La funzionalità per gestire i messaggi di notifica è trasversale a tutte le applicazioni del sistema informatico TaleteWeb. In molte applicazioni i messaggi vengono generati automaticamente dal sistema rendendo molto veloce la comunicazione interna riguardante i diversi processi gestiti.
Vediamo come inserire manualmente una notifica; in quasi tutte le principali maschere è presente la scheda Notifiche cliccando sulla quale si apre la seguente interfaccia:
che mostra ua tabella con le notifiche relative all'elemento aperto sulla maschera.
Per inserire una nuova notifica clicca su 
; digita+ Inserisci nuova notifica. Si possono scrivere, come in fosse una normale e-mail, l'Oggetto e il Corpo del messaggio e quindi clicca sul pulsante Inserisci. Si apre l'interfaccia che ti consente di completare il messaggio facendo le seguenti operazioni:
- Puoi inserire uno o più allegati al messaggio utilizzando il controllo per l'upload di un file; clicca su Seleziona individua il file sul tuo computer selezionalo e quindi clicca su Carica.
- Per inserire i destinatari del messaggio puoi selezionarli tra quelli già censiti nelle anagrafiche del sistema cliccando sulla scheda Da anagrafica; dall'elenco a tendina relativo alla tipologia del destinatario seleziona quello interessato e clicca su inserisci. Puoi selezionare interi gruppi di destinatari selezionando dalla scheda Da lista di distribuzione una delle liste precedentemente configurate e cliccando sul pulsante Inserisci; vedi anche l'istruzione Come configurare una lista di distribuzione. Puoi infine inserire dei destinatari esterni al sistema selezionando la scheda Soggetto esterno e inserendo nome e indirizzo di posta elettronica e cliccando sul pulsante Inserisci
- I destinatari inseriti vengono visualizzati con la seguente interfaccia dove puoi controllare la correttezza dei dati; puoi in caso di errore eliminare un destinatario cliccando sul simbolo
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- Il messaggio è a questo punto pronto per l'invio; per eseguire l'invio clicca sul pulsante Invia
Clicca per inviare il messaggio
Per riaprire la maschera di interfaccia ad esempio per aggiungere destinatari clicca su Visualizza e modifica. Alla fine clicca sul Chiudi in fondo alla maschera. Puoi aggiungere successivamente nuovi destinatari e cliccare nuovamente su Invia: il sistema invia il messaggio solo ai nuovi aggiunti. TaleteWeb assegna ad ogni messaggio inviato da qualsiasi applicazione un numero di protocollo univoco con progressivo per esercizio; il protocollo non è modificabile.
- Inviato il messaggio il sistema spunta automaticamente la check box Inviato e registra la data e ore di invio nel campo Data invio.
- I destinatari utenti del sistema informatico ricevono una e-mail che riporta le informazioni digitate dal mittente, gli eventuali allegati ed un link; cliccando sul link i destinatari/utenti vengono indirizzati direttamente alla maschera relativa all'elemento da cui è partito il messaggio. Con questa operazione il destinatario da evidenza di ricezione e lettura e il sistema registra questa evidenza spuntando automaticamente la check box Ricezione e riportando data e ora nel campo Data ricezione.
- Ogni utente può accedere al messaggio anche dalla propria Area messaggi; vedi anche l'istruzione Gestione area messaggi.
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, caricare Allegati e selezionari i Destinatari. Premendo Salva la notifica viene memorizzata, ma la maschera rimane aperta per poterla completare. Premendo Chiudi viene chiusa. Premendo Invia, la notifica viene inviata a tutti i destinatari, tranne quelli a cui era già stata inviata. Premendo Reinvia a tutti la notifica viene inviata a tutti i destinatari, compresi quelli a cui era già stata inviata.
Destinatari
Per aggiungere i Destinatari premere + Inserisci destinatari.
Il destinatario può essere selezionato da un'anagrafica (clienti, fornitori, funzioni, lavoratori, utenti), oppure si può inserire l'intero contenuto di una lista di distribuzione, o infine si può indicare un soggetto esterno, indicando i suoi dati. Notare che, se si seleziona un destinatario esterno, a qeusti arriverà l'email di notifica ma non sarà possibile tracciare l'avvenuta lettura della notifica.
Lettura delle notifiche
Una notifica è considerata letta se l'utente ha aperto la maschera sul dato oggetto della notifica. Per esempio, se si riceve una notifica relativa alla Richiesta evento formativo 005/2019, quando si apre la maschera Gestione delle richieste e si seleziona la richiesta 005/2019, la notifica viene considerata letta.
Questo passaggio è molto semplice, in quando la mail che avvisa della ricezione della notifica contiene già un link che, nell'esempio sopra, apre la maschera di Gestione delle richieste selezionando già la richiesta 005/2019 oggetto della notifica, per cui seguendo il link presente nella mail la notifica viene considerata letta.