenere sotto controllo e monitorare tutti gli eventi, interventi programmati, con un processo decisionale arrivando alla dematerializzazione di tutte le carte e moduli. Come altresì è importante avere sotto controllo la comunicazione interna da poter rintracciare in qualsiasi momento.

Notifiche

In questa scheda sono visualizzate le diverse notifiche generate nelle schede precedenti. Per visualizzare il dettaglio di una notifica cliccare su  e si aprirà una finestra con allegato un pdf delle azioni e con la possibilità di inserire dettagli, aggiungere allegati e inserire destinatari. Dopo di che sarà possibile salvare, inviare o reinviare la notifica.

Per eliminare una notifica dalla lista, cliccare sul tasto  accanto al nome della stessa.

Report

Cliccando su Report si accede a diversi elenchi e report. Vedere le sezioni corrispondenti:

• Elenco programmazioni azioni preventivecorrettive
• Elenco verifiche azioni preventivecorrettive
• Elenco costi azioni correttive/preventive
• Scadenzario azioni correttive/preventive
• Chiusura azioni
• Report azione correttiva/preventiva