Gestione programmazione riunione

Attraverso questa maschera è possibile gestire le Riunioni nelle diverse fasi di pianificazione, redazione dei verbali, monitoraggio delle decisioni assunte in sede di Riunioni.
Questa procedura si ritrova in diverse applicazioni del sistema di gestione TaleteWeb, essendo una procedura che rientra integralmente nelle metodologie per la gestione della comunicazione interna così come prescritto dalla norma ISO 9001:2008.

Per selezionare una riunione scegliere prima l'esercizio e poi la riunione dall'elenco a tendina: Seleziona la riunione
Altrimenti se si vuole generare una nuova riunione cliccare sul pulsante Nuova.

La procedura per la gestione delle riunioni si sviluppa e si articola in fasi che corrispondono alle schede della maschera.

Il sistema incrementa automaticamente il numero della riunione riferita all'anno di esercizio. Tutti i campi da inserire sono selezionabili con il rispettivo menù a tendina e una volta compilato ogni singolo campo prima di accedere alla schede procedere con il salvataggio dei dati cliccando sul pulsante Salva.

La funzione Riunioni, gestisce al suo interno le schede Programmazione, Registrazione, Allegati, Notifiche. 

Programmazione

La prima fase è la Programmazione della riunione; l'utente autorizzato nel programmare una riunione inizia selezionando dall'elenco a tendina con il metodo di ricerca facile l'utente o la funzione organizzativa che convoca la riunione, è possibile categorizzare le riunioni con il tasto Categoria della riunione, è possibile associare alla riunione un sistema di gestione di riferimento sempre scegliendolo dall'elenco che viene proposto.
Quindi si riporterà l'argomento della riunione con l'ordine del giorno della riunione stessa in campo ampio di testo, si indicherà se c'è una periodicità, la data e l'ora della riunione e infine il luogo.
Prima di generare la lista delle funzioni organizzative chiamate a partecipare alla riunione occorre cliccare sul pulsante Salva in modo tale da far generare dal sistema la programmazione fatta.
Successivamente inserire manualmente i singoli partecipanti alla riunione programmata. Se il partecipante è un elemento interno già presente in anagrafica,  selezionare una Funzione e un Lavoratore dai menù a tendina corrispondenti. Se sono convocati tutti i dipendenti attivare la casella corrispondente. Altrimenti se il partecipante è esterno, attivare la casella corrispondente e successivamente inserire il nome e l'indirizzo email.
Una comodità è caricare una lista di distribuzione delle persone chiamate a partecipare alla riunione caricata a priori.
È importante gestire e monitorare il sistema di alert, si può decidere la frequenza degli avvisi, rispetto alla data di convocazione nel campo NOTIFICA AVVISO DI SCADENZA.
Si può infine avvisare oltre ai partecipanti già impostati precedentemente, altre funzioni organizzative, soggetti esterni od interni che devono essere a conoscenza della riunione in oggetto.
Completati tutti i campi, si clicca sul tasto Genera; il sistema TaleteWeb genera il Pdf, il modulo elettronico, e un messaggio di posta elettronica con l'allegata convocazione della riunione da inviare a tutte le funzioni che dovranno partecipare o che devano essere informate della programmazione della riunione.
Nela scheda Notifiche, si vede la generazione di quanto detto sopra.

Registrazione

In questa sezione si procede ad effettuare la registrazione di una riunione.
La funzione organizzativa incaricata della Registrazione, quindi della verbalizzazione, cliccherà sulla scheda Registrazione.

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Completata la registrazione del verbale della riunione il verbalizzante cliccherà sul pulsante Genera in fondo alla maschera per generare una notifica con il relativo Pdf con il verbale della riunione allegato.
Così il sistema genera un messaggio di posta elettronica che come destinatari ha tutti le funzioni convocate e che hanno partecipato alla riunione.

Allegati

Ad ogni riunione possiamo associare file allegati che possono meglio fornire evidenza degli argomenti trattati utilizzando l'apposito metodo di upload, una volta selezionato il file si clicca sul pulsante Carica.

Per ulteriori informazioni su come caricare un file vedere la sezione: TWM-Come caricare un file

Notifiche

Inquesta maschera sono presenti le notifiche generate nelle sezioni Programmazione e Registrazione

Report delle riunioni

Il sistema di reporting della procedura Riunioni, è articolato e completo. Vedere le sezioni corrispondenti:

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