Come caricare un documento su Talete?
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Multimedia name Caricare_un_documento__2_.mp4
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La funzione permette la gestione dei documenti, se l'operatore è autorizzato. Nella funzione albero documenti abbiamo visto come una cartella, ora tramite questa funzione vediamo come creare un documento dentro questa cartella e popolarlo di file.
La maschera di gestione si presenta con la possibilità di selezionare un documento già presente o di crearne uno nuovo, eliminarlo o accedere alla reportistica .
La ricerca può essere effettuata o inserendo parzialmente il nome del documento nel campo Ricerca Seleziona il documento o individuando la cartella di appartenenza nel campo Ricerca cartella.
Il pulsante 
permette all'utente di accedere all' elenco documenti ,nella funzione gestione documenti trattata nel prossimo paragrafo.
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Questa opzione permette la creazione di un nuovo documento. Il documento non è un file del tipo pdf, docx o altro ma è una specie di raccoglitore che può contenere uno o più file da associare di diverse tipologie. Il nome deve essere inserito senza estensione e costituito da almeno alcune parole chiavi che possono facilitarne successivamente la ricerca, occorre specificare inoltre la cartella dove è situato il documento.
Appena salvato il documento con il pulsante Salva, il programma segnala che il documento inserito è in fase di bozza, perché la casella di spunta su Documento pubblicato, è disattivato , quindi il programma considera che il documento è privato e in fase di bozza, viceversa se il Documento è pubblicato, significa che può essere consultato da tutti gli utenti autorizzati tramite la funzione Consultazione documenti vista nel paragrafo precedente. Le schede gestite dalla funzione sono le seguenti :
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In questa scheda sono gestiti i dati del documento e riguardano in particolar modo la definizione del documento categoria, tipo, sistema di gestione, edizione etc.. possono inoltre essere inseriti i componenti del gruppo di lavoro che hanno partecipato alla stesura del documento.
I campi richiesti sono :
Campi | Descrizione | Note | |
Nome | Descrittivo | Occhio alle parole chiavi per la ricerca facilitata | |
Cartella del documento | Selezione | Tabella Albero dei documenti | |
Documento pubblicato | Opzione : No/Si | Se no il documento rimane privato e non può essere consultato da altri utenti – lo stato è quello di bozza | |
Codice | Descrittivo | Codice che individua il documento, come l'etichetta di un raccoglitore | |
Revisione | Descrittivo | Codice o sigla – può essere inserito come campo merge nei documenti Word che contengono MergeField – i documenti verranno aggiornati attivando l'apposita casella di Riparametrizzazione | |
Data revisione | Data | Data di revisione del documento | |
Categoria documento | Selezione | Tabella Categorie documento | |
Tipo documento | Opzione : Interno/esterno | Libreria Organizzazione o aziendale | |
Sistema di gestione di riferimento | Selezione | Tabella sistemi di riferimento | |
Edizione | Descrittivo | Se si vuole gestire edizioni | |
Data edizione | Data | Se si vuole gestire edizioni | |
Data prima pubblicazione | Data | Data prima pubblicazione | |
Data ultima pubblicazione | Data | Data ultima pubblicazione viene aggiornata all'ultima | |
Centro di costo | Selezione | Tabella centri di costo | |
Documento accreditato | Opzione : No/Si | Se si, inserire l'elenco dei presidi nel campo a destra | |
Sedi / siti | Selezione | Tabella Presidi presso i quali il documento è stato accreditato | |
Metodo | Opzione : Interno/ufficiale | Se ufficiale si attiva il campo riferimento normativo | |
Riferimento normativo | Descrittivo | Attivo solo se il metodo è ufficiale. Può essere descritta il riferimento ad una particolare norma | |
Collaboratori | |||
Lavoratori | Selezione | Da tabella Lavoratori |
Il pulsante 
pulsante Nuovo , permette l'inserimento dei collaboratori che hanno partecipato alla stesura del documento, la maschera di inserimento richiede la selezione del nominativo dall'elenco dei lavoratori.
