Registrazione riunione

Vediamo come effettuare la registrazione di una riunione.
La scheda gestisce una serie di informazioni riguardanti la tenuta della riunione. Essa riguardano :

• La registrazione dei partecipanti, da inserire manualmente o recuperabili tramite il pulsante Recupera partecipanti previsti, dall'elenco dei partecipanti previsti
• Data effettiva in cui si è tenuta la registrazione
• Ora di inizio e ora di fine riunione
• Funzione che redige il verbale, selezionabile dal menù a tendina
• Argomenti della riunione, con possibilità di inserire tramite il pulsante Nuovo, l'elemento argomento, e se presente selezionarlo dal menù a tendina.

Occorre fare particolare attenzione alla sezione Argomenti della riunione, perché in questa maschera, verranno inseriti, le componenti principali degli argomenti della riunione. Nello specifico :

• Titolo dell'argomento
• Commenti
• Decisioni
• Data di attuazione e limite entro la quale la decisione deve essere attuata
• Incaricati, inserimento per nome del lavoratore o funzione, l'impostazione se addetto o esterno
• Frequenza di notifica
• Altri soggetti da notificare (vedi notifiche in Programmazione)

Al termine della registrazione dei dati, il pulsante Genera notifica registrazione, provvede a generare le notifiche della avvenuta registrazione della funzione organizzativa incaricata della Registrazione, quindi della verbalizzazione, cliccherà sulla scheda Verbale.
Occorre per prima cosa individuare le funzioni organizzative e le risorse che effettivamente hanno partecipato alla riunione; per far ciò è possibile con una procedura rapida, recuperare le funzioni e le risorse inserite nella programmazione della riunione cliccando semplicemente sul pulsante Recupera.

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Così il sistema duplica l'elenco delle funzioni che sono state inserite nella prima fase. Evidentemente potrebbe verificarsi che non tutte le funzioni convocate partecipino poi effettivamente alla riunione; in questo caso quindi il redattore del verbale provvederà a cancellare cliccando sul simbolo Image Added accanto al nome corrispondente, la risorsa che non è presente alla riunione e potrà altresì viceversa inserire funzioni che non appaiono nell'elenco hanno comunque partecipato cliccando sul simbolo Image Added .
Definite a questo punto le risorse partecipanti il verbalizzante passa ad indicare la data e l'ora di inizio e fine corrette ed effettive della riunione che potrebbero essere state anticipate o posticipate rispetto ai dati programmati inizialmente.
Chiaramente dall'elenco a tendina si andrà a selezionare chi ha verbalizzato (Funzione che redige il verbale).

Successivamente si passa alla scheda Argomenti.

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Il sistema permette per ogni riunione di verbalizzare in merito ai diversi argomenti trattati e discussi; quindi di default il sistema di posiziona su Nuovo argomento, per cui il redattore andrà a compilare tutti i campi richiesti (Titolo dell'argomento, Commenti dei partecipanti, Decisioni assunte a fronte dell'argomento trattato).

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Una decisione presuppone che ci sia una funzione organizzativa interna o un elemento esterno che hanno la responsabilità della decisione assunta, quindi si indicherà la funzione organizzativa, dall'elenco a tendina (elemento interno) o come elemento esterno.
Si definirà allora la data Entro la quale la decisione deve essere portata a termine e poi si ultimerà con la data attuazione (quando è stato portato a termine); solo allora il sistema chiuderà il ciclo e toglierà la decisione dallo scadenziario altrimenti il sistema consente prima della scadenza, di attivare il sistema di alert (notifica avviso di scadenza).
Invece, dopo la data di attuazione la decisione andrà nello scadenziario e sarà possibile individuare tutte le decisioni non portate a termine nei temi e nei termini prestabiliti.
Completate tutte le registrazioni si clicca sul pulsante Salva argomento per rendere valide le registrazioni in merito al primo argomento trattato nel corso della riunione.
Per procedere a caricare un nuovo argomento si ripeterà la stessa procedura.
Per rendere valide le informazioni apportate in qualsiasi scheda della procedura occorre sempre salvare con il tasto di inizio procedura Salva.
Completata la registrazione del verbale della riunione il verbalizzante cliccherà sul pulsante Genera in fondo alla maschera per generare una notifica con il relativo Pdf con il verbale delle riunione allegato.

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Così il sistema genera un messaggio di posta elettronica che come destinatari ha tutti le funzioni convocate e che hanno partecipato alla riunione.