Per accedere alla procedura per la gestione delle azioni si accede dal menù Proattiva cliccando sul sottomenù Azioni per affrontare rischi e opportunità. Questa maschera consente di inserire una nuova azione (tasto Nuova) o di selezionarne una già esistente cercandola dall'elenco a tendina. Si presenterà la seguente maschera:

Quando si crea una nuova azione, il sistema assegna in automatico il numero progressivo (identificativo univoco); i campi da compilare sono:

• la localizzazione (Presidio, ecc)
• la spunta iniziale se si tratta di azione correttiva o preventiva / di miglioramento
• la priorità dell'azione
• assegnare all'azione il Riferimento normativo

La gestione di un azione correttiva o preventiva segue un flusso logico che parte dalla definizione dell'origine dell'azione (prima scheda) quindi della definizione della richiesta di azione, l'indagine, la gestione degli interventi, le verifiche di efficacia e la gestione dei costi delle azioni ed infine nell'ultima scheda Notifiche si avrà la condivisione, pubblicazione e comunicazione.

Origine

Specificare la funzione organizzativa richiedente, la data di richiesta di azione. Si ricorda che tutte le date seguono la logica temporale del workflow, pertanto sarà poi possibile, in sede di cruscotto direzionale, monitorare il tempo intercorso, ad esempio, tra una richiesta e la verifica finale dell'efficacia della stessa.
Inserire, laddove la richiesta non è generata in automatico da altra funzionalità o applicazione, l'origine della richiesta (da quale processo ha origine la richiesta); laddove i processi sono gestiti con applicazioni o funzionalità del sistema informatico TaleteWeb, queste informazioni relative all'origine, vengono riportate in automatico, unitamente al n. riferimento.
Occorre in ogni caso registrare eventuali riferimenti esterni, laddove la richiesta ha origine da un riferimento esterno e la relativa data.
Nel campo testuale della Descrizione va riportata la descrizione della richiesta di azione correttiva, cercando di dettagliare bene la richiesta e l'origine della stessa.
Anche in questo caso se la richiesta è generata da altra applicazione, nel campo descrizione ritroveremo di default quanto specificato nell'applicazione di origine e si può integrare le informazioni.
Completate le registrazioni occorre salvarle cliccando il tasto Salva e a questo punto si attivano le altre schede del procedimento di gestione dell'azione.

A questo punto è possibile allegare dei file. Per ulteriori informazione su come allegare file vedere la sezione Come caricare un file

Cliccando sul pulsante Genera notifica origine in fondo alla maschera, TaleteWeb genera un messaggio di notifica allegando in automatico allo stesso il report dell'azione in formato pdf. Vedere qui sotto il paragrafo Notifiche.

Indagine

Il sistema informatico TaleteWeb consente di registrare l'esito dell'indagine delle cause profonde del problema dell'evento della non conformità che ha originato la richiesta di azione.
Una volta riportati gli esiti e le evidenze delle azioni, effettuati con metodologia esterna all'applicazione; si inserirà in questa scheda un riassunto finale conclusivo dell'indagine sulle cause e la funzione organizzativa del gruppo di indagine o del nucleo costituito per l'indagine. Inoltre c'è la possibilità di allegare  tutti i documenti di qualsiasi tipo si ritengano necessari per poter corredare l'indagine di opportune evidenze.

 Alla fine delle registrazioni, per renderle valide cliccare sul pulsante Salva .

Anche in questa scheda è possibile generare una notifica.

Interventi

Il sistema informatico TaleteWeb consente di gestire gli interventi correttivi o preventivi.

Si clicca quindi sulla scheda Interventi e si accede all'interfaccia che consente di programmare n. interventi associati alla medesima azione, verificarne l'attuazione, gestire l'alert.
Per programmare un intervento si accede alla scheda Proposta, si descriverà in maniera dettagliata l'intervento, quindi si selezionerà dall'elenco a tendina la funzione organizzativa responsabile della decisione e la data in cui è stata assunta la decisione; si definirà la funzione organizzativa responsabile di attuare l'intervento deciso e si definirà la data entro la quale l'intervento deve essere attuato. Se l'intervento richiede un'attività formativa o di addestramento è possibile correlare ed associare all'intervento direttamente una richiesta di evento formativo spuntando la relativa casella. Allo stesso modo si procede se è richiesta una riunione. Al salvataggio il sistema genera automaticamente una richiesta di intervento. Per rendere effettive le registrazioni si clicca sul pulsante Salva .
Allo stesso modo è possibile creare un nuovo intervento a fronte delle nostra azione cliccando sul pulsante Nuovo .

Anche in questa scheda è possibile allegare dei file e generare una notifica della proposta.

Avvisi di scadenza

Verifica efficacia

Una volta completata l'attuazione di tutti gli interventi e verificati gli stessi con esito positivo la funzione organizzativa incaricata può procedere alla verifica dell'efficacia conclusiva dell'azione e alla registrazione dei costi sostenuti per l'azione correttiva o preventiva.
Il sistema consente di effettuare la verifica dell'efficacia solo per gli interventi attuati con esito positivo. 
Barra Dei Menù
SchedeElenco a tendina 
Dal menù si accede a questa schermata tramite la gestione REATTIVA, si selezionerà dall'elenco a tendina, un azione da analizzare e successivamente ci si posiziona alla quarta scheda "Verifiche e costo".
Si spunterà la casella  , si registrerà al data effettiva della verifica dell'efficacia, si inserisce il responsabile della verifica, l'esito e si riporteranno tutte le evidenze necessarie a fornire dimostrazioni, riscontri e quant'altro, nell'apposito riguardo.
Infine c'è l'opzione di registrare i costi resisi necessari; se inseriti, il sistema provvederà ad elaborare i dati ed inviarli al cruscotto direzionale per monitorare i relativi indicatori. 

Al completamento, cliccando sul pulsante  si rendono effettive le modifiche apportate.
È possibile generare il PDF, con tutte le informazioni, dal  ed è possibile sempre notificare a persone e funzioni interessate, tramite la scheda Notifiche.
Si comprende che, in realtà molto complesse, un sistema informatico del genere possa aiutare notevolmente nel tenere sotto controllo e monitorare tutti gli eventi, interventi programmati, con un processo decisionale arrivando alla dematerializzazione di tutte le carte e moduli. Come altresì è importante avere sotto controllo la comunicazione interna da poter rintracciare in qualsiasi momento.