Fattori

Il documento allegato a questa istruzione, che ti invitiamo a leggere prima di procedere nella lettura di questa pagina, riporta le modalità utilizzate nel software per definire e codificare i fattori positivi e negativi derivanti dall'analisi del contesto esterno ed interno in cui opera l'organizzazione, l'aggancio con i portatori di interessi e i relativi requisiti ed aspettative e le misure minime adottate dall'organizzazione per minimizzare i rischi e massimizzare le opportunità.

Il sistema proposto potrebbe non essere esaustivo di tutte le specificità dell'organizzazione e pertanto è da intendersi come un modello di esempio suscettibile di tutte le modifiche/integrazioni che la singola organizzazione dovesse ritenere necessarie per la propria realtà.

Dal menù Contesto clicca su Impostazioni per accedere alla maschere che consente all'utente master (generalmente il responsabile del SGQ) di registrare e/o caricare attraverso tracciati di Excel, librerie relative a:

• Pericoli
• Opportunità
• Misure
• Requisiti

Per inserire manualmente un nuovo elemento nella tabella clicca sul pulsante + Nuovo, inserisci i dati richiesti nei diversi campi e alla fine clicca sul pulsante Salva. per inserire massivamente più elementi scarica il modello per l'importazione (tracciato Excel) e segui l'istruzione: Come importare i dati mediante foglio di Excel

Per eseguire la gestione di un fattore, correlare allo stesso le parti interessate, i relativi requisiti/aspettative e le misure minime adottate, clicca dal Menù Contesto su Fattori

Puoi selezionare dall'elenco a tendina un fattore già caricato nelle librerie o uno da te precedentemente caricato, oppure crearne uno nuovo cliccando sul pulsante Nuovo. Ricordati che puoi adottare il sistema di codifica proposto nel documento allegato alla presente istruzione o progettarne uno specifico per la tua organizzazione.

Nella maschera troverai tutti i campi necessari a definire il fattore di rischio/opportunità pertanto dovrai selezionare se si tratta di una Minaccia o Opportunità, proveniente Interno o dall'Esterno. In funzione della selezione Interno o Esterno si abilita l'elenco a tendina Ambito o Contesto già preconfigurati.

Dovrai quindi riportare nei rispettivi campi di testo tutti i Riferimenti normativi afferenti il fattore che stai analizzando e la Descrizione del fattore di rischio/opportunità (effetto, conseguenza, ricaduta)

Si passa quindi a correlare al Fattore i portatori di interessi, i relativi requisiti e le misure minime attraverso la seguente interfaccia a tabella/griglia:

Seleziona la scheda Parti interessate e quindi clicca su + Inserisci parte interessata per inserirne una nuova oppure sui pulsanti X e simbolo matita rispettivamente per eliminare o modificare. Ad un fattore di rischi/opportunità si possono associare più parti interessate; per ogni parte interessata si possono selezionare più requisiti fleggando i relativi campi. Passa poi a selezionare le misure minime per minimizzare il rischio o massimizzare le opportunità cliccando sulla scheda Misure e inserendo tutte le misure ritenute necessarie cliccando più volte il pulsante + Inserisci misura

Tutti i dati registrati vanno ad alimentare in modo automatico la "Matrice SWOT" e l'elenco dei fattori/opportunità. Il personale autorizzato potrà visualizzare cliccando sul pulsante Report, l'Elenco fattori e l'Analisi SWOT . Si veda a tale proposito l'istruzione: Come operare con i Report/Elenchi

Allegato: documento analisi SWOT e PESTLE