La metodologia per la gestione delle non conformità adottata dal sistema informatico TaleteWeb segue fedelmente il flusso logico prescritto dalla norma internazionale ISO 9001 al punto 8.2 controllo del prodotto non conforme, attraverso le fasi di rilevazione, trattamento e chiusura.

Rilevazione non conformità

La prima fase è relativa alla rilevazione della non conformità. Qualsiasi utente autorizzato può accedere alla maschera per rilevare una non conformità: dal menù Monitoraggio seleziona Rilevazione non conformità accedendo alla seguente interfaccia:

Il sistema assegna ad ogni nuova non conformità un numero di protocollo progressivo per ogni anno. La prima parte della maschera consente di registrare una serie di dati utili a categorizzare il rilievo/non conformità.
I dati essenziali sono quelli relativi ai campi Data emissione, Emesso da, e Tipo NC. Seleziona nel campo Emesso da la tua funzione digitando parte del tuo nome o della tua funzione organizzativa, quindi associa il tipo selezionandolo dall'elenco Tipo NC in base ai criteri definiti nella procedura del sistema qualità della tua azienda.
Clicca per aprire la mascheraMolti campi sono elenchi a tendina di elementi di diverse anagrafiche; gli utenti autorizzati possono, cliccando sull'etichetta, aprire la maschera per caricare e/o modificare gli elementi stessi, come mostrato di seguito:

I campi Area Riscontro NC, Area d'impatto, Responsabilità, possono essere, invece, configurati direttamente dall'utente master responsabile, generalmente il quality manager, creando dei tag utilissimi ai fini statistici. Vedi l'istruzione Come configurare una sotto anagrafica aperta
Nel caso di non conformità relative a prodotti, materiali, manufatti ecc., intercettate nella fasi di controllo in accettazione, in process, al collaudo/controllo finale, indicare gli estremi della fornitura: Fornitore e Ordine e le quantità interessate unitamente all'unità di misura; questi danno saranno ripresi automaticamente dalla funzionalità che consente l'aggiornamento periodico delle qualifiche dei fornitori e andranno ad alimentare automaticamente le grandezze grezze del cruscotto direzionale.
Nella seconda parte della maschera riporta nel campo Descrizione una accurata ma sintetica descrizione della NC, e l'eventuale documentazione (n° disegno, procedura ecc.), quindi indica se hai preso accorgimenti immediati o no, spuntando la relativa casella e riporta, e in caso affermativo scrivi nell'apposito campo quali.
Il sistema ti consente di allegare alla rilevazione della NC più documenti in formato digitale ad esempio un'immagine che identifichi meglio il problema, un file in qualsiasi formato, ecc. Per caricare un allegato clicca sul pulsante Attiva allegati; si attiva il controllo per eseguire l'upload di un documento. Vedi anche l'istruzione Come eseguire l'upload/download di un documento
Infine, clicca sul pulsante in fondo alla maschera Salva e invia. Il sistema genera il report in formato pdf, con la tua firma debole in calce alla sezione della rilevazione, lo allega ad un messaggio di notifica che invia automaticamente a te e alle funzioni configurate con la funzionalità Impostazioni dell'applicazione (vedi anche il paragrafo Impostazioni).

Gestione non conformità

Alla funzione configurata per ricevere le segnalazioni di NC arriva un messaggio di notifica con allegato il rilievo. Cliccando sul link in fondo alla e-mail accede direttamente alla maschera di gestione della NC. Il quality manager e/o altra funzione autorizzata può accedere alla maschera di gestione della NC oggetto della notifica anche direttamente dall'applicazione: dal menù Monitoraggio, seleziona Gestione non conformità; si apre la seguente interfaccia:

Dall'elenco a tendina Seleziona la non conformità digita il numero di protocollo riportato nel testo del messaggio di notifica. Si apre direttamente la scheda Trattamento dove è possibile definire e programmare il trattamento stesso seguendo le seguenti istruzioni:

Il campo descrizione, non editabile in questa scheda, riporta la descrizione della NC scritta dal rilevatore.
Nel campo Risoluzione riporta dettagliatamente l'intervento da effettuare per trattare la NC.
Nel campo riferimento, se necessario, riporta eventuali riferimenti o note aggiuntive.
I campi Dettaglio del trattamento e Autorizzazioni, facoltativi, consentono di associare dei tag al trattamento per fini statistici e per categorizzare le modalità del trattamento stesso.
E' indispensabile, invece, riportare la data entro la quale dovrà essere completato il trattamento, la funzione che lo ha deciso e la funzione responsabile dell'attuazione.

Il campo data risoluzione sarà compilato dal responsabile dell'attuazione una volta completato il trattamento e non coincide con la chiusura della NC che vedremo nel successivo paragrafo.

