La procedura è finalizzata alla gestione (pianificazione, realizzazione e monitoraggio) degli audit interni (di prima parte) realizzati in conformità, in particolare, alle prescrizioni della norma ISO 9001. Le funzionalità risultano molto efficaci anche per gli audit eseguiti in autovalutazione dai responsabili di unità operative complesse o di processi molto strutturati. Si rimanda anche alla procedura per la Misurazione dei processi.

Pianifica audit

Per accedere alla maschera per la pianificazione degli audit interni dal menù Monitoraggio clicca su Pianifica audit; si accede alla seguente interfaccia:

Per selezionare un piano già presente in anagrafica clicca sulla finestra Seleziona il piano e una volta individuato quello desiderato cliccarci sopra per caricarlo. E' possibile accedere anche a piani di esercizi precedenti selezionando sull'elenco a tendina l'anno desiderato;
Per inserire un nuovo piano clicca sul pulsante Nuovo piano;
Per accedere all'elenco dei piani relativi all'esercizio selezionato clicca sul pulsante Report e quindi su Visualizza Elenco

Inserimento di un nuovo piano

Clicca sul pulsante Nuovo Piano; si apre la seguente maschera:

Il sistema si posiziona sulla prima scheda Piano e assegna un numero di protocollo automatico al piano, composto da un numero progressi e l'esercizio. Di default viene caricato l'esercizio corrente. Inserisci il nel campo di testo Periodo il periodo a cui si riferisce il piano; il sistema punta in automatico la casella Qualità. Dall'elenco a tendina Funzione Emittente seleziona la funzione che emette il piano (tipicamente il referente per la qualità) e da quello Funzione Approvante la funzione che lo approva (tipicamente la direzione o il rappresentante della stessa). Le funzioni emittente ed approvante sono definite nella matrice delle responsabilità; si veda a tale proposito l'istruzione correlata per la gestione della Matrice delle responsabilità.

Attenzione: è indispensabile definire in sede di configurazione iniziale attraverso la Matrice delle responsabilità quali funzioni hanno i poteri per emettere ed approvare un piano di audit interni. Solo queste funzioni compariranno nei rispettivi elenchi a tendina e potranno eseguire le attività

Immetti la data di emissione del piano nel campo Data immissione e quindi alla fine clicca sul pulsante Salva le modifiche per confermare i dati immessi un messaggio di alert avvisa che l'operazione è andata a buon fine e contestualmente si attivano le altre schede della maschera inizialmente spente.

Audit contenuti nel piano

Clicca qui per gestire gli audit del paino Per eseguire la fase successiva clicca sulla scheda Audit contenuti nel piano

Si apre la seguente interfaccia:
Clicca qui per salvare Clicca qui per associare un nuovo audit al piano
Dall'elenco a tendina Seleziona l'audit puoi caricare un audit già associato al piano corrente; per associare al piano corrente un nuovo audit clicca sul pulsante Nuovo audit e registra le seguenti informazioni:

Dall'elenco a tendina Processi e sottoprocessi seleziona il processo o sottoprocesso interessato dall'audit cliccando su rampo dell'albero interessato o espandendo il ramo principale per selezionare un sottoprocesso (si veda l'istruzione correlata Gestione anagrafiche processi);
Quindi inserisci nei rispettivi campi di testo le norme di riferimento e una descrizione dell'audit riportando scopo e finalità;
Inserisci la data prevista per l'audit l'ora di inizio e l'ora di fine.

Clicca alla fine sul pulsante Salva audit per confermare le informazioni. Un segnale si alert avvisa se l'operazione è andata a buon fine ed i dati sono stati correttamente salvati

Attenzione è indispensabile associare un audit ad un processo o ad un sottoprocesso; se non lo si fa la salvataggio compare un messaggio di alert che avvisa dell'impossibilità di eseguire il salvataggio

Completata questa fase del "cosa e quando" è possibile passare all'ultima fase con il caricamento delle informazioni relative al "chi".

Attenzione se non si completa la fase precedente e si salva non è possibile eseguire quest'ultima fase

E' possibile, a questo punto, inserire il team di valutazione e le funzioni organizzative interessate dall'audit:

Clicca qui per inserire un nuovo membro del teamDalla tabella Team di valutazione clicca su Inserisci per inserire un nuovo membro del team

Dopo aver cliccato su Inserisci si apre la seguente interfaccia:
Clicca qui per salvare i dati di ogni singolo membro
I membri del team possono essere interni all'organizzazione o esterni; nel primo caso selezionare dall'elenco a tendina Funzione il componente del team associato alla relativa funzione. Se a far parte del team non è il responsabile della funzione ma un addetto della stessa spuntare la casella Addetti e quindi nell'elenco a tendina Lavoratore selezionare quello desiderato.
Nel caso di un componente esterno spuntare la casella Esterno e attendere che si apre il controllo con il campo dove inerire il relativo nome e cognome.
Per ogni componente del team interno o esterno selezionare il ruolo scegliendolo dal relativo elenco a tendina.
Per salvare i dati di ogni componente del team clicca su Inserisci

Dalla tabella Funzioni oggetto dell'audit clicca su Inserisci per inserire un nuova funzione coinvolta nell'audit. Eseguire le stesse operazioni viste nel punto 1 precedente; è possibile inserire più funzioni interne, addetti delle stesse e/o collaboratori esterni coinvolti nel processo.
E' possibile associare ad ogni singolo audit incluso nel piano corrente i documenti correlati archiviati con l'applicazione Documenti del sistema TaleteWeb. Dalla tabella Documenti correlati clicca su Aggiungi documento; dall'elenco a tendina che viene visualizzato seleziona il documento desiderato digitando alcune lettere del nome dello stesso. Il sistema ricerca tutti i documenti contenenti le lettere digitate, seleziona quello interessato e clicca su Inserisci.

