Documenti interni

Il sistema informatico TaleteWeb consente la gestione controllata completa di tutti i documenti prescrittivi relativi ai diversi sistemi di gestione. Per accedere alla maschera dal menù Documenti seleziona Gestione documenti e quindi Documenti interni, si apre la seguente interfaccia:

Per selezionare un documento già esistente dall'elenco a tendina Seleziona il documento digita alcune lettere contenute nel nome del documento cercato; il sistema propone alcuni documenti, individua quello cercato e selezionalo. È possibile modificare i dati relativi al documento; per confermare le modifiche clicca sul pulsante Salva. E' possibile eliminare il documento selezionato cliccando sul pulsante Elimina. Queste operazioni sono consentite solo agli utenti autorizzati. Per creare un nuovo documento clicca sul pulsante Nuovo si presenta le seguente interfaccia:

E' possibile creare un nuovo documento sia utilizzando questa procedura che direttamente dalla maschera Albero documenti e cartelle vista nel paragrafo precedente.

Digita il nome del documento nel campo Nome, quindi dall'elenco a tendina Cartella del documento seleziona il nome della cartella dove vuoi conservare il documento per generare il documento clicca sul pulsante Salva.

Dati documento

Per gestire in forma controllata un documento è necessario associare allo steso alcuni dati ed informazioni per identificarne lo stato e consentirne la rapida ricerca e rintracciabilità. Clicca sulla scheda Dati documento.
Il redattore del documento quando crea per la prima volta il documento stesso inserirà le informazioni richieste quali la Revisione (generalmente un numero da 0 a 9) e la relativa Data Revisione, l'eventuale Edizione (generalmente un numero romano: i, II, III ecc.) e relativa Data Edizione, assegnerà al documento una categoria selezionandola nell'elenco a tendina Categoria documento (si veda l'istruzione Come utilizzare le sotto anagrafiche aperte creando elenchi a tendina), il tipo, il Sistema di gestione di riferimento e il Centro di costo scegliendoli dai rispettivi elenchi a tendina. E' possibile associare al documento un gruppo di collaboratori che partecipano alla stesura dello stesso; per fare ciò dopo aver cliccato sul pulsante Salva, attraverso la seguente interfaccia inserire i collaboratori cliccando su , selezionando nell'elenco a tendina il lavoratore desiderato e cliccando sul pulsante Inserisci

Generalmente in fase di prima stesura il redattore assegna al documento la revisione bozza e solo dopo le fasi di verifica e approvazione provvederà, egli stesso o altra funzione incarica, alla prima pubblicazione del documento assegnando la revisione "0". L'edizione viene generalmente utilizzata per radicali revisioni del documento stesso che ne cambiano in modo significativo i contenuti e/o il layout.

Firme

Il documento, sia in fase di prima emissione che nelle successive revisioni, deve essere firmato dalle funzioni responsabili della redazione, verifica, approvazione e pubblicazione, prima della distribuzione in forma controllata agli utenti interessati. Il redattore individuerà le suddette funzioni in base a quanto stabilito dalle procedure organizzative aziendali. Clicca sulla scheda Firme

Per ogni livello la funzione responsabile viene selezionata dall'elenco a tendina Funzione. Ad ogni funzione organizzativa è associato un lavoratore e quindi un utente in possesso di account. Per firmare in modalità debole il responsabile dovrà digitare la propria username e la propria password e quindi cliccare sul pulsante Firma.

Attenzione l'operazione di firma può essere fatta anche su una sessione aperta da un utente diverso da quello che firma.

La comunicazione tra le diverse funzioni responsabili nonché verso gli utenti inseriti nella lista dei destinatari di copia controllata avverrà utilizzando la funzionalità Notifiche del sistema informatico TaleteWeb. Si veda a tale proposito l'istruzione Gestione delle notifiche.

