Questa maschera consente la gestione completa di un evento formativo attraverso un flusso logico articolato nelle seguenti fasi:

Gestione delle richieste di eventi formativi
Programmazione dell'evento
Registrazione dell'evento
Verifica efficacia e costi dell'evento formativo
Notifiche (Comunicazione e condivisione)

Questa procedura fa ampio ricorso al sistema di importazione/esportazione mediante modelli di Excel; è generalmente questo il sistema più semplice per dialogare e condivider informazioni con altre applicazioni/piattaforma.
Non è obbligatorio seguire tutto il flusso logico rappresentato; per alcuni eventi possono essere gestite solo alcune fasi (per esempio solo la Registrazione dell'evento).
La procedura genera in automatico, per ogni fase, report e comunicazioni agli utenti interessati.

Accesso alla maschera e dati generali dell'evento

Per accedere alla maschera dal menù Formazione seleziona Eventi formativi; viene visualizzata la seguente interfaccia:

Puoi selezionare un evento già inserito; per facilitarti il compito della ricerca puoi applicare un filtro modalità, oppure la tipologia di corso cui l'evento è stato associato, l'esercizio; nell'elenco Seleziona l'attività formativa verranno visualizzati solo gli eventi coerenti con i filtri applicati.
Se si vuole gestire un nuovo evento clicca sul pulsante Nuovo; viene visualizzata la seguente interfaccia:

Il sistema assegna ad ogni evento un numero di protocollo progressivo su base annua; puoi associare all'evento alcune informazioni di carattere generale:

L'eventuale corso di formazione obbligatorio cui l'evento è associato selezionandolo dal relativo elenco a tendina
La modalità (interna – esterna)
L'area di competenza (per la configurazione si veda il menù Impostazioni)
La metodologia (per la configurazione si veda il menù Impostazioni)
Il Sistema di gestione cui l'evento è collegato
La data inizio e la data fine

Per validare i dati e attivare le schede di gestione clicca sul pulsante ; il sistema si posiziona di default sulla prima scheda Richiesta.

Richiesta di un evento formativo

Questa fase consente a tutte le funzioni autorizzate, che hanno accesso alla maschera, di poter generare una richiesta di evento formativo, in base a determinati fabbisogni, e indirizzarla automaticamente notificandola alla funzione responsabile dell'autorizzazione.

Il richiedente individua la propria funzione nell'elenco Emesso da, indica la data della richiesta, in modo sintetico l'argomento/titolo dell'evento; dagli elenchi a tendina seleziona i valori che originano la richiesta e quindi inserisce un periodo proposto, una durata indicativa in ore e il periodo presunto in cui sarò possibile verificare l'efficacia dell'evento in rapporto alle esigenze/fabbisogni.
E' possibile inserire i lavoratori, cliccando su , a cui è rivolto l'evento sia indicandoli singolarmente che indicando un numero per ogni qualifica coinvolta (ad esempio Qualifica: infermieri; N° discenti: 10); per validare ogni inserimento clicca sul pulsante Inserisci
Allo stesso modo il richiedente può indicare i docenti/istruttori, cliccando su ; anche in questo caso per validare gli inserimenti clicca su Inserisci
Completata la registrazione della richiesta il richiedente clicca sul pulsante e quindi sul pulsante posizionato in fondo alla maschera. Il sistema crea un messaggio di notifica a cui allega il modulo richiesta generato in pdf. Si veda la funzionalità trasversale Come gestirle le notifiche e i messaggi

La funzione approvante, ricevuta la notifica con la richiesta, può accedere alla maschera anche direttamente attraverso il link posto sul messaggio di posta elettronica. Registrerà negli appositi campi l'esito, spuntando le check box, e nel caso di diniego indicherà le motivazioni; quindi dall'elenco a tendina seleziona la propria funzione e firma digitando la propria username e la propria password. Accedendo alla scheda Notifiche può comunicare al richiedente l'esito del processo di approvazione.

Attenzione nell'elenco Funzione compaio sole quelle configurate con la matrice di responsabilità che hanno i poteri di approvare o respingere le richieste (ad esempio direzione sanitaria ecc.)

