La prima fase della gestione delle non conformità è relativa alla rilevazione della non conformità. Qualsiasi utente autorizzato può accedere alla maschera per rilevare una non conformità: dal menù Monitoraggio seleziona Rilevazione non conformità accedendo alla seguente interfaccia:

Il sistema assegna ad ogni nuova non conformità un numero di protocollo progressivo per ogni anno. La prima parte della maschera consente di registrare una serie di dati utili a categorizzare il rilievo/non conformità.
I dati essenziali sono quelli relativi ai campi Data emissione, Emesso da, e Tipo NC. Seleziona nel campo Emesso da la tua funzione digitando parte del tuo nome o della tua funzione organizzativa, quindi associa il tipo selezionandolo dall'elenco Tipo NC in base ai criteri definiti nella procedura del sistema qualità della tua azienda.
Clicca per aprire la mascheraMolti campi sono elenchi a tendina di elementi di diverse anagrafiche; gli utenti autorizzati possono, cliccando sull'etichetta, aprire la maschera per caricare e/o modificare gli elementi stessi, come mostrato di seguito:

I campi Area Riscontro NC, Area d'impatto, Responsabilità, possono essere, invece, configurati direttamente dall'utente master responsabile, generalmente il quality manager, creando dei tag utilissimi ai fini statistici. Vedi l'istruzione Come configurare una sotto anagrafica aperta
Nel caso di non conformità relative a prodotti, materiali, manufatti ecc., intercettate nella fasi di controllo in accettazione, in process, al collaudo/controllo finale, indicare gli estremi della fornitura: Fornitore e Ordine e le quantità interessate unitamente all'unità di misura; questi danno saranno ripresi automaticamente dalla funzionalità che consente l'aggiornamento periodico delle qualifiche dei fornitori e andranno ad alimentare automaticamente le grandezze grezze del cruscotto direzionale.
Nella seconda parte della maschera riporta nel campo Descrizione una accurata ma sintetica descrizione della NC, e l'eventuale documentazione (n° disegno, procedura ecc.), quindi indica se hai preso accorgimenti immediati o no, spuntando la relativa casella e riporta, e in caso affermativo scrivi nell'apposito campo quali.
Il sistema ti consente di allegare alla rilevazione della NC più documenti in formato digitale ad esempio un'immagine che identifichi meglio il problema, un file in qualsiasi formato, ecc. Per caricare un allegato clicca sul pulsante Attiva allegati; si attiva il controllo per eseguire l'upload di un documento. Vedi anche l'istruzione Come eseguire l'upload/download di un documento
Infine, clicca sul pulsante in fondo alla maschera Salva e invia. Il sistema genera il report in formato pdf, con la tua firma debole in calce alla sezione della rilevazione, lo allega ad un messaggio di notifica che invia automaticamente a te e alle funzioni configurate con la funzionalità Impostazioni dell'applicazione (vedi anche il paragrafo Impostazioni).