File associati

Attraverso questa funzionalità è possibile eseguire l'upload del file fisico associato al documento. Il file fisico originario può essere salvato in qualsiasi formato. Generalmente i documenti prescrittivi dei diversi sistemi sono file di Word; Tutti i file fisici salvati nel formato Word .docx, associati ai documenti, possono contenere parametri di TaleteWeb, vedi l'istruzione Parametrizzazione dei documenti di Word.
Clicca sulla scheda File associati; si apre la seguente interfaccia

Clicca sul pulsante Seleziona, individua sul tuo computer il file da caricare e selezionalo cliccando su apri nell'interfaccia sul PC; quindi clicca sul pulsante Carica per eseguire l'upload che durerà da alcuni secondi ad alcuni minuti in funzione della velocità della rete e della dimensione del file. Completato l'upload nella tabella Nome file compare in azzurro il nome del file cliccando sul quale è possibile visualizzare il documento, stamparlo o scaricarlo. Nel campo descrizione è possibile digitare alcune note di versione; per memorizzarle clicca sul pulsante Salva.

Allegati/documenti di riferimento

E' possibile collegare ad un documento degli allegati e/o altri documenti di riferimento già presenti nell'albero documentale. Clicca sulla scheda Allegati/documenti di riferimento, si apre la seguente interfaccia:

Per caricare file allegati esegui l'upload con le modalità dell'istruzione Come eseguire l'upload di un file; per generare link a documenti di riferimento clicca su "+" Aggiungi documento, seleziona il documento e quindi clicca inserisci per creare il link.

Notifiche

La funzionalità per gestire i messaggi di notifica è trasversale a tutte le applicazioni del sistema informatico TaleteWeb. In molte applicazioni i messaggi vengono generati automaticamente dal sistema rendendo molto veloce la comunicazione interna riguardante i diversi processi gestiti.
Vediamo come inserire manualmente una notifica; in quasi tutte le principali maschere è presente la scheda Notifiche cliccando sulla quale si apre la seguente interfaccia:

Per inserire una nuova notifica clicca su ; digita, come in una normale e-mail, l'Oggetto e il Corpo del messaggio e quindi clicca sul pulsante Inserisci. Si apre l'interfaccia che ti consente di completare il messaggio facendo le seguenti operazioni:

Puoi inserire uno o più allegati al messaggio utilizzando il controllo per l'upload di un file; clicca su Seleziona individua il file sul tuo computer selezionalo e quindi clicca su Carica.
Per inserire i destinatari del messaggio puoi selezionarli tra quelli già censiti nelle anagrafiche del sistema cliccando sulla scheda Da anagrafica; dall'elenco a tendina relativo alla tipologia del destinatario seleziona quello interessato e clicca su inserisci. Puoi selezionare interi gruppi di destinatari selezionando dalla scheda Da lista di distribuzione una delle liste precedentemente configurate e cliccando sul pulsante Inserisci; vedi anche l'istruzione Come configurare una lista di distribuzione. Puoi infine inserire dei destinatari esterni al sistema selezionando la scheda Soggetto esterno e inserendo nome e indirizzo di posta elettronica e cliccando sul pulsante Inserisci
I destinatari inseriti vengono visualizzati con la seguente interfaccia dove puoi controllare la correttezza dei dati; puoi in caso di errore eliminare un destinatario cliccando sul simbolo :

Il messaggio è a questo punto pronto per l'invio; per eseguire l'invio clicca sul pulsante Invia

Clicca per inviare il messaggio
Per riaprire la maschera di interfaccia ad esempio per aggiungere destinatari clicca su Visualizza e modifica. Alla fine clicca sul Chiudi in fondo alla maschera. Puoi aggiungere successivamente nuovi destinatari e cliccare nuovamente su Invia: il sistema invia il messaggio solo ai nuovi aggiunti. TaleteWeb assegna ad ogni messaggio inviato da qualsiasi applicazione un numero di protocollo univoco con progressivo per esercizio; il protocollo non è modificabile.

Inviato il messaggio il sistema spunta automaticamente la casella Inviato e registra la data e ore di invio nel campo Data invio.
I destinatari utenti del sistema informatico ricevono una e-mail che riporta le informazioni digitate dal mittente, gli eventuali allegati ed un link; cliccando sul link i destinatari/utenti vengono indirizzati direttamente alla maschera relativa all'elemento da cui è partito il messaggio. Con questa operazione il destinatario da evidenza di ricezione e lettura e il sistema registra questa evidenza spuntando automaticamente la casella Ricezione e riportando data e ora nel campo Data ricezione.
Ogni utente può accedere al messaggio anche dalla propria Area messaggi; vedi anche l'istruzione Gestione area messaggi.