Tutte le informazioni caricate per ogni singolo audit, in sede di pianificazione, saranno recuperate nella fase di registrazione del rapporto di audit (vedi l'istruzione Rapporto audit)

Una funzionalità estremamente utile è quella che consente di copiare tutti i dati e le informazioni di ogni singolo piano e i relativi audit in un altro esercizio. Soprattutto nei sistemi di gestione ISO 9001, 14001 ecc., gli audit ai processi rientranti nei campi di applicazione sono ripetitivi, pertanto la funzionalità di copia consente di risparmiare molto tempo. Seleziona, quindi e carica il piano desiderato; nel controllo in fondo alla maschera Copia in altro esercizio, seleziona l'esercizio nel quale si vuole copiare il piano e clicca sul pulsante Copia. Posizionandosi sull'esercizio in cui è stato copiato il piano si può selezionare lo stesso che è stato copiato con tutti i dati e le informazioni comprese le date.

Notifica di un piano

Completate tutte le registrazioni relative ad un piano il sistema TaleteWeb consente di notificarlo automaticamente a tutte le funzioni organizzative e le risorse interessate.
Cliccando sul pulsante Genera notifica in fondo alla maschera, TaleteWeb genera un messaggio di notifica allegando in automatico allo stesso il report del piano in formato pdf. Il software inserisce in automatico, tra i destinatari, tutte le funzioni soggette ad audit e quelle inserite nel team di valutazione. Per i soggetti interni TaleteWeb possiede già la e-mail, per i soggetti esterni è necessario inserire manualmente gli indirizzi e-mail. Per l'utilizzo della procedura di notifica si veda il paragrafo Come gestire il sistema di notifica

Report

E' possibile generare il report relativo ad ogni singolo piano:

Seleziona il piano interessato cliccando su Seleziona il piano
Clicca sul pulsante Report e quindi su Rapporto; puoi esportare il report relativo al piano di audit nel formato desiderato; vedi anche Come gestire i report di TaleteWeb
Per visualizzare l'elenco dei piani di un esercizio, seleziona l'esercizio desiderato e clicca sul pulsante Report e quindi su Visualizza elenco; si veda anche Come gestire i report-elenchi di TaleteWeb

Argomenti correlati

Gestione anagrafiche processi
Gestione della matrice delle responsabilità
Come gestire il sistema di Notifiche
Come gestire i report
Come gestire i report-elenchi

Rapporto audit

Questa procedura consente al team di valutazione di redigere il rapporto d'audit direttamente in formato elettronico e di condividerlo informaticamente con tutte le funzioni interne ed esterne interessate.
Per accedere alla maschera dal menù Monitoraggio seleziona la voce Rapporto audit. Si apre la seguente interfaccia:

Dall'elenco a tendina Seleziona il piano seleziona il piano interessato nell'ambito dell'esercizio corrente; nell'elenco a tendina Seleziona l'Audit vengono visualizzati automaticamente tutti gli audit associati a quel piano (si ricorda che gli audit associati ad un piano possono andare da 1 a n).
Seleziona quindi l'audit per il quale si deve redigere il rapporto. Si apre la seguente interfaccia:

Il sistema assegna ad ogni audit un numero di protocollo automatico costituito da un numero progressivo su base esercizio corrente e consente di recuperare, nella fase iniziale, tutti i dati e le informazioni registrate in sede di pianificazione semplicemente cliccando sul pulsante Recupera. I dati iniziali recuperati, ovviamente, possono essere modificati ed aggiornati in funzione dell'effettivo svolgimento dell'audit. Per aggiungere o modificare elementi alle tabelle recuperate, basta cliccare sulle icone con il simbolo .
Per l'applicazione SGQ il dato nell'elenco Sistema di gestione di riferimento, rimane bloccato su SGQ Qualità e non è modificabile.
Dopo aver aggiornato, se variate, Data, Ora inizio e Ora fine, il Lead auditor procederà a riempire gli altri campi testuali riportando Osservazioni, Note e conclusioni.

Attenzione clicca sul pulsante Salva per validare e inviare le informazioni ed i dati immessi; un messaggio ti avviserà del buon esito dell'operazione; in caso contrario i dati potrebbero non essere salvati.

