La prima fase della gestione delle non conformità è relativa alla rilevazione di una non conformità. Qualsiasi utente autorizzato può accedere alla maschera per rilevare una non conformità, direttamente dalla homepage dell'applicazione QUALITA' 2015, cliccando sul pulsante Rilevazione degli output non conformi:
Oppure in alternativa dal menù Monitoraggio seleziona Rilevazione non conformità accedendo alla maschera. E' possibile creare una scorciatoia inserendo il link di collegamento alla maschera direttamente sul desktop del proprio computer.
Il sistema assegna, automaticamente, ad ogni nuova non conformità un numero di protocollo progressivo per ogni anno. Il segnalante inserirà la Data di Emissione e la funzione emittente di appartenenza selezionandola nell'elenco a tendina Emesso da. Quindi selezionerà l'articolazione organizzativa segnalante e quella coinvolta; è molto importante selezionare il reparto segnalante perché gli elenchi delle possibili non conformità sono configurati nell'elenco Che cosa per reparto.
Per descrivere la non conformità il segnalante ha a disposizione il campo di testo Descrizione; può anche selezionare rapidamente dall'elenco a tendina Che cosa una descrizione rappresentativa della situazione che vuole identificare popolando automaticamente il campo Descrizione.
Un dato molto importante da registrare è quello relativo al campo Tipo NC; il sistema consente di classificare la NC come:
- livello Minore
- livello Rilevante
- livello Crtitica
Se si seleziona il livello Tipo NC Minore il sistema associa alla NC, in funzione del Che cosa registrato, un possibile Trattamento immediato. Il segnalante registra il trattamento proposto, una eventuale descrizione aggiuntiva del trattamento, eventuali allegati e conclude il processo cliccando sul pulsante Salva e invia.
I campi Che cosa, Dove, Fattori, Trattamenti possono essere configurati direttamente dall'utente master "amministratore", generalmente il quality manager, creando degli elenchi e dei tag utilissimi anche ai fini statistici. Vedi l'istruzione Come configurare una sotto anagrafica aperta
Nel caso di non conformità relative a prodotti, materiali, manufatti ecc., intercettate nella fasi di controllo in accettazione, in process, al collaudo/controllo finale, indicare gli estremi della fornitura: Fornitore e Ordine e le quantità interessate unitamente all'unità di misura; questi danno saranno ripresi automaticamente dalla funzionalità che consente l'aggiornamento periodico delle qualifiche dei fornitori e andranno ad alimentare automaticamente le grandezze grezze del cruscotto direzionale.
Nella seconda parte della maschera riporta nel campo Descrizione una accurata ma sintetica descrizione della NC, e l'eventuale documentazione (n° disegno, procedura ecc.), quindi indica se hai preso accorgimenti immediati o no, spuntando la relativa casella e riporta, e in caso affermativo scrivi nell'apposito campo quali.
Il sistema ti consente di allegare alla rilevazione della NC più documenti in formato digitale ad esempio un'immagine che identifichi meglio il problema, un file in qualsiasi formato, ecc. Per caricare un allegato clicca sul pulsante Attiva allegati; si attiva il controllo per eseguire l'upload di un documento. Vedi anche l'istruzione Come eseguire l'upload/download di un documento
Infine, clicca sul pulsante in fondo alla maschera Salva e invia. Il sistema genera il report in formato pdf, con la tua firma debole in calce alla sezione della rilevazione, lo allega ad un messaggio di notifica che invia automaticamente a te e alle funzioni configurate con la funzionalità Impostazioni dell'applicazione (vedi anche il paragrafo Impostazioni).