Questa funzionalità è estremamente utile per assicurare la tracciabilità dell'avvenuta distribuzione in forma controllata ad esempio dei documenti dei diversi sistemi di gestione

Archivio

L'applicazione Gestione documenti del sistema informatico TaleteWeb consente di mantenere traccia della storia di ogni documento. Questa funzionalità è espressamente richiesta da diverse norme che prescrivono la conservazione delle vecchie revisioni del documento.
Per accedere alla funzionalità dopo aver selezionato il documento interessato clicca sulla scheda Archivio. Si apre la seguente interfaccia:

In caso di revisione di un documento per conservare il documento modificato, prima di eseguire l'upload del nuovo, clicca sul pulsante Archivia documento.

Il documento superato viene archiviato; l'utente autorizzato può consultare le vecchie revisioni cliccando sul Apri.
Il sistema automaticamente elimina il documento superato dalla scheda di consultazione File associati e svuota i campi di individuazione dello stato nella scheda Dati documenti. Puoi procedere a questo punto ad eseguire la gestione della nuova revisione del documento. E' possibile in qualsiasi momento recuperare l'ultima revisione per qualsiasi esigenza semplicemente cliccando sul pulsante Recupera ultima revisione.

Autorizzazione documenti

Il sistema informatico TaleteWeb consente di dare a ciascun utente l'autorizzazione ad accedere al singolo documento in modalità sola lettura o modalità lettura e scrittura. Nella modalità sola lettura l'utente potrà solo consultare il documento. Solo l'amministratore del sistema documentale o funzioni da questi autorizzato possono accedere alla funzionalità.
Dal menù Documenti interni clicca su Autorizzazione documenti; si apre la seguente interfaccia:

Per dare i permessi seleziona l'utente dall'elenco a tendina Utente viene visualizzato l'intero albero documentale. Per espandere ogni singola radice clicca sul relativo triangolino di colore nero quando la cartella è chiusa azzurro quando è esplosa. I colori indicano lo stato dei permessi per l'utente. Se si vogliono modificare i permessi per una cartella o per il singolo documento spunta la relativa casella quindi sulle casella Autorizzazioni spunta quella desiderata e quindi clicca su Salva autorizzazioni

I permessi possono essere ereditati dal profilo cui appartiene l'utente; per la gestione dei profili vedi anche l'istruzione Gestione dei profili

Le assegnazioni individuali all'utente sono gerarchicamente più forti di quelle autorizzate dai profili, pertanto è possibile assegnare ad un utente permessi diversi dal proprio profilo.

Per assegnare i permessi ad un profilo selezionare la scheda Autorizzazione profili, quindi dall'elenco a tendina Profili selezionare quello desiderato ed eseguire la stessa operazione vista in precedenza per gli utenti.

Importa documenti libreria

Il sistema informatico TaleteWeb è munito di una funzionalità trasversale che consente alle aziende multi organizzazione di gestire delle librerie. Vedi a tale proposito l'istruzione Gestione delle librerie. La libreria i Documenti consente di conservare, catalogandoli documenti interni di interesse generale che possono riguardare le diverse organizzazioni. Ovviamente la funzionalità richiede che l'amministratore di sistema nomini per le diverse categorie documentali dei responsabili di libreria che aggiungono e/o aggiornano i contenuti.
La singola organizzazione Aziendale può ricercare nella libreria centrale un documento e se lo trova può eseguire l'operazione di importazione che equivale in sostanza a fare una copia del documento e conservarla nel proprio albero documentale.
L'utente autorizzato dal menù Documenti interni seleziona Importazione libreria documenti. Si apre la seguente interfaccia:

Applica i filtri per affinare la ricerca di un'intera cartella o di un singolo documento; è possibile oltre ai filtri digitare il nome della cartella/documento o parte di esso e quindi clicca sul pulsante Visualizza elenco cartelle.
Spunta per importareClicca per visualizzare
Eseguita la ricerca il sistema ti restituisce le cartelle/documenti trovati; per visionare il contenuto del documento puoi cliccare sul nome dello stesso nella colonna di destra; per importarlo nella tua organizzazione spunta le casella a sinistra del documento desiderato e quindi clicca sul pulsante Salva come documenti aziendali. Se il documento di libreria è un formato .docx con parametri puoi personalizzare il documento spuntando la casella Parametrizza i documenti da importare