La procedura Misurazione processi può essere utilizzata sia come supporto al processo di auditing interno, come visto nel paragrafo Rapporto audit, sia come strumento di valutazione e misurazione della conformità di un processo a determinati requisiti. Per tutti i casi è indispensabile prima di tutto progettare le checklist di valutazione e misurazione.
Per progettare e/o modificare una checklist di valutazione e misurazione dal Menù Monitoraggio seleziona la voce Misurazione processi – Progettazione; si apre la seguente interfaccia:
Clicca qui per progettare una nuova checklist dopo aver selezionato il processo
Prima di eseguire qualsiasi operazione è necessario, dall'elenco a tendina Filtro processo, selezionare il processo o sotto processo a cui collegare la checklist che si vuole progettare o modificare.
Una volta selezionato il processo il sistema carica nell'elenco Seleziona la checklist le checklist già progettate ed è possibile selezionare quella desiderata per caricarla e modificarla.
Se si vuole, invece, progettare una nuova checklist, una volta selezionato il processo clicca sul pulsante Nuovo e viene visualizzata la seguente interfaccia:

Nell'esempio si vuole progettare una nuova checklist agganciata al processo "gestione acquisti"; nel campo Nome associare un nome alla checklist (max 50 caratteri), la Data (il sistema si posiziona di default sulla data corrente) e dall'elenco a tendina Progettista selezionare la funzione responsabile della progettazione. Per salvare le registrazioni fatte clicca sul pulsante Salva.

Attenzione i campi con l'asterisco sono obbligatori; se non compilati il sistema non consente di proseguire.

Ci sono tre modalità che consentono il caricamento dei requisiti:

Caricamento manuale
Caricamento mediante modello di Excel
Caricamento da libreria TaleteWeb

Caricamento manuale

Prima di iniziare la registrazione è necessario salvare; si apre la seguente interfaccia:

Clicca su ; si apre la seguente interfaccia:

E' possibile assegnare ad ogni requisito un Codice e una Categoria/Sezione per raggrupparli in gruppi omogenei. Digita il requisito nel campo Requisito; tipicamente nelle checklist i requisiti sono posti sotto forma interrogativa quindi la frase termina con un punto interrogativo

Se si dispone del nome del requisito in un formato di testo digitale è possibile fare il classico copia e incolla (oppure control C e control V sulla tastiera)
Le checklist elettroniche gestite da TaleteWeb consentono di calcolare un indicatore di conformità del processo attraverso un algoritmo che assegna un punteggio alle diverse risposte e moltiplica questo punteggio per il Peso attribuito al Requisito. Il peso è un valore numerico che va da min 1 a max 10 e indica, in modo crescente, l'importanza/criticità del requisito ai fini della performance complessiva del processo.

Nei campi Risposta (1,2,3) puoi digitare il testo da associare alle risposte

Attenzione la risposta 1 è quella che assume il valore negativo (nessuna rispondenza al requisito), la risposta 2 assume un valore intermedio (rispondenza parziale al requisito), la risposta 3 assume il valore positivo (totale rispondenza al requisito). Un set di risposta di esempio potrebbe essere R1= no; R2= in parte; R3= si

Completate le risposte clicca su Inserisci per validare la registrazione e ripeti il ciclo per inserire gli altri requisiti.

Caricamento mediante modello di Excel

Dalla seguente interfaccia, che si apre una volta salvato, clicca su Scarica il modello per l'importazione

Il sistema ti consente di scaricare e salvare sul tuo computer un modello costituito da un file di Excel che riporta esattamente i valori da inserire nella checklist. Questa funzionalità ti consente di registrare sul modello di Excel, copiandole da altre fonti, grandi quantità di dati simultaneamente.
Completato il modello (che per comodità conviene salvare sul proprio desk top) clicca sul pulsante Sfoglia, individua il file sul tuo computer selezionalo cliccando sull'interfaccia Apri e quindi clicca sul pulsante Importa. In pochi secondi TaleteWeb carica tutti i dati sostituendosi all'operazione manuale vista in precedenza; un messaggio avvisa quando il sistema ha completato con successo l'operazione di importazione.
Il sistema mette a disposizione il controllo per esportare una checklist già caricata; una volta visualizzata la checklist clicca sul pulsante Esporta si apre l'interfaccia che ti consente di salvare il file con estensione .xlsx sul tuo PC. Questa funzionalità è molto comoda per eseguire modifiche radicali ad una checklist progettata in precedenza o per utilizzarla come modello di base per un altro processo similare per il quale si possono applicare gli stessi requisiti in tutto o in parte.

Caricamento da libreria TaleteWeb

TaleteWeb sia nella versione cloud (SaaS) che nella versione con installazione su server client consente di gestire delle librerie generali, dove possono essere archiviate delle checklist tipiche dei diversi processi. Nella versione cloud le librerie sono aggiornate costantemente da consulenti del progetto TaleteWeb e i clienti che utilizzano le applicazioni in diritto d'uso possono importare automaticamente le checklist di interesse utilizzandole così come sono o modificandole in funzione delle proprie esigenze.
Nel caso di installazioni su server del cliente le librerie vengono caricate solo se espressamente richieste e/o contemplate dagli accordi commerciali (ricordiamo che le librerie esprimono contenuti ad alto valore aggiunto che rappresentano un patrimonio culturale del progetto TaleteWeb). In ogni caso l'azienda cliente, soprattutto se trattasi di organizzazione molto complessa e ramificata, può nel tempo costruirsi le proprie librerie. Si veda a tale proposito la procedura Gestione delle librerie di TaleteWeb

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