...
La gestione di un azione correttiva o preventiva segue un flusso logico che parte dalla definizione dell'origine dell'azione (prima scheda) quindi della definizione della richiesta di azione, l'indagine, la gestione degli interventi, le verifiche di efficacia e la gestione dei costi delle azioni ed infine nell'ultima scheda Notifiche si avrà la condivisione, pubblicazione e comunicazione.
Origine
Specificare la funzione organizzativa richiedente, la data di richiesta di azione. Si ricorda che tutte le date seguono la logica temporale del workflow, pertanto sarà poi possibile, in sede di cruscotto direzionale, monitorare il tempo intercorso, ad esempio, tra una richiesta e la verifica finale dell'efficacia della stessa.
Inserire, laddove la richiesta non è generata in automatico da altra funzionalità o applicazione, l'origine della richiesta (da quale processo ha origine la richiesta); laddove i processi sono gestiti con applicazioni o funzionalità del sistema informatico TaleteWeb, queste informazioni relative all'origine, vengono riportate in automatico, unitamente al n. riferimento.
Occorre in ogni caso registrare eventuali riferimenti esterni, laddove la richiesta ha origine da un riferimento esterno e la relativa data.
Nel campo testuale della Descrizione va riportata la descrizione della richiesta di azione correttiva, cercando di dettagliare bene la richiesta e l'origine della stessa.
Anche in questo caso se la richiesta è generata da altra applicazione, nel campo descrizione ritroveremo di default quanto specificato nell'applicazione di origine e si può integrare le informazioni.
Completate le registrazioni occorre salvarle cliccando il tasto Salva e a questo punto si attivano le altre schede del procedimento di gestione dell'azione.
A questo punto è possibile allegare dei file. Per ulteriori informazione su come allegare file vedere la sezione TWM-Come caricare un file
Cliccando sul pulsante Genera notifica origine in fondo alla maschera, TaleteWeb genera un messaggio di notifica allegando in automatico allo stesso il report dell'azione in formato pdf. Vedere qui sotto il paragrafo Notifiche.
Indagine
Il sistema informatico TaleteWeb consente di registrare l'esito dell'indagine delle cause profonde del problema dell'evento della non conformità che ha originato la richiesta di azione.
Una volta riportati gli esiti e le evidenze delle azioni, effettuati con metodologia esterna all'applicazione; si inserirà in questa scheda un riassunto finale conclusivo dell'indagine sulle cause e la funzione organizzativa del gruppo di indagine o del nucleo costituito per l'indagine. Inoltre c'è la possibilità di allegare tutti i documenti di qualsiasi tipo si ritengano necessari per poter corredare l'indagine di opportune evidenze.
...
Anche in questa scheda è possibile generare una notifica.
Interventi
...
Il sistema informatico TaleteWeb consente di gestire gli interventi correttivi o preventivi.
Si clicca quindi Cliccando sulla scheda Interventi e si accede all'interfaccia che consente di programmare n. gli interventi associati alla medesima azione , e verificarne l'attuazione, gestire l'alert.
Per programmare un intervento si accede alla scheda Proposta, si descriverà in maniera dettagliata l'. Il sistema assegna automaticamente un numero progressivo. Inserire una descrizione dettagliata del intervento, quindi si selezionerà selezionare dall'elenco a tendina la funzione organizzativa responsabile della decisione e la data in cui è stata assunta la decisione; si definirà . Selezionare anche la funzione organizzativa responsabile di attuare l'intervento deciso e si definirà indicare la data entro la quale l'intervento deve essere attuato. Se l'intervento richiede un'attività formativa o di addestramento è possibile correlare ed associare all'intervento direttamente una richiesta di evento formativo spuntando la relativa casella. Allo stesso modo si procede se è richiesta una riunione. Al salvataggio il sistema genera automaticamente una richiesta di intervento. Per rendere effettive le registrazioni si clicca cliccare sul pulsante Salva .
Allo stesso modo è possibile Per creare un nuovo intervento a fronte delle nostra azione cliccando per la stessa azione cliccare sul pulsante Nuovo .
Anche in questa scheda è possibile allegare dei file e generare una notifica della proposta.
