Questa maschera consente la gestione completa di un evento formativo attraverso un flusso logico articolato nelle seguenti fasi:
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Questa maschera consente la gestione completa di un evento formativo attraverso un flusso logico articolato nelle seguenti fasi:
- Gestione delle richieste di eventi formativi
- Programmazione dell'evento
- Registrazione dell'evento
- Verifica efficacia e costi dell'evento formativo
- Notifiche (Comunicazione e condivisione)
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- codice evento (codice di identificazione del corso)
- codice edizione (per lo stesso tipo possono essere assegnate edizioni diverse)
- codice Provider accreditato (dall’elenco dei Provider)
- numero dei crediti previsti (totale dei crediti)
- tipologia di formazione (a distanza, residenziale, sul campo)
- destinazione corso (interni o interni ed esterni)
- ambito ed obiettivo formativo (selezionabile da ????….)
- tipologia formativa dell’evento (selezionabile da ???…)le professioni incluse (
- le professioni incluse (selezionabili da un elenco con possibilità di aggiungerne altre) e la loro quota di presenza
- le discipline incluse (selezionabili da un elenco con possibilità di aggiungerne altre)
Inserimento moduli
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Integrazione con piattaforma e-learning "TaleteWeb Fad" (Moodle)
Se il corso viene erogato in modalità FAD si attiva l'integrazione con la piattaforma TaleteWeb FAD, che usa il sistema Moodle per la gestione dei corsi in modalità e-learning.
Inserimento moduli
Il responsabile della programmazione può quindi inserire i moduli in cui è articolato l'evento; cliccare su Aggiungi modulo
Si inseriscono le informazioni programmatiche per ogni singolo modulo e alla fine si clicca su Salva per validare; dopo aver inserito tutti i moduli il sistema aggiorna la durata complessiva e la data di inizio e fine.
Inserimento discenti programmati
Per inserire i discenti programmati è possibile proseguire in vari modi:
- Se i singoli discenti sono stati inseriti già nella scheda richiesta si possono recuperare semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupero discenti;Si possono
- inserire singolarmente Se i singoli discenti sono stati inseriti già nella piattaforma Moodle si possono recuperare semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupero discenti da Moodle;
- Si possono inserire singolarmente (opzione consigliata se non è stata gestita la richiesta e i discenti sono pochi); clicca su Aggiungi discente dall'elenco a tendina Interna Interno (anagrafica) ricerca e seleziona il partecipante interno all'organizzazione, quindi clicca su Inserisci; ripeti se necessario l'operazione anche per l'elenco Esterna Esterno (anagrafica) che viene configurata dal menù Anagrafiche Altri partecipanti, per i partecipanti esterni all'organizzazione;
- Si possono caricare in maniera massiva i discenti programmati utilizzando un modello di Excel; dal controllo Importazione discenti, clicca su confermare le iscrizioni dei discenti selezionandoli e cliccando su Conferma selezionati, o cliccando su Conferma tutti;
- Se il corso prevede esercitazioni sulla piattaforma TaleteWeb si selezionano i singoli discenti e si clicca su Iscrivi selezionati, oppure si posso iscrivere tutti cliccando su Iscrivi tutti;
- Si possono caricare in maniera massiva i discenti programmati utilizzando un modello di Excel; dal controllo Importazione discenti, clicca su Scarica il modello per l'importazione, salva il file provvisoriamente sul tuo computer (consigliato desk topdesktop), completa il modello copiando ed incollando i dati da altri documenti, alla fine clicca su Sfoglia, seleziona il file e clicca su Importa; la tabella viene popolata automaticamente.
Il pulsante Genera del controllo Convocazione Convocazioni e il link Convocazione che viene visualizzato a fianco di ogni discente programmato serve solo per generare le convocazioni ai corsi generali sulla sicurezza per i quali è indispensabile l'evidenza della convocazione fatta conforme alla normativa.