Puoi associare alla NC una richiesta di azione correttiva (RAC). Generalmente le procedure aziendali prevedono l'associazione di una azione correttiva alle NC di sistema, scaturite in seguito ad audit, o alle NC critiche. Per generare una RAC devi prima salvare, cliccando sul pulsante Salva, e quindi ti si apre il controllo che ti permette, cliccando sul pulsante Genera azione correlata, di eseguire l'operazione richiesta.

Cliccando sul numero di protocollo della AC accedi direttamente alla maschera di gestione delle Azioni; vedi il paragrafo Azioni.

In alcuni casi il trattamento coincide con l'azione correttiva correlata; in questi casi generata la RAC si seleziona immediatamente la data risoluzione

Per completare la procedura clicca, infine, sul pulsante Genera, alla fine della maschera, per generare la notifica del trattamento. Il sistema predispone un messaggio di notifica allegando automaticamente il pdf, compilato anche nella seconda sezione, con relativa firma elettronica debole della funzione responsabile del trattamento. Il sistema inserisce in automatico tra i destinatari del messaggio e-mail di notifica le funzioni responsabili della decisione e del trattamento.
Nella scheda Notifiche trovi il messaggio generato dal sistema

Clicca inviare il messaggio
Clicca su Visualizza e modifica se vuoi aggiungere altri destinatari, altrimenti clicca su Invia per spedire il messaggio.

La funzione responsabile della decisione del trattamento, una volta stabilita la data entro la quale dovrà essere completato l'intervento risolutivo, può attivare la funzionalità di alert del sistema informatico TaleteWeb. Nella scheda Rilevazione, in fondo, si trova il controllo per stabilire le frequenze di alerta e chi deve essere alertato, oltre alle funzioni responsabili della decisione e dell'attuazione, che sono alertate in automatico dal sistema.

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Chiusura non conformità

L'ultima fase del processo di gestione delle NC è la chiusura della stessa. Dalla maschera Gestione non conformità seleziona la scheda Chiusura e costi. La chiusura è possibile solo dopo l'inserimento della data di completamento del trattamento da parte dell'incaricato dello stesso. La funzione incaricata della chiusura registrerà negli appositi campi Note di chiusura e Chiusura e valutazione del trattamento le proprie evidenze, quindi selezionerà la data di chiusura e la propria funzione dagli appositi campi. E' possibile registrare i dati per calcolare il costo sostenuto il trattamento della NC: registrare i costi degli eventuali materiali, altri costi (costi esterni), le ore di mano d'opera interna, il costo orario medio standard: il sistema calcola automaticamente il totale. Riportando, infine, il costo unitario degli eventuali prodotti scartati il sistema in funzione delle quantità scartate registrate nella maschera rilevazione, calcola la perdita di valore. Tutti i dati di costo confluiscono in automatico nel cruscotto direzionale per monitorare il costo della non qualità.

Completate le registrazioni clicca sul pulsante Genera per generare la notifica di chiusura e il pdf con il completamento delle registrazioni nella terza sezione.

Report non conformità

Il sistema di reporting della procedura di gestione delle non conformità è molto strutturato. Vedi anche l'istruzione Come gestire i Report/elenchi.
Dalla maschera Gestione NC seleziona quella interessata e quindi clicca sul pulsante Report e quindi su Scheda; il sistema genera il report Scheda non conformità

Puoi esportare il report in vari formati; seleziona il formato nell'elenco a tendina e clicca Export
Puoi fare un'anteprima di stampa cliccando sull'icona della macchina fotografica
Puoi fare una stampa cliccando sull'icona della stampante.
Se il report si compone di più pagine puoi scorrerle cliccando sulle frecce

Puoi accedere al sistema di gestione della reportistica delle non conformità in vari modi:

Dal menù Monitoraggio selezionando Gestione non conformità, clicca sul pulsante Report e quindi su Elenco.
Dal menù Monitoraggio seleziona Gestione non conformità e quindi Elenco non conformità.
E' possibile rapidamente accedere al sistema di reportistica direttamente dalla homepage dell'applicazione Sistema di gestione per la qualità cliccando su Report quindi espandendo l'elenco Monitoraggio e cliccando su Elenco non conformità

In tutti i casi si apre la seguente interfaccia:

Spunta le casella interessate per visualizzare nel report le colonne relative a Rilevazione, Trattamento, Chiusura e costi; puoi cliccare più gruppi anche se il report sarà molto fitto. Seleziona l'esercizio e quindi clicca su Aggiorna.
Il sistema genera il report/elenco che puoi personalizzare prima di stamparlo o esportarlo in vari formati; vedi, per le modalità di utilizzo, l'istruzione Come utilizzare i Report/elenchi. Eseguendo i raggruppamenti per colonna il sistema produce automaticamente un chiaro ed efficace diagramma a torta.
Con le stesse modalità del Report Elenco puoi accedere allo Scadenziario non conformità che ti permette di visualizzare tutte le non conformità i cui tempi programmati per il trattamento sono scaduti con i giorni di ritardo.