Azione richiesta

Il workflow del processo di gestione delle azioni per affrontare rischi ed opportunità (Azioni preventive) è rappresentato graficamente nel seguente allegato:

Dall'applicazione Qualità 2015, per accedere alla procedura per la gestione delle azioni preventive dal menù Pianificazione, clicca sul sottomenù Azioni per affrontare rischi ed opportunità. Questa interfaccia consente di generare una nuova azione (tasto Nuova) o di selezionarne una già esistente cercandola dall'elenco a tendina.
Andando a creare una nuova azione, il sistema assegna in automatico il numero progressivo (identificativo univoco); i campi da compilare sono:

1. Il titolo breve della richiesta
2. La struttura organizzativa richiedente
3. La priorità d'azione
4. i riferimenti normativi (norma che si sta violando per cui si richiede l'azione)

Se l'azione preventiva è generata in altri processi gestiti dal software alcuni campi sono popolati automaticamente, fermo restando che sono comunque modificabili da chi prende in carico la richiesta d'azione.

La gestione di un azione preventiva segue un flusso logico che parte dalla definizione dell'origine dell'azione (prima scheda) quindi della definizione della richiesta di azione, l'indagine, la gestione degli interventi, gli avvisi di scadenza, le verifiche di efficacia ed infine nell'ultima scheda Notifiche si avrà la condivisione, pubblicazione e comunicazione.

Ci soffermiamo sulla registrazione della prima scheda Origine
si andrà a specificare la funzione organizzativa richiedente, la data di richiesta di azione. Si ricorda che tutte le date seguono la logica temporale del workflow, pertanto sarà poi possibile, in sede di cruscotto direzionale, monitorare il tempo intercorso, ad esempio, tra una richiesta e la verifica finale dell'efficacia della stessa.
Andiamo quindi ad inserire, laddove la richiesta non è generata in automatico da altra funzionalità o applicazione l'origine della richiesta (da quale processo ha origine la richiesta); laddove i processi sono gestiti con applicazioni o funzionalità del sistema informatico TaleteWeb, queste informazioni relative all'origine, vengono riportate in automatico, unitamente al n. riferimento.
Occorre in ogni caso registrare eventuali riferimenti esterni, laddove la richiesta ha origine da un riferimento esterno e la relativa data.
Nel campo testuale della Descrizione va riportato la descrizione della richiesta di azione preventiva, cercando di dettagliare bene la richiesta e l'origine della stessa.
Anche in questo caso laddove la richiesta è generata da altra applicazione, nel campo descrizione ritroveremo di default quanto specificato nell'applicazione di origine e si può integrare le informazioni.
Completate le registrazioni occorre generare la notifica cliccando sul pulsante Genera e a questo punto si attivano le altre schede del procedimento di gestione dell'azione.

Indagine

Il sistema informatico TaleteWeb consente di registrare l'esito dell'indagine delle cause profonde del problema delle situazioni che hanno originato la richiesta di azione.
Andiamo a riportare gli esiti e le evidenze delle azioni, effettuata con metodologia esterna all'applicazione; quindi riporteremo un sunto finale conclusivo dell'indagine sulle cause/necessità, la funzione organizzativa del gruppo di indagine o del nucleo costituito per l'indagine e abbiamo la possibilità di caricaree e quindi allegare al folder elettronico dell'indagine tutti i documenti di qualsiasi tipo, si ritengano necessari per poter corredare l'indagine di opportune evidenze. Per rendere valide le registrazioni effettuate cliccare sul pulsante Genera.

Interventi

Il sistema informatico TaleteWeb consente di gestire gli interventi proattivi. Si clicca quindi sulla scheda Interventi e si accede all'interfaccia che consente di programmare "n" interventi associati alla medesima azione in funzione dell'indagine sulle cause profonde, verificarne l'attuazione, gestirne l'alert.

 

Per programmare un intervento clicca su Nuovo; per modificare un intervento già programmato selezionalo dall'elenco Seleziona intervento. Il sistema assegna un numero progressivo agli interventi. La scheda Proposta consente di descrivere in maniera dettagliata l'intervento, quindi si selezionerà dall'elenco a tendina la funzione organizzativa responsabile della decisione e la data in cui è stata assunta la decisione; si definirà la funzione organizzativa responsabile di attuare l'intervento deciso e si definirà da data entro la quale l'intervento deve essere attuato. Se l'intervento richiede un'attività formativa o una riunione è possibile correlare ed associare all'intervento correttivo direttamente una richiesta di evento formativo o una richiesta di riunione spuntando la relative caselle. Al salvataggio dell'intervento il sistema genera automaticamente una richiesta di intervento formativo o di riunione. Per rendere effettive le registrazioni si clicca sul pulsante Salva della griglia interventi.

E' possibile allegare all'intervento uno o più file utilizzando l'interfaccia per eseguire l'upload di file e/o correlare all'intervento link a documenti già presenti nel documentale di TaleteWeb.

Cliccando sul pulsante Genera notifica interventi il sistema automaticamente crea un messaggio di notifica allegando il pdf con il report dell'azione completa di tutti gli interventi programmati e inserendo tra i destinatari il responsabile della decisione e il responsabile dell'attuazione. Per inviare la notifica vai sulla scheda Notifiche apri quella appena generata controlla, completa, integra e invia (vedi anche come inviare una notifica)

Per ogni intervento è necessario verificarne l'attuazione. Seleziona l'intervento dall'elenco a tendina Seleziona intervento, apri la scheda Attuazione e completa i campi relativi al responsabile della verifica di attuazione la data e l'esito della verifica. E' possibile assegnare una proroga e generare un nuovo intervento assegnando una nuova data di scadenza e  cliccando sul pulsante Genra nuovo intervento. Nel campo note riportare le evidenze della verifica di attuazione e allegare eventuali documenti con l'apposita interfaccia Allegati

Azione verifica efficacia e costi

Una volta completata l'attuazione di tutti gli interventi e verificati gli stessi con esito positivo la funzione organizzativa incaricata può procedere alla verifica dell'efficacia conclusiva dell'azione e alla registrazione dei costi sostenuti per l'azione correttiva o preventiva.
Il sistema consente di effettuare la verifica dell'efficacia solo se tutti gli interventi attuati con esito positivo.

Una volta selezionata l'azione correttiva interessata, clicca seleziona la scheda Verifica efficacia. Spunta il flag verifica efficacia e inserisci la data effettiva quindi seleziona l'Esito. Nel campo Evidenze inserisci le annotazioni relative a fornire evidenza dell'efficacia. Puoi collegare già in fase di programmazione all'azione degli indicatori che consentano di verificarne oggettivamente l'effettiva efficacia

Per le modalità per la registrazione di un indicatore si veda l'istruzione: Schede indicatore

In fondo alla pagina c'è la possibilità di calcolare i costi dell'azione. Si inserisce il costo dei materiali, eventuali altri costi aggiuntivi, le ore di manodopera, il costo orario della manodopera e il sistema calcolerà automaticamente il costo totale.

Completata la verifica dell'efficacia per attivare la relativa comunicazione clicca sul pulsante Genera notifica di verifica. Il sistema genera nell'area Notifiche il messaggio di posta elettronica con il relativo allegato pdf. Per le modalità di gestione dei messaggi di notifica si veda l'istruzione: Notifiche