Per ogni audit il Team di valutazione può generare delle non conformità e/o delle raccomandazioni. Per aprire una nuova non conformità, nella tabella Non conformità rilevate, clicca su . Si apre le seguente interfaccia:

Il sistema assegna ad ogni non conformità un numero di protocollo automatico costituito da un progressivo su base esercizio corrente. Nel campo Descrizione sarà descritta sinteticamente la non conformità con le relative evidenze oggettive; l'applicazione consente di associare ad una non conformità un Tipo NC classificandole di default in critiche (rosse), rilevanti (gialle) e minori (verdi). Il significato della classificazione e i criteri sono definiti dall'organizzazione nelle procedure di sistema.
Per l'Esercizio il sistema si posiziona di default su quello corrente, ma la NC potrebbe riferirsi ad altro esercizio (generalmente quello precedente al corrente) in questo caso selezionare l'esercizio nel campo Esercizio.
Sarà cura del team di valutazione indicare la/e norma/e violate riportando nel campo di testo Norma violata, le informazioni necessarie ad indicare esaurientemente le violazioni.
Completata la registrazione della NC per confermare e validare i dati immessi clicca su Inserisci. Viene visualizzata la seguente tabella:

Clicca sul simbolo per eliminare la NC definitivamente (operazione consentita solo al Lead auditor)
Clicca su Modifica per cambiare le informazioni
Clicca su Apri per accedere alla procedura per il trattamento della Non conformità; si veda a tale proposito il paragrafo Gestione delle Non Conformità.

Per aprire una raccomandazione nella tabella Raccomandazioni clicca su Inserisci raccomandazione ed esegui le operazioni di immissione dei dati con le stesse modalità eseguite per le NC.
Il sistema è predisposto per acquisire le firme elettroniche in forma debole dei membri del team e delle funzioni oggetto di audit.
Il Lead auditor terminata la registrazione del rapporto di audit dopo aver letto lo stesso e condiviso quanto rilevato, invita tutti gli interessati ad apporre la firma inserendo la propria username e la propria password nella riga corrispondente alla propria funzione e cliccando sul pulsante Firma.
Inserisci username e password e clicca su firma
La firma elettronica è possibile solo per gli utenti registrati sulla piattaforma informatica TaleteWeb.

Notifica di un rapporto

Completate tutte le registrazioni relative ad un rapporto di audit il sistema TaleteWeb consente di notificarlo automaticamente a tutte le funzioni organizzative e le risorse interessate.
Cliccando sul pulsante Genera comunicazione in fondo alla maschera, TaleteWeb genera un messaggio di notifica allegando in automatico allo stesso il report del rapporto in formato pdf. Il software inserisce in automatico, tra i destinatari, tutte le funzioni auditate e quelle inserite nel team di valutazione. Per i soggetti interni TaleteWeb possiede già la e-mail, per i soggetti esterni è necessario inserire manualmente gli indirizzi e-mail. Per l'utilizzo della procedura di notifica si veda il paragrafo Come gestire il sistema di notifica

Report

E' possibile generare il report relativo ad ogni singolo rapporto:

Seleziona il piano e l'audit interessato;
Clicca sul pulsante Report e quindi su Rapporto; puoi esportare il report relativo al rapporto di audit nel formato desiderato; vedi anche Come gestire i report di TaleteWeb
Per visualizzare l'elenco dei rapporti di un piano, clicca sul pulsante Report e quindi su Elenco; seleziona l'esercizio ed il piano desiderato e clicca sul su Visualizza elenco; si veda anche Come gestire i report-elenchi di TaleteWeb.

Misurazioni

Il sistema TaleteWeb mette a disposizione del Team di valutazione, per ogni audit, una o più checklist elettroniche.

Per utilizzare questa funzionalità è indispensabile che precedentemente siano state progettate delle checklist elettroniche agganciate al processo oggetto di audit; ricordiamo che tutto il sistema, nella logica ISO 9001, è impostato per processi; si veda il paragrafo Misurazione Processi per progettare le checklist.

Per inserire delle misurazioni elettroniche agganciate all'audit in corso, seleziona la scheda Misurazioni: si apre la seguente interfaccia:

Il processo oggetto di audit e le checklist associate sono caricate automaticamente. Per attivare le funzionalità della procedura è indispensabile selezionare la funzione che deve eseguire la valutazione che deve essere quella attualmente autenticata: dall'elenco a tendina Funzione valutatrice seleziona quella interessata. A questo punto per eseguire una nuova valutazione clicca sul pulsante Nuova valutazione, per selezionare una valutazione già salvata clicca sull'elenco a tendina Valutazioni, seleziona quella interessata e clicca sul pulsante Visualizza.

Registrazione di una nuova valutazione

Clicca sul pulsante Nuova valutazione: viene visualizzata la checklist che si presenta con la seguente interfaccia

Spunta il giudizio che ritieni più appropriato al requisito e inserisci nel campo note tutte le evidenze. Completati tutti i requisiti clicca sul pulsante Salva alla fine della maschera.

Per tutti i requisiti per i quali il giudizio è "non applicato" o "applicato in parte o con problemi" il sistema propone e genera automaticamente una non conformità che il Lead auditor può confermare e completare o eliminare.

Completata la checklist dopo aver cliccato sul pulsante Salva, il sistema genera un indicatore grafico con una valutazione numerica del processo