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La scheda si compone di diverse sezioni nei quali è possibile inserire a seconda dei vari passaggi che accompagnano la stesura del documento, le funzioni e le firme previste dei vari responsabili sono quelle inerenti :
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inoltre nella parte bassa della scheda, possono essere inserite le firme dei collaboratori, inseriti come lavoratori interni all'organizzazione, legati con le rispettive funzioni.
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La scheda si compone di una tabella dove l'utente ha la possibilità di popolare il documento raccoglitore con dei file da importare tramite la procedura di caricamento sfoglia/carica dal proprio pc o da altre origini.
Il pulsante 
permette la cancellazione del file selezionato nella riga o in simultanea di tutti i file selezionati tramite dalla casella di spunta posta a destra del nome file. Cliccando sul nome evidenziato in blu sottolineato si ottiene il download del file ( scaricamento ) sul proprio computer.
Includi pagina
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La scheda si compone di una tabella dove l'utente ha la possibilità di popolare il documento raccoglitore con dei file allegati o come documenti di riferimento, da inserire selezionandoli dai documenti contenuti nella libreria dell'organizzazione.
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In questa scheda vengono gestite le notifiche da inviare in maniera diretta ai destinatari o tramite la Lista di distribuzione , viste nei capitoli precedenti.
La tabella posta sotto quella degli Allegati permette all'utente di gestire i destinatari potendo scegliere, dal menù a tendina, tra le categorie dei :
- Cliente
- Fornitore
- Funzione
- Utente TaleteWeb
- Lavoratore
Al termine della selezione con il pulsante Inserisci, carica in tabella i destinatari della notifica.
I pulsanti posti in fondo alla cartella, 
, permettono di :
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- Reinvia a tutti- salvare la notifica ed inviare a tutti i destinatari compresi quelli a cui è già stata
inviata
Nella e-mail indicata nella tabella utenti trovo il testo della notifica, mentre nella sezione messaggi trovo i riferimenti della notifica
Il pulsante Apri permette all'utente di accedere al messaggio della notifica ricevuta e successivamente tramite il link che trova nel messaggio, può trovare i documenti accedendo dalla funzione Gestione Documenti nella cartella dei File associati per avere l'opportunità di scaricarli sul proprio computer, per la consultazione in loco. 
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In questa scheda l'operatore ha l'opportunità di vedere se sono state caricate per il documento, delle Liste di distribuzione ( trattate in precedenza in questo paragrafo nel menù delle Anagrafiche ).
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In questa scheda l'operatore ha la possibilità di importare dall'esterno, tramite il sistema di caricamento Sfoglia e Carica, dei file da allegare come bozze. Per rendere definitivi i file bozze occorre premere il pulsante 
, in questo modo le bozze diverranno definitive ed inserite nella scheda dei File associati.
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In questa scheda l'operatore ha l'opportunità di vedere se sono state caricate per il documento, delle revisioni precedenti . il pulsante 
permette all'utente di archiviare il documento corrente senza possibilità di modifica e ne prepara una copia per iniziare a lavorare, mentre 
elimina in maniera permanete il documento corrente per recuperare un versione precedente dello stesso e se non esistono revisioni precedenti il software segnala l'impossibilità di procedere all'operazione di cancellazione.
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In questa scheda si possono vedere tutte le richieste di modifica inserite tramite la funzione Richieste modifica documento , trattata più avanti in questo paragrafo.
Questionario
In questa scheda c'è la possibilità di inserire un questionario da allegare al documento, per soddisfare il requisito di comprensione.
Classificazione e scarto
Di seguito una Roadmap per la preparazione di un nuovo documento :
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- Elenco documenti ed importazioni
- Report ( non attivo ???? )
La funzione Elenco documenti, presenta nella sezione, una maschera filtro per avere una ricerca più mirata dei documenti e contiene un importante sezione riguardante la possibilità di caricare un file esterno da foglio Excel o da file zip ( compresso ). 
I campi richiesti dal filtro sono i seguenti :
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