Come segnalare una non conformità su Talete?

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La prima fase della gestione delle non conformità è relativa alla rilevazione di una non conformità. Qualsiasi utente autorizzato può accedere alla maschera per rilevare una non conformità, direttamente dalla homepage dell'applicazione, cliccando sul pulsante Rilevazione degli output non conformi:

Oppure in alternativa dal menù Monitoraggio seleziona Rilevazione non conformità accedendo alla maschera. E' possibile creare una scorciatoia inserendo il link di collegamento alla maschera direttamente sul desktop del proprio computer.

Il sistema assegna, automaticamente, ad ogni nuova non conformità un numero di protocollo progressivo per ogni anno. Il segnalante inserirà la Data di Emissione e la funzione emittente di appartenenza selezionandola nell'elenco a tendina Emesso da. Quindi selezionerà l'articolazione organizzativa segnalante e quella coinvolta; è molto importante selezionare il reparto segnalante perché gli elenchi delle possibili non conformità sono configurati nell'elenco Che cosa per reparto.

Per descrivere la non conformità il segnalante ha a disposizione il campo di testo Descrizione; può anche selezionare rapidamente dall'elenco a tendina Che cosa una descrizione rappresentativa della situazione che vuole identificare popolando automaticamente il campo Descrizione.

Un dato molto importante da registrare è quello relativo al campo Tipo NC; il sistema consente di classificare la NC come:

livello Minore (deviazioni che una volta corrette rientrano pienamente nei requisiti richiesti o che non sono significative ai fini del successivo utilizzo presso il Cliente. Limitato impatto economico per l'impresa. Correzione prevista: trattamento immediato selezionato dallo stesso segnalante sotto la responsabilità diretta del responsabile della funzione dove la NC è stata riscontrata)
livello Rilevante (sono quelle deviazioni che possono essere eliminate quasi completamente per cui è possibile ripristinare la conformità totale o parziale a fondamentali requisiti del prodotto/servizio e che non comportano problemi particolarmente gravosi nelle successive fasi interne e/o di utilizzo presso il cliente, non provocano il rifiuto da parte di quest’ultimo, o gravi inadempienze normative e legislative. Correzione prevista: riparazione, rilavorazione, rifacimento parziale, cernita, accettazione in concessione; Le NC vanno notificate al referente del SGQ e alle direzioni delle unità operative segnalanti e coinvolte che decidono la correzione)
livello Critica (sono quelle deviazioni che non possono essere eliminate completamente per cui è impossibile ripristinare la conformità totale a fondamentali requisiti del prodotto/servizio e che potrebbero comportare problemi particolarmente gravosi nelle successive fasi interne e/o di utilizzo presso il cliente o provocare il rifiuto da parte di quest’ultimo, o gravi inadempienze normative e legislative. L’impatto economico per l’impresa è rilevante. Correzione prevista: scarto, rifacimento totale. Le NC una volta identificate e registrate vanno notificate al referente del SGQ. La decisione della correzione spetta all'alta direzione)

Se si seleziona il livello Tipo NC Minore il sistema associa alla NC, in funzione del Che cosa registrato, un possibile Trattamento immediato. Il segnalante seleziona il trattamento proposto, una eventuale descrizione aggiuntiva del trattamento, eventuali allegati e conclude il processo cliccando sul pulsante Salva e invia. Nel caso di NC minore il sistema popola automaticamente i campi della scheda Controllo degli output non conformi. Rimane a carico del responsabile della funzione di appartenenza del segnalante la chiusura definitiva della stessa attraverso l'apposita funzionalità.

Se si seleziona il livello Rilevante o Critica il segnalante completerà la registrazione degli altri campi ritenuti necessari e termina il processo cliccando sul pulsante Salva e invia. Si veda l'istruzione Controllo degli output non conformi per la definizione del trattamento e delle eventuali azioni correttive.

I campi Che cosa, Dove, Fattori, Trattamenti possono essere configurati direttamente dall'utente master "amministratore", generalmente il quality manager, creando degli elenchi e dei tag utilissimi anche ai fini statistici. Vedi l'istruzione Impostazioni dell'applicazione QUALITÀ 2015.

Una informazione molto importante è quella relativa al processo coinvolto dalla non conformità. Nell'elenco a tendina Processo selezionare il processo padre o il processo figlio interessato.

Nel caso di non conformità relative a prodotti, materiali, beni in generale, ecc., intercettate nella fasi di controllo in accettazione, in process, al collaudo/controllo finale, indicare gli estremi della fornitura: Fornitore e Ordine e le quantità interessate unitamente all'unità di misura; questi dati saranno ripresi automaticamente dalla funzionalità che consente l'aggiornamento periodico delle qualifiche dei fornitori e andranno ad alimentare automaticamente le grandezze grezze del cruscotto direzionale.

Il sistema ti consente di allegare alla rilevazione della NC più documenti in formato digitale ad esempio un'immagine che identifichi meglio il problema, un file in qualsiasi formato, ecc. Per caricare un allegato clicca sul pulsante Attiva allegati; si attiva il controllo per eseguire l'upload di un documento. Vedi anche l'istruzione Come eseguire l'upload/download di un documento.

Cliccando sul pulsante in fondo alla maschera Salva e invia Il sistema genera il report in formato pdf, con la firma debole del segnalante in calce alla sezione della rilevazione, lo allega ad un messaggio di notifica che invia automaticamente, per posta elettronica, alla funzione segnalante, ai responsabili delle articolazioni organizzative coinvolta e segnalante, alle funzioni configurate nella scheda Impostazioni dell'applicazione (vedi anche il paragrafo Impostazioni).