Inserimento docenti/istruttori e altre informazioni
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Per caricare i docenti /istruttori in modo nominativo, soprattutto in sanità dove anche ai docenti vengono riconosciuti crediti ECM, clicca cliccando su Aggiungi si apre l'interfaccia che ti permette di selezionare il docente interno o indicare il docente esterno , indicare il modulo in cui il docente è coinvolto, in sanità indicare i crediti riconosciuti al docente (se il docente è interno il dato viene utilizzato per contabilizzare i crediti conseguiti dal lavoratore e riportarli nel dossier formativo) e quindi clicca su Inserisci , altri dati riguardanti il costo della docenza; infine cliccare su Salva per validare il dato.
Riporta infine:
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- La modalità prevista per la verifica dell'apprendimento selezionandola dall'elenco corrispondente;N° crediti previsti/assegnati all'evento
- Data programmata per la verifica dell'efficaciaefficacia
- Il Responsabile del Comitato Tecnico Scientifico
- Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante
Costi Previsti
Il sistema mette a disposizione del responsabile della programmazione un controllo che consente di preventivare i costi dell'evento:
Cliccando sul pulsante Ricava valori e calcola, il sistema contabilizza automaticamente le ore del personale interno in formazione e dei docenti interni; se nell'anagrafica qualifiche è stato inserito lo standard monetario (costo/orario) (si veda l'anagrafica qualifiche), il sistema calcola anche il valore monetario; il programmatore aggiungerà manualmente gli altri costi quali vitto, alloggio e viaggio, costi organizzativi e infine cliccando nuovamente su Ricava valori e calcola otterrà il Costo totale previsto.
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previsto.
- Tutti questi dati vengono inviati in automatico mediante ricalcolo automatico alle grandezze del cruscotto aziendale (se l'applicazione è stata acquistata)
Se per effettuare il corso viene utilizzato un fondo c'è la possibilità di inserirlo. Si possono inoltre inserire allegati alla programmazione e per la convocazione dell'evento formativo scegliere un modello predefinito o caricarne uno scelto per l'evento.
Notifica della programmazione
Completate tutte le registrazioni il responsabile della programmazione responsabile della programmazione può inserire altri soggetti da notificare, ed infine clicca sul pulsante Genera notifica programmazione
Il sistema in automatico genera un messaggio di posta elettronica inserendo tutti i discenti programmati che dispongono di una e-mail valida e allegandovi il repot report di programmazione in pdf generato direttamente da TaleteWeb; un messaggio avvisa che la notifica è stata creata:
Per la gestione dei messaggi di notifica si veda l'istruzione trasversale Come gestire le notifiche e i messaggi
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Questa terza fase si attiva nel momento in cui l'evento è stato effettuato anche indipendentemente dalle fasi precedenti (cioè può essere utilizzato solo per registrare le attività effettuate in modo da alimentare il dossier formativo del lavoratore). Il responsabile della registrazione generalmente è un addetto dell'ufficio formazione; in alcuni casi potrebbe essere anche direttamente il progettista dell'evento o il responsabile della richiesta.
Discenti registrati
Per inserire i discenti che effettivamente hanno partecipato all'evento è possibile procedere in vari modi:
- Se è stata eseguita la programmazione dell'evento è possibile recuperare rapidamente i discenti programmati semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupera discenti e apportare le modifiche in funzione delle effettive presenze;
- Sei discenti hanno completato il corso sulla piattaforma Moodle è possibile recuperare rapidamente i discenti programmati semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupera discenti da Moodle e apportare le modifiche in funzione delle effettive presenze.;
- E' possibile inserire il singolo discente manualmente cliccando su
Inserisci nuovo discente; si andranno ad inserire le informazioni richieste e alla fine per validare i dati si clicca su Inserisci; - Si possono recuperare i discenti che hanno completato un determinato modulo del corso su Moodle selezionando il Tipo ed il Modulo dal menù a tendina e poi cliccare su Recupera;
- Si possono caricare in maniera massiva i discenti effettivi utilizzando un modello di Excel; dal controllo Importazione discentipartecipanti, clicca cliccare su Scarica il modello per l'importazione, salva salvare il file provvisoriamente sul tuo computer (consigliato desk topdesktop), completa completare il modello copiando ed incollando i dati da altri documenti, alla fine clicca cliccare su Sfoglia, seleziona selezionare il file e clicca cliccare su Importa; la tabella viene popolata automaticamente (questa modalità è consigliata nel caso di un consistente numero di partecipanti).
