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Il workflow del processo di gestione delle azioni correttive è rappresentato graficamente nel seguente allegato:
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Dall'applicazione Qualità 2015, per accedere alla procedura per la gestione delle azioni correttive dal menù Miglioramento, clicca sul sottomenù Azioni correttive.
Questa interfaccia consente di generare una nuova azione (tasto Nuova) o di selezionarne una già esistente cercandola dall'elenco a tendina.
Andando a creare una nuova azione, il sistema assegna in automatico il numero progressivo (identificativo univoco); i campi da compilare sono:
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Ci soffermiamo sulla registrazione della prima scheda Origine si
Si andrà a specificare la funzione organizzativa richiedente, la data di richiesta di azione. Si ricorda che tutte le date seguono la logica temporale del workflow, pertanto sarà poi possibile, in sede di cruscotto direzionale, monitorare il tempo intercorso, ad esempio, tra una richiesta e la verifica finale dell'efficacia della stessa.
Andiamo quindi ad inserire, laddove la richiesta non è generata in automatico da altra funzionalità o applicazione l'origine della richiesta (da quale processo ha origine la richiesta); laddove i processi sono gestiti con applicazioni o funzionalità del sistema informatico TaleteWeb, queste informazioni relative all'origine, vengono riportate in automatico, unitamente al n. riferimento.
Occorre in ogni caso registrare eventuali riferimenti esterni, laddove la richiesta ha origine da un riferimento esterno e la relativa data.
Nel campo testuale della Descrizione va riportato la descrizione della richiesta di azione correttiva, cercando di dettagliare bene la richiesta e l'origine della stessa.
Anche in questo caso laddove la richiesta è generata da altra applicazione, nel campo descrizione ritroveremo di default quanto specificato nell'applicazione di origine e si può integrare le informazioni.
Completate le registrazioni occorre salvarle cliccando il tasto Salva e a questo punto si attivano le altre schede del procedimento di gestione dell'azione.
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Il sistema informatico TaleteWeb consente di registrare l'esito dell'indagine delle cause profonde del problema dell'evento della non conformità che ha originato la richiesta di azione.
Andiamo a riportare gli esiti e le evidenze delle azioni, effettuata con metodologia esterna all'applicazione; quindi riporteremo un sunto finale conclusivo dell'indagine sulle cause, la funzione organizzativa del gruppo di indagine o del nucleo costituito per l'indagine e abbiamo la possibilità di uploadare e quindi allegare al folder elettronico dell'indagine tutti i documenti di qualsiasi tipo, si ritengano necessari per poter corredare l'indagine di opportune evidenze. Per renderle valide le registrazioni effettuate clicca sul pulsante Salva .
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Il sistema informatico TaleteWeb consente di gestire gli interventi correttivi. Si clicca quindi sulla scheda Interventi e si accede all'interfaccia che consente di programmare "n" interventi associati alla medesima azione in funzione dell'indagine sulle cause profonde, verificarne l'attuazione, gestirne l'alert.
Per programmare un intervento clicca su Nuovo; per modificare un intervento già programmato selezionalo dall'elenco Seleziona intervento. Il sistema assegna un numero progressivo agli interventi. Si descriverà La scheda Proposta consente di descrivere in maniera dettagliata l'intervento, quindi si selezionerà dall'elenco a tendina la funzione organizzativa responsabile della decisione e la data in cui è stata assunta la decisione; si definirà la funzione organizzativa responsabile di attuare l'intervento deciso e si definirà da data entro la quale l'intervento deve essere attuato. Se l'intervento richiede un'attività formativa o di addestramento una riunione è possibile correlare ed associare all'intervento correttivo o preventivo direttamente una richiesta di evento formativo o una richiesta di riunione spuntando la relativa casellarelative caselle. Al salvataggio dell'intervento il sistema genera automaticamente una richiesta di intervento formativo o di riunione. Per rendere effettive le registrazioni si clicca sul pulsante Salva della griglia interventi.
E' possibile allegare all'intervento uno o più file utilizzando l'interfaccia per eseguire l'upload di file e/o correlare aall'intervento link a documenti già presenti nel documentale di TaleteWeb.
Cliccando sul pulsante Genera notifica interventi il sistema automaticamente crea un messaggio di notifica allegando il pdf con il report dell'azione completa di tutti gli interventi programmati e inserendo tra i destinatari il responsabile della decisione e il responsabile dell'attuazione. Per inviare la notifica vai sulla scheda Notifiche apri quella appena generata controlla, completa, integra e invia (vedi anche come inviare una notifica)
Per ogni intervento è necessario verificarne l'attuazione.
Seleziona l'intervento dall'elenco a tendina Seleziona intervento, apri la scheda Attuazione e completa i campi relativi al responsabile della verifica di attuazione la data e l'esito della verifica. E' possibile assegnare una proroga e generare un nuovo intervento assegnando una nuova data di scadenza e cliccando sul pulsante Genra nuovo intervento. Nel campo note riportare le evidenze della verifica di attuazione e allegare eventuali documenti con l'apposita interfaccia Allegati
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Una volta completata l'attuazione di tutti gli interventi e verificati gli stessi con esito positivo la funzione organizzativa incaricata può procedere alla verifica dell'efficacia conclusiva dell'azione e alla registrazione dei costi sostenuti per l'azione correttiva o preventiva.
Il sistema consente di effettuare la verifica dell'efficacia solo per se tutti gli interventi attuati con esito positivo. Barra Dei Menù
SchedeElenco a tendina
Dal menù si accede a questa schermata tramite la gestione REATTIVA, si selezionerà dall'elenco a tendina, un azione da analizzare e successivamente ci si posiziona alla quarta scheda "Verifiche e costo".
Si spunterà la casella 
, si registrerà al data effettiva della verifica dell'efficacia, si inserisce il responsabile della verifica, l'esito e si riporteranno tutte le evidenze necessarie a fornire dimostrazioni, riscontri e quant'altro, nell'apposito riguardo.
Infine c'è l'opzione di registrare i costi resisi necessari; se inseriti, il sistema provvederà ad elaborare i dati ed inviarli al cruscotto direzionale per monitorare i relativi indicatori.
Al completamento, cliccando sul pulsante 
si rendono effettive le modifiche apportate.
È possibile generare il PDF, con tutte le informazioni, dal 
ed è possibile sempre notificare a persone e funzioni interessate, tramite la scheda Notifiche.
Si comprende che, in realtà molto complesse, un sistema informatico del genere possa aiutare notevolmente nel tenere sotto controllo e monitorare tutti gli eventi, interventi programmati, con un processo decisionale arrivando alla dematerializzazione di tutte le carte e moduli. Come altresì è importante avere sotto controllo la comunicazione interna da poter rintracciare in qualsiasi momento.
Una volta selezionata l'azione correttiva interessata, clicca seleziona la scheda Verifica efficacia. Spunta il flag verifica efficacia e inserisci la data effettiva quindi seleziona l'Esito. Nel campo Evidenza inserisci le annotazioni relative a fornire evidenza dell'efficacia. Puoi collegare già in fase di programmazione all'azione degli indicatori che consentano di verificarne oggettivamente l'effettiva efficacia
Per le modalità per la registrazione di un indicatore si veda l'istruzione: Schede indicatore
Completata la verifica dell'efficacia per attivare la relativa comunicazione clicca sul pulsante Genera notifica di verifica. Il sistema genera nell'area Notifiche il messaggio di posta elettronica con il relativo allegato pdf. Per le modalità di gestione dei messaggi di notifica si veda l'istruzione: Notifiche