Queste funzionalità sono state sviluppate in collaborazione con la struttura complessa qualità, rischio clinico e appropriatezza, dell'Azienda Ospedaliera Carlo Poma di Mantova, in funzione delle linee guida della Regione Lombardia (gennaio 2014).
Il sistema informatico TaleteWeb è strutturato per gestire la comunicazione e la condivisione di dati ed informazione in organizzazioni estremamente complesse. Pertanto rappresenta lo strumento ideale per la valorizzazione delle informazioni fornite dai sistemi interni di valutazione dei processi. E' possibile integrare in modo assolutamente automatizzato le informazioni generate dalle diverse applicazioni, relative a:

Schede e checklist di autovalutazione informatizzate compilate da ogni struttura (applicazione Accreditamento);
Informazioni generate dall'applicazione degli strumenti di rilevazione del rischio (paziente, visitatore, operatore) applicati a tutti gli ambiti dell'azienda e a tutti i processi, (sistema incident reporting) nonché dei report provenienti dai sistemi di auditing completamente informatizzati (applicazioni Rischio Clinico e SGSL);
Verbali dei riesami di ogni singola struttura, il cruscotto direzionale, il consuntivo dei risultati raggiunti, con particolare riferimento alle Regole di Sistema (applicazioni SGQ, SGI e Cruscotto direzionale)

Le nuove funzionalità consentono alla direzione strategica di gestire informaticamente:

A1 - GLI ELEMENTI IN INGRESSO AL RIESAME
A2 - IL COINVOLGIMENTO E L'INTEGRAZIONE
A3 – L'INDIVIDUAZIONE DELLE PRIORITA'

E quindi di approvare, formalizzare e ufficializzare il piano di miglioramento, declinare gli obiettivi annuali e attivare un sistema continuo di misurazione, monitoraggio e valutazione dei risultati.
Per accedere alla procedura dal menù Direzione dell'applicazione SGI seleziona Piano integrato di miglioramento; viene visualizzata la seguente interfaccia utente

Per visualizzare un PIMO già salvato dall'elenco a tendina Seleziona il piano seleziona quello interessato; per crearne uno nuovo clicca sul pulsante Nuovo. Il sistema visualizza l'interfaccia dove registrare un nome per il piano (il sistema di default assegna un numero di protocollo progressivo) e l'esercizio di elaborazione del piano:

Clicca quindi sul pulsante Salva per validare i dati e consentire al sistema di generare il piano

L'esercizio di elaborazione del piano è molto importante perché tutti i dati nativi del sistema utilizzati per alimentare i dati d'ingresso, utilizzati nella fase di analisi, vengono elaborati con riferimento all'esercizio precedente quello di elaborazione salvato; ad esempio per il piano 002/2014 generato a marzo 2014 il sistema elabora in automatico, per la fasi di analisi, i dati dell'esercizio 2013.

Dopo aver cliccato sul pulsante Salva un messaggio avvisa del buon esito del salvataggio stesso e viene visualizzata la seguente interfaccia:

La procedura, coerentemente con le linee guida, Gennaio 2014, della Regione Lombardia, è strutturata su quattro macro fasi:

Valutazione degli elementi in ingresso
Analisi/Riesame
Piano miglioramento
Notifiche

Valutazione degli elementi d'ingresso (A1)

Questa è sicuramente la fase più importante di tutto il processo di gestione del piano di miglioramento integrato. In una struttura molto complessa ed articolata quale una ASL o un'Azienda Ospedaliera di grosse dimensioni necessita di un adeguato periodo di tempo e quindi di una programmazione molto attenta. Generalmente il proprietario di questo processo è il responsabile della struttura qualità.
Dall'elenco a tendina Seleziona elemento d'ingresso è possibile visualizzare un elemento già salvato; per gestire un nuovo elemento clicca sul pulsante Nuovo;

Ad un nuovo elemento d'ingresso associa, dai rispettivi elenchi, i seguenti riferimenti:

Ambito di interesse (si veda Anagrafica processi)
Processo (Si veda Anagrafica processi)
Presidio e/o Dipartimento e/o Unità operativa (si vedano le relative anagrafiche)

Quindi clicca sul pulsante Salva

Un elemento d'ingresso è generalmente l'output di un processo associato ad un determinato Ambito ed è relativo ad un'articolazione organizzativa. Pertanto il sistema assegna ad un nuovo elemento d'ingresso un nome formato da: identificativo del Piano – Ambito – Processo; ad esempio: 003/2014 – Risorse umane – Gestione Risorse Umane è l'elemento d'ingresso associato al PIMO 003 del 2014, all'ambito Risorse umane, al processo Gestione Risorse Umane.

Inserisci i dati d'ingresso relativi all'elemento

Dopo aver salvato il sistema carica automaticamente tutti gli obiettivi già associati, nel cruscotto aziendale, al processo in esame: si veda a tale proposito il paragrafo Obiettivi del menù Direzione.

E, possibile, comunque, associare manualmente altri obiettivi all'elemento/processo in esame; clicca sul pulsante:

Seleziona dai rispettivi elenchi a