Programmazione dell'evento formativo

Questa seconda fase si attiva nel momento in cui la richiesta è stata approvata o anche indipendentemente da una richiesta per gli eventi pianificati. Il responsabile della programmazione generalmente è un addetto dell'ufficio formazione; in alcuni casi potrebbe essere anche direttamente il progettista dell'evento o il responsabile della richiesta.
Il responsabile della programmazione accede alla maschera selezionando la scheda Programmazione: la maschera è molto articolata ed organizzata in sezioni:

Informazioni generali dell'evento

Il titolo del programma viene ripreso in automatico, ma è possibile modificarlo; indicare l'abstract del programma, che comparirà sull'attestata di partecipazione all'evento, il Luogo e l'Organizzatore.

Dipartimenti e unità operative a cui è destinato il corso

In questa sezione si possono inserire i dipartimenti e le unità operative a cui è destinato prioritariamente il corso. Si possono elencare uno o più dipartimenti o unità operativa. Ogni riga della tabella permette di selezionare un interno dipartimento, oppure un dipartimento ed una specifica unità operativa all'interno del dipartimento, oppure direttamente un'unità operativa.
Se questa tabella viene lasciata vuoti, l'iscrizione al corso non è vincolata.
Se la tabella viene compilata, nella maschera Iscrizione evento formativo viene controllato che il lavoratore che si iscrive appartenga ad uno dei dipartimenti o unità operative indicati; in caso contrario, il lavoratore viene avvisato e la sua iscrizione non viene approvata.

Configurazione delle iscrizioni

Nella parte successiva è possibile inserire i dati che determinano le modalità di iscrizione online all'evento formativo.
Il Numero massimo di partecipanti, se inserito, limita gli iscritti che vengono accettato. Gli eventuali iscritti in sovrannumero vengono marcati come non approvati e inseriti in lista di attesa.
Il Numero massimo di preiscritti, se inserito, limita il numero degli iscritti che possono effettuare l'iscrizione online. Questo numero deve essere superiore al numero massimo di partecipanti. Superato questo limite, le iscrizioni non vengono più accettate, nemmeno in lista di attesa.
Le Data di apertura iscrizioni e Data scadenza iscrizioni influenzano la visibilità dell'evento formativo nella pagina iscrizione online. Se non vengono inserite queste date, l'iscrizione online è possibile non appena l'evento formativo viene inserito e fino alla data di inizio dell'evento.
Seleziona Nascondi la disponibilità dei posti nella maschera di iscrizione, la maschera di iscrizione non riporterà il numero di iscritti e il numero di posti residui.

Dati relativi agli eventi formativi accreditati ECM

La sezione ECM della Programmazione, permette la gestione dei dati riferiti ai corsi ECM, le informazioni richieste sono quelle necessarie per il rispetto della normativa riguardante il Programma nazionale di ECM nel 2002, in base al DLgs 502/1992 integrato dal DLgs 229/1999 che avevano istituito l’obbligo della formazione continua per i professionisti della sanità, se gestita, i dati richiesti sono :

codice evento (codice di identificazione del corso)
codice edizione (per lo stesso tipo possono essere assegnate edizioni diverse)
codice Provider accreditato (dall’elenco dei Provider)
numero dei crediti previsti (totale dei crediti)
tipologia di formazione (a distanza, residenziale, sul campo)
destinazione corso (interni o interni ed esterni)
ambito ed obiettivo formativo (selezionabile da ????….)
tipologia formativa dell’evento (selezionabile da ???…)
le professioni incluse (selezionabili da un elenco con possibilità di aggiungerne altre) e la loro quota di presenza
le discipline incluse (selezionabili da un elenco con possibilità di aggiungerne altre)

Inserimento moduli

Il responsabile della programmazione può quindi inserire i moduli in cui è articolato l'evento; clicca su Aggiungi modulo

Inserisci le informazioni programmatiche per ogni singolo modulo e alla fine clicca su Inserisci per validare; dopo aver inserito tutti i moduli il sistema aggiorna la durata complessiva e la data di inizio e fine

Inserimento discenti programmati

Per inserire i discenti programmati è possibile proseguire in vari modi:

