La funzione permette di gestire l'aspetto distributivo delle Liste di distribuzioni, specificando il confezionamento e le modalità di distribuzione dei documenti. La distribuzione dei documenti è riservata ai soli lavoratori dell'Organizzazione, o utenti o funzioni legati al lavoratore.
La maschera di gestione della funzione presenta le funzionalità di ricerca, inserimento, eliminazione e reporting di una lista. La ricerca è effettuata da software selezionando la lista dal menù di selezione a tendina e specificando l'anno di esercizio.

Nuova distribuzione

L'opzione consente di inserire un nuovo codice di distribuzione, le informazioni richieste sono :
Le specifiche dei Sistemi di gestione di riferimento – va indicato spuntando la casella di selezione a quale Sistema di gestione di riferimento è legata la distribuzione corrente;

Numero protocollo, progressivo generato in automatico;

una sezione tipo quella di un client di posta elettronica formata da :

• un campo Oggetto, che riguarda la distribuzione ed è di tipo descrittivo
• un Corpo ed è una sezione a descrizione libera che l'operatore può utilizzare per inserire delle note da inviare insieme alla distribuzione
• una tabella destinatari ( destinatario di posta )
• una tabella documenti ( allegati )
• vista della distribuzione

Come ricorda il software, prima di accedere alle altre schede della maschera occorre memorizzare i dati immessi tramite il pulsante Salva modifiche;
Nella sezione sottostante troviamo la gestione delle seguenti schede :

Documenti

In questa scheda vanno inseriti i documenti che dovranno far parte della distribuzione

I documenti dovranno essere inseriti scegliendo sia la cartella che il documento tra quelli presenti in libreria, attraverso un menù a tendina. Mettendo il segno di spunta l'utente può allegare al documento anche gli eventuali allegati associati allo stesso ( scheda File associati, e Allegati della Gestione documenti ). È possibile inserire tramite la maschera di inserimento o una cartella o documento altrimenti il sistema segnala un errore e non effettua l'inserimento.

La sezione delle schede contiene i documenti da distribuire, l'elenco dei destinatari e l'elenco dei lavoratori che sono stati coinvolti dalla distribuzione corrente.

Destinatari

In questa maschera della scheda destinatari, l'operatore può inserire vari destinatari, quali il Lavoratore, La Funzione ed il destinatario attraverso la Lista di distribuzione, gestita dalla omonima funzione in Anagrafiche.

Al termine della compilazione della maschera di gestione, tramite il pulsante Inserisci viene caricata la Lista.
Successivamente premendo il tasto Invia, il software si occupa di smistare i documento della Lista di distribuzione ai vari destinatari. Il sistema aggiorna la data e l'ora dell'invio, per avere la tracciabilità delle distribuzioni.

Distribuzione

Nella scheda l'operatore può visualizzare quali lavoratori, la cui lista di distribuzione è stata inviata, ha letto il documento inviato.

E' la stessa maschera che si vede nella scheda Distribuzione, nella Gestione documenti.