La funzione permette la gestione dei documenti, se l'operatore è autorizzato. Nella funzione albero documenti abbiamo visto come una cartella, ora tramite questa funzione vediamo come creare un documento dentro questa cartella e popolarlo di file.
La maschera di gestione si presenta con la possibilità di selezionare un documento già presente o di crearne uno nuovo, eliminarlo o accedere alla reportistica .

La ricerca può essere effettuata o inserendo parzialmente il nome del documento nel campo Ricerca documento o individuando la cartella di appartenenza nel campo Ricerca cartella.
Il pulsante permette all'utente di accedere all' elenco documenti ,nella funzione gestione documenti trattata nel prossimo paragrafo.

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Nuovo documento

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In questa scheda sono gestiti i dati del documento e riguardano in particolar modo la definizione del documento categoria, tipo, sistema di gestione, edizione etc.. possono inoltre essere inseriti i componenti del gruppo di lavoro che hanno partecipato alla stesura del documento.

I campi richiesti sono :

Il pulsante , permette l'inserimento dei collaboratori che hanno partecipato alla stesura del documento, la maschera di inserimento richiede la selezione del nominativo dall'elenco dei lavoratori.

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Firme

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inoltre nella parte bassa della scheda, possono essere inserite le firme dei collaboratori, inseriti come lavoratori interni all'organizzazione, legati con le rispettive funzioni.

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File associati

La scheda si compone di una tabella dove l'utente ha la possibilità di popolare il documento raccoglitore con dei file da importare tramite la procedura di caricamento sfoglia/carica dal proprio pc o da altre origini.
Il pulsante permette la cancellazione del file selezionato nella riga o in simultanea di tutti i file selezionati tramite dalla casella di spunta posta a destra del nome file. Cliccando sul nome evidenziato in blu si ottiene il download del file ( scaricamento ) sul proprio computer.

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Allegati / documenti di riferimento

La scheda si compone di una tabella dove l'utente ha la possibilità di popolare il documento raccoglitore con dei file allegati o come documenti di riferimento, da inserire selezionandoli dai documenti contenuti nella libreria dell'organizzazione.

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Notifiche

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inviata

Nella e-mail indicata nella tabella utenti trovo il testo della notifica, mentre nella sezione messaggi trovo i riferimenti della notifica


Il pulsante Apri permette all'utente di accedere al messaggio della notifica ricevuta e successivamente tramite il link che trova nel messaggio, può trovare i documenti accedendo dalla funzione Gestione Documenti nella cartella dei File associati per avere l'opportunità di scaricarli sul proprio computer, per la consultazione in loco.

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Distribuzione

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In questa scheda l'operatore ha la possibilità di importare dall'esterno, tramite il sistema di caricamento Sfoglia e Carica, dei file da allegare come bozze. Per rendere definitivi i file bozze occorre premere il pulsante , in questo modo le bozze diverranno definitive ed inserite nella scheda dei File associati.

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Revisioni

In questa scheda l'operatore ha l'opportunità di vedere se sono state caricate per il documento, delle revisioni precedenti . il pulsante permette all'utente di archiviare il documento corrente senza possibilità di modifica e ne prepara una copia per iniziare a lavorare, mentre elimina in maniera permanete il documento corrente per recuperare un versione precedente dello stesso e se non esistono revisioni precedenti il software segnala l'impossibilità di procedere all'operazione di cancellazione.

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Richieste di modifiche

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REPORT

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La funzione Elenco documenti, presenta nella sezione, una maschera filtro per avere una ricerca più mirata dei documenti e contiene un importante sezione riguardante la possibilità di caricare un file esterno da foglio Excel o da file zip ( compresso ).

I campi richiesti dal filtro sono i seguenti :

Ecco un esempio di come si presenta l'elenco dei documenti :

L'operatore può consultare il documento cliccando sul campo della colonna nome nella riga selezionata se possiede la giusta autorizzazione, altrimenti il sistema genera un messaggio di errore di questo tipo :

In fondo alla tabella dell'elenco documenti è attiva la sezione di caricamento massivo dei file, della cancellazione dei documenti selezionati con l'opzione Elimina, della esportazione/importazione su file Excel e del caricamento di un file zip, oltre alla opzione di salvataggio della configurazione, caricamento della configurazione salvata, del ripristino della configurazione iniziale, personalizzabile per ogni utente.


Il pulsante , posto sopra la tabella, richiama la funzione Gestione Documenti la cui trattazione è stata svolta nella sezione precedente in questo paragrafo e permette la gestione di nuovi documenti.