Tramite la scheda Attuazione è possibile registrare l'attuazione della proposta.
A tal fine selezionare dal menù a tendina il responsabile della verifica, e spuntare la casella Verifica attuazione per poi procedere ad inserire la data effettiva e l'esito (positivo o negativo).
Nel caso dell'esito negativo ci sono due possibilità di prorogarlo (Per continuare con l'inserimento a questo punto è necessario salvare le modifiche dell'intervento cliccando su Salva)
- Generando un nuovo intervento: Il sistema genera un nuovo intervento che rimarrà collegato al presente. Una volta generato, il numero dell'intervento collegato sarà visibile accanto alla data di proroga sotto la dicitura "Intervento collegato".
Riprogrammando l'intervento: in questo caso il sistema passa direttamente a un nuovo intervento.
Una volta finito l'inserimento di dati cliccare su Salva.
Avvisi di scadenza
...
Tramite questa maschera è possibile gestire gli avvisi delle scadenze. Indicare la frequenza della notifica e, se necessario, indicare altri soggetti da notificare oltre ai responsabili già impostati precedentemente. Dagli elenchi a tendina selezionare le funzioni organizzative o soggetti esterni od interni che vogliamo siano avvisati. Se il destinatario è esterno, indicare nome e indirizzo email. Una volta selezionato il destinatario cliccare su Inserisci.
Verifica efficacia
Una volta completata l'attuazione di tutti gli interventi e verificati gli stessi con esito positivo la funzione organizzativa incaricata può procedere alla verifica dell'efficacia conclusiva dell'azione e alla registrazione dei costi sostenuti per l'azione correttiva o preventiva.
Il sistema consente di effettuare la verifica dell'efficacia solo per gli interventi attuati con esito positivo.
Barra Dei Menù
SchedeElenco a tendina
Dal menù si accede a questa schermata tramite la gestione REATTIVA, si selezionerà dall'elenco a tendina, un azione da analizzare e successivamente ci si posiziona alla quarta scheda "Verifiche e costo".
Si spunterà la casella 
, si registrerà al 
Spuntare la casella Verifica efficacia, registrare la data effettiva della verifica dell'efficacia, si inserisce inserire il responsabile della verifica, l'esito e si riporteranno riportare tutte le evidenze necessarie a fornire dimostrazioni, riscontri e quant'altro, nell'apposito riguardoriquadro.
Infine c'è l'opzione di registrare i costi resisi resi necessari; se inseriti, il sistema provvederà ad elaborare i dati ed inviarli al cruscotto direzionale per monitorare i relativi indicatori. 
Al completamento, cliccando sul pulsante 
pulsante Salva si rendono effettive le modifiche apportate.
È possibile generare il PDF, con tutte le informazioni, dal 
ed è possibile sempre notificare a persone e funzioni interessate, tramite la scheda Notifiche.
Si comprende che, in realtà molto complesse, un sistema informatico del genere possa aiutare notevolmente nel tenere sotto controllo e monitorare tutti gli eventi, interventi programmati, con un processo decisionale arrivando alla dematerializzazione di tutte le carte e moduli. Come altresì è importante avere sotto controllo la comunicazione interna da poter rintracciare in qualsiasi momento.
Notifiche
In questa scheda sono visualizzate le diverse notifiche generate nelle schede precedenti. Per visualizzare il dettaglio di una notifica cliccare su 
e si aprirà una finestra con allegato un pdf delle azioni e con la possibilità di inserire dettagli, aggiungere allegati e inserire destinatari. Dopo di che sarà possibile salvare, inviare o reinviare la notifica.
Per eliminare una notifica dalla lista, cliccare sul tasto 
accanto al nome della stessa.
Report
Cliccando su Report si accede a diversi elenchi e report. Vedere le sezioni corrispondenti:
- Elenco programmazioni azioni preventive
- Elenco verifiche azioni preventive
- Elenco costi azioni correttive/preventive
- Scadenzario azioni correttive/preventive
- Chiusura azioni
- Report azione correttiva/preventiva
| Includi pagina | ||||
|---|---|---|---|---|
|