Come distribuire un documento su Talete?
Guarda il video tutorial:
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| name | Distribuzione_documenti.mp4 |
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Leggi le istruzioni:
La funzione permette di gestire l'aspetto distributivo delle Liste di distribuzioni, specificando il confezionamento e le modalità di distribuzione dei documenti. La distribuzione dei documenti è riservata ai soli lavoratori dell'Organizzazione, o utenti o funzioni legati al lavoratore.
La maschera di gestione della funzione presenta le funzionalità di ricerca, inserimento, eliminazione e reporting di una lista. La ricerca è effettuata da software selezionando la lista dal menù di selezione a tendina e specificando l'anno di esercizio.
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L'opzione consente di inserire un nuovo codice di distribuzione, le informazioni richieste sono :
Le specifiche dei Sistemi di gestione di riferimento – : va indicato spuntando la casella di selezione a quale sul Sistema di gestione di riferimento al quale è legata la distribuzione corrente;
Numero Il numero protocollo proposto in automatico ( dove lo prende ???? ) ;
una sezione tipo quella di un client di posta elettronica formata da :
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In questa scheda vanno inseriti i documenti che dovranno far parte della distribuzione
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I documenti dovranno essere inseriti scegliendo sia la cartella che il documento tra quelli presenti in libreria, attraverso un menù a tendina. Mettendo il segno di spunta l'utente può allegare al documento anche gli eventuali allegati associati allo stesso ( scheda File associati, e Allegati della Gestione documenti ). È possibile inserire tramite la maschera di inserimento o una cartella o documento altrimenti il sistema segnala un errore e non effettua l'inserimento.
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La sezione delle schede contiene i documenti da distribuire, l'elenco dei destinatari e l'elenco dei lavoratori che sono stati coinvolti dalla distribuzione corrente.
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Destinatari
In questa maschera della scheda destinatari, l'operatore può inserire vari destinatari, quali il Lavoratore, La Funzione ed il destinatario attraverso la Funzione, il lavoratore, l'utente TaleteWeb, oppure la Lista di distribuzione, gestita dalla omonima funzione in Anagrafiche. C'è poi la possibilità di inviare la notifica anche ad un soggetto esterno all'organizzazione.
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Al termine della compilazione della maschera di gestione , tramite il pulsante Inserisci viene caricata la Listasi clicca su Inserisci.
Successivamente premendo il tasto Invia, il software si occupa di smistare i documento documenti della Lista di distribuzione ai vari destinatari. Il sistema aggiorna la data e l'ora dell'invio, per avere la tracciabilità delle distribuzioni.
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Distribuzione
Nella scheda l'operatore può visualizzare quali lavoratori , la cui lista di distribuzione è stata inviata, ha hanno letto il documento inviato, e quanti hanno compilato l'eventuale questionario allegato.
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E' la stessa maschera che si vede nella scheda Distribuzione, nella Gestione documenti.