Processi

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Leggi le istruzioni: 

La procedura di TaleteWeb si rifà integralmente ai principi per la definizione e la rappresentazione dei processi. Business process reengineering (BPR).

Si riporta la Road Map per eseguire su TaleteWeb le attività di Business process reengineerig. La road map è interattiva pertanto cliccando sui link delle singole fasi si accede alla relativa istruzione on line e in alcuni casi ad un tutorial. Per utilizzare al meglio le funzionalità di modellazione di un processo si consiglia di leggere attentamente la seguente road map

La funzionalità per pianificare e gestire i processi di un sistema di gestione è molto importante in quanto è condivisa da diverse applicazioni del sistema informatico TaleteWeb seguendo la logica conforme alla norma internazionale ISO 9001:2015.

IDENTIFICARE E DEFINIRE IL PROCESSO

Dalla home page dell’applicazione Q2015 dall’interfaccia Cosa vuoi fare oggi? Clicca su Reingegnerizzare un processo

Clicca su pulsante Nuovo per reingegnerizzare un nuovo processo; clicca sull’elenco a tendina Processo, digitando alcune lettere, per selezionare un processo esistente.

Digita il Nome che hai definito per il processo e l’eventuale Codice se disponibile. Seleziona dagli elenchi a tendina la struttura organizzativa owner del processo o che svolge le attività prevalenti. Seleziona tra quelli disponibili l’Ambito, il Tipo processo e se disponibile il Processo Padre. Attenzione se non si seleziona nessun Processo Padre il processo in esame viene posizionato al primo livello nell’albero dei processi; viceversa se viene assegnato un Processo Padre il processo in esame viene posizionato al secondo livello nell’albero dei processi sotto il Processo Padre.
Infine spunta la check box in corrispondenza dei Sistemi di gestione di riferimento per i quali il processo in esame è coinvolto producendo output o ricevendo input.

A questo punto occorre definire la matrice delle responsabilità apicali del processo. Quindi dagli elenchi a tendina seleziona le funzione organizzative che rappresentano:
- Il proprietario (Owner) del processo ovvero la funzione che è responsabile della realizzazione del processo e della produzione degli output in funzione degli obiettivi assegnati
- La funzione organizzativa preposta al Controllo della coerenza del processo con il quadro normativo interno ed esterno, con gli obiettivi generali dell’organizzazione, della correttezza delle interazioni con gli altri processi
- La funzione organizzativa preposta all’approvazione e Validazione della progettazione del processo prima dell’avviamento operativo

Alla fine di questa fase per rendere effettive le registrazioni effettuale ed inviare i dati al data base è indispensabile salvare cliccando sul pulsante Salva le modifiche

Dopo aver salvato si abilita il pulsante che consente di associare al processo tutti i documenti (linee guida, procedure, protocollo, ecc.) riguardanti le modalità di svolgimento del processo stesso. I documenti a cui si può accedere e richiamare sono tutti quelli caricati sull’albero documentale dell’applicazione documenti di TaleteWeb.
Clicca su + Aggiungi documento: 

Seleziona il documento, digitando nell’elenco a tendina Documento una parola chiave; individuato il documento desiderato selezionalo e clicca sul pulsante Salva. Quindi ripeti la procedura per altri documenti.
Per come caricare un documento sul sistema TaleteWeb si rimanda alle apposite istruzioni

Una volta caricato è possibile accedere e visualizzare il documento semplicemente cliccando sul pulsante Apri

Descrivere il processo e le correlazioni, la politica, gli obiettivi e gli standard

Accedi al processo in fase di reingegnerizzazione. La scheda Dati processo è preselezionata di default. Nel primo campo Descrizione riporta sinteticamente lo scopo, le finalità e il campo di applicazione del processo. Utilizza l’editor disponibile per formattare il testo; in alternativa è possibile copiare il testo da un file word o altri programmi e incollarlo in questo campo.

Nel campo Input definisci in modo analitico tutti gli elementi in ingresso (materiali, informazioni, dati, ecc.) indispensabili per la realizzazione del processo e la produzione degli output. Ricordati che gli elementi in ingresso possono provenire da fornitori esterni e/o da altri processi interni all’organizzazione.
Allo stesso modo nel campo Output definisci gli elementi in uscita identificando i clienti finali e/o gli utilizzatori interni dei risultati del processo

E’ importantissimo elencare nel campo Norme e Leggi il quadro normativo e legislativo a cui il processo deve essere conforme. Nel caso di un elenco molto lungo, già disponibile, è possibile inserire direttamente il link all’URL di condivisione dell’elenco. Allo stesso modo è possibile per ogni norma e/o legge inserire il link che punta o alla pagina web della norma o all’URL assegnato da TaleteWeb nel caso in cui la norma sia disponibile sull’albero documentale di TaleteWeb
Inserimento di un link in un campo di testo
Per inserire il link: copia l’indirizzo web della pagina da un browser internet, quindi seleziona il nome della norma (nell’esempio Legge 24/2017) e clicca sul pulsante si apre il seguente popup

Copia l’URL nell’apposito campo e nell’elenco target clicca su nuova finestra, quindi clicca OK

Se il link si riferisce ad un documento gestito nel repository documentale di TaleteWeb si veda l’apposita istruzione

Questa procedura può essere adottata in tutte le parti testuali dove vuoi inserire dei link ad altri oggetti (documenti, immagini, video, ecc)
Nel successivo campo Politica e Obiettivi riportare sinteticamente la policy aziendale stabilita per il processo e gli obiettivi assegnati dalla direzione strategica. Gli obiettivi devono essere monitorabile tramite appositi indicatori

L’ultimo campo è molto importante perché consente di di definire gli standard qualitativi degli output del processo ovvero quello che ci si impegna a fornire ai clienti e ai processi a valle. Gli standard di prodotto rappresentano il vero out come e i risultati devono essere monitorati attraverso indicatori