Il documento allegato a questa istruzione, riporta le modalità utilizzate nel software per definire e codificare i fattori positivi e negativi derivanti dall'analisi del contesto esterno ed interno in cui opera l'organizzazione, l'aggancio con i portatori di interessi e i relativi requisiti ed aspettative e le misure minime adottate dall'organizzazione per minimizzare i rischi e massimizzare le opportunità.
Il sistema proposto potrebbe non essere esaustivo di tutte le specificità dell'organizzazione e pertanto è da intendersi come un modello di esempio suscettibile di tutte le modifiche/integrazioni che la singola organizzazione dovesse ritenere necessarie per la propria realtà.
Dal menù Contesto clicca su Impostazioni per accedere alla maschere che consente all'utente master (generalmente il responsabile del SGQ) di registrare e/o caricare attraverso tracciati di Excel, librerie relative a:
- Pericoli
- Opportunità
- Misure
- Requisiti
Per inserire manualmente un nuovo elemento nella tabella clicca sul pulsante + Nuovo, inserisci i dati richiesti nei diversi campi e alla fine clicca sul pulsante Salva. per inserire massivamente più elementi scarica il modello per l'importazione (tracciato Excel) e segui l'istruzione: Come importare i dati mediante foglio di Excel
Per eseguire la gestione di un fattore, correlare allo stesso le parti interessate, i relativi requisiti/aspettative e le misure minime adottate, clicca dal Menù Contesto su Fattori
Puoi selezionare dall'elenco a tendina un fattore già caricato nelle librerie o uno da te precedentemente caricato, oppure crearne uno nuovo cliccando sul pulsante Nuovo. Ricordati che puoi adottare il sistema di codifica proposto nel documento allegato alla presente istruzione o progettarne uno specifico per la tua organizzazione.
Nella maschera troverai tutti i campi necessari a definire il fattore di rischio/opportunità pertanto dovrai selezionare se si tratta di una Minaccia o Opportunità, proveniente Interno o dall'Esterno. In funzione della selezione Interno o Esterno si abilita l'elenco a tendina Ambito o Contesto già preconfigurati