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- Si possono cancellare le iscrizioni di alcuni discenti selezionandoli singorlarmente, o cancellarle tutte.
- Si possono importare tutti gli attestati del corso.
Docenti/istruttori registrati
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Per inserire i docenti/istruttori istruttori che effettivamente hanno partecipato all'evento è possibile procedere in vari modi:
- Se è stata eseguita la programmazione dell'evento è possibile recuperare rapidamente i docenti programmati semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupera docenti e apportare le modifiche in funzione delle effettive presenze.
- E' possibile inserire il singolo docente manualmente cliccando su Aggiungi ; si andranno ad inserire le informazioni richieste e alla fine per validare i dati si clicca su Inserisci
Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante Salva.
Generazione tracciato ECM
Il pulsante Genera tracciato ECM (xml) genera il file xml pronto per l'importazione sul sito AGENAS. Il pulsante Genera tracciato ECM (Excel) genera gli stessi dati in formato Excel (file .xlsx), per poterli controllare prima della loro importazione su AGENAS o ai fini della loro esportazione verso altri software.
Attestati e allegati
Il sistema consente di archiviare tutta la documentazione, in qualsiasi formato, riguardante l'evento ed in modo particolare tutto il materiale didattico in formato digitale utilizzato. Con il controllo per eseguire l'upload carica caricare gli allegati: clicca cliccare su Sfoglia ricerca , ricercare sul tuo computer l'allegato selezionalo , selezionarlo e quindi clicca cliccare su Carica.
Il sistema genera per ogni partecipante un attestato di partecipazione al corso attraverso un modello (file di Word) che può essere personalizzato nel testo escludendo i parametri ripresi automaticamente dall'applicazione. Per scaricare il modello clicca cliccare su Scarica il modello, salvalo sul tuo salvare su computer, apporta apportare le personalizzazioni e ricaricalo ricaricarlo tra gli allegati.
Puoi Si può generare rapidamente un archivio compresso con gli attestati di tutti i partecipanti in formato pdf. 
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Questa ultima fase si attiva nel momento in cui l'evento è stato effettuato e registrato. Il responsabile della verifica è generalmente è un addetto dell'ufficio formazione e il responsabile della funzione/processo che ha originato il fabbisogno formativo; in alcuni casi potrebbe essere anche direttamente il progettista dell'evento.
Il responsabile della verifica accede alla maschera selezionando la scheda Verifica e costi: la maschera è organizzata in due sezioni:
Costi effettivi
In funzione dei dati della registrazione cliccando sul pulsante Ricava valori e calcola con le stesse modalità viste nella programmazione dei costi il sistema calcola il costo effettivamente sostenuto per l'evento formativo.
Verifica efficacia
Come prescritto dalle norme ISO 9001 il sistema mette a disposizione una sezione per registrare la verifica dell'efficacia dell'attività formativa
Il verificatore (generalmente il responsabile del sistema di gestione coinvolto) individua dall'elenco la propria funzione (questo elenco è agganciato alla matrice delle responsabilità), inserisce la propria username e password e Firma dopo aver inserito la data effettiva della verifica dell'efficacia e le evidenze oggettive nell'apposito campo di testo Evidenza efficacia
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Se hanno partecipato sponsor è possibile inserirli.
Con le stesse modalità già viste nelle altre fasi il responsabile della verifica può generare dei messaggi di notifica per comunicare e condivider condividere i dati con le altre funzioni coinvolte nel processo
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Tutti i dati relativi all'evento formativo confluiscono ed alimentano automaticamente il dossier formativo del singolo lavoratore a cui si accede dall'anagrafica Lavoratori dopo aver selezionato quello per il quale si vuole produrre il dossier.
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Molto articolato e completo è il sistema di reporting della procedura per la gestione degli eventi formativi; dalla maschera iniziale clicca sul pulsante 
Report si visualizza l'elenco di tutti i possibili Report elenco e di tutti i Report del singolo evento che l'applicazione produce come output. I report elenco sono indipendenti dal singolo evento selezionato, mentre per visualizzare i Report bisogna selezionare prima un evento.
Si vedano anche le istruzioni relative alle modalità di gestione dei Report elenco e dei Report.