Se i singoli discenti sono stati inseriti già nella scheda richiesta si possono recuperare semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupero discenti;
Si possono inserire singolarmente (opzione consigliata se non è stata gestita la richiesta e i discenti sono pochi); clicca su Aggiungi discente dall'elenco a tendina Interna (anagrafica) ricerca e seleziona il partecipante interno all'organizzazione, quindi clicca su Inserisci; ripeti se necessario l'operazione anche per l'elenco Esterna (anagrafica) che viene configurata dal menù Anagrafiche Altri partecipanti, per i partecipanti esterni all'organizzazione
Si possono caricare in maniera massiva i discenti programmati utilizzando un modello di Excel; dal controllo Importazione discenti, clicca su Scarica il modello per l'importazione, salva il file provvisoriamente sul tuo computer (consigliato desk top), completa il modello copiando ed incollando i dati da altri documenti, alla fine clicca su Sfoglia, seleziona il file e clicca su Importa; la tabella viene popolata automaticamente.

Il pulsante Genera del controllo Convocazione e il link Convocazione che viene visualizzato a fianco di ogni discente programmato serve solo per generare le convocazioni ai corsi generali sulla sicurezza per i quali è indispensabile l'evidenza della convocazione fatta conforme alla normativa.

Inserimento docenti/istruttori e altre informazioni

Per caricare i docenti /istruttori in modo nominativo, soprattutto in sanità dove anche ai docenti vengono riconosciuti crediti ECM, clicca su Aggiungi si apre l'interfaccia che ti permette di selezionare il docente interno o indicare il docente esterno , indicare il modulo in cui il docente è coinvolto, in sanità indicare i crediti riconosciuti al docente (se il docente è interno il dato viene utilizzato per contabilizzare i crediti conseguiti dal lavoratore e riportarli nel dossier formativo) e quindi clicca su Inserisci per validare il dato.
Riporta infine:

Il responsabile della programmazione selezionandolo dall'elenco Funzione (questo dato sarà ripreso nell'attestato di partecipazione;
La modalità prevista per la verifica dell'apprendimento selezionandola dall'elenco corrispondente;
N° crediti previsti/assegnati all'evento
Data programmata per la verifica dell'efficacia

Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante

Costi Previsti

Il sistema mette a disposizione del responsabile della programmazione un controllo che consente di preventivare i costi dell'evento:

Cliccando sul pulsante Ricava valori e calcola, il sistema contabilizza automaticamente le ore del personale interno in formazione e dei docenti interni; se nell'anagrafica qualifiche è stato inserito lo standard monetario (costo/orario) (si veda l'anagrafica qualifiche), il sistema calcola anche il valore monetario; il programmatore aggiungerà manualmente gli altri costi quali vitto, alloggio e viaggio, costi organizzativi e infine cliccando nuovamente su Ricava valori e calcola otterrà il Costo totale previsto.

Tutti questi dati vengono inviati in automatico mediante ricalcolo automatico alle grandezze del cruscotto aziendale (se l'applicazione è stata acquistata)

Notifica della programmazione

Completate tutte le registrazioni il responsabile della programmazione clicca sul pulsante Genera

Il sistema in automatico genera un messaggio di posta elettronica inserendo tutti i discenti programmati che dispongono di una e-mail valida e allegandovi il repot di programmazione in pdf generato direttamente da TaleteWeb; un messaggio avvisa che la notifica è stata creata:

Per la gestione dei messaggi di notifica si veda l'istruzione trasversale Come gestire le notifiche e i messaggi

Registrazione dell'evento formativo

Questa terza fase si attiva nel momento in cui l'evento è stato effettuato anche indipendentemente dalle fasi precedenti (cioè può essere utilizzato solo per registrare le attività effettuate in modo da alimentare il dossier formativo del lavoratore). Il responsabile della registrazione generalmente è un addetto dell'ufficio formazione; in alcuni casi potrebbe essere anche direttamente il progettista dell'evento o il responsabile della richiesta.

Discenti registrati

Per inserire i discenti che effettivamente hanno partecipato all'evento è possibile procedere in vari modi:

Se è stata eseguita la programmazione dell'evento è possibile recuperare rapidamente i discenti programmati semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupera discenti e apportare le modifiche in funzione delle effettive presenze.
E' possibile inserire il singolo discente manualmente cliccando su ; si andranno ad inserire le informazioni richieste e alla fine per validare i dati clicca su Inserisci
Si possono caricare in maniera massiva i discenti effettivi utilizzando un modello di Excel; dal controllo Importazione discenti, clicca su Scarica il modello per l'importazione, salva il file provvisoriamente sul tuo computer (consigliato desk top), completa il modello copiando ed incollando i dati da altri documenti, alla fine clicca su Sfoglia, seleziona il file e clicca su Importa; la tabella viene popolata automaticamente (questa modalità è consigliata nel caso di un consistente numero di partecipanti).

Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante

Docenti/istruttori registrati

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Per inserire i docenti/istruttori che effettivamente hanno partecipato all'evento è possibile procedere in vari modi:

Se è stata eseguita la programmazione dell'evento è possibile recuperare rapidamente i docenti programmati semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupera docenti e apportare le modifiche in funzione delle effettive presenze.
E' possibile inserire il singolo docente manualmente cliccando su Aggiungi ; si andranno ad inserire le informazioni richieste e alla fine per validare i dati clicca su Inserisci

Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante Salva.

Generazione tracciato ECM

Il pulsante Genera tracciato ECM (xml) genera il file xml pronto per l'importazione sul sito AGENAS. Il pulsante Genera tracciato ECM (Excel) genera gli stessi dati in formato Excel (file .xlsx), per poterli controllare prima della loro importazione su AGENAS o ai fini della loro esportazione verso altri software.

Attestati e allegati

Il sistema consente di archiviare tutta la documentazione, in qualsiasi formato, riguardante l'evento ed in modo particolare tutto il materiale didattico in formato digitale utilizzato. Con il controllo per eseguire l'upload carica gli allegati: clicca su Sfoglia ricerca sul tuo computer l'allegato selezionalo e quindi clicca su Carica.
Il sistema genera per ogni partecipante un attestato di partecipazione al corso attraverso un modello (file di Word) che può essere personalizzato nel testo escludendo i parametri ripresi automaticamente dall'applicazione. Per scaricare il modello clicca su Scarica il modello, salvalo sul tuo computer, apporta le personalizzazioni e ricaricalo tra gli allegati.
Puoi generare rapidamente un archivio compresso con gli attestati di tutti i partecipanti in formato pdf.

Verifica e costi

Questa ultima fase si attiva nel momento in cui l'evento è stato effettuato e registrato. Il responsabile della verifica è generalmente è un addetto dell'ufficio formazione e il responsabile della funzione/processo che ha originato il fabbisogno formativo; in alcuni casi potrebbe essere anche direttamente il progettista dell'evento.
Il responsabile della verifica accede alla maschera selezionando la scheda Verifica e costi: la maschera è organizzata in due sezioni:

Costi effettivi

In funzione dei dati della registrazione cliccando sul pulsante Ricava valori e calcola con le stesse modalità viste nella programmazione dei costi il sistema calcola il costo effettivamente sostenuto per l'evento formativo

Verifica efficacia

Come prescritto dalle norme ISO 9001 il sistema mette a disposizione una sezione per registrare la verifica dell'efficacia dell'attività formativa

Il verificatore (generalmente il responsabile del sistema di gestione coinvolto) individua dall'elenco la propria funzione (questo elenco è agganciato alla matrice delle responsabilità), inserisce la propria username e password e Firma dopo aver inserito la data effettiva della verifica dell'efficacia e le evidenze oggettive nell'apposito campo di testo Evidenza efficacia

Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante

Con le stesse modalità già viste nelle altre fasi il responsabile della verifica può generare dei messaggi di notifica per comunicare e condivider i dati con le altre funzioni coinvolte nel processo

Tutti i dati relativi all'evento formativo confluiscono ed alimentano automaticamente il dossier formativo del singolo lavoratore a cui si accede dall'anagrafica Lavoratori dopo aver selezionato quello per il quale si vuole produrre il dossier.

Reporting

Molto articolato e completo è il sistema di reporting della procedura per la gestione degli eventi formativi; dalla maschera iniziale clicca sul pulsante si visualizza l'elenco di tutti i possibili Report elenco e di tutti i Report del singolo evento che l'applicazione produce come output. I report elenco sono indipendenti dal singolo evento selezionato, mentre per visualizzare i Report bisogna selezionare prima un evento.

Si vedano anche le istruzioni relative alle modalità di gestione dei Report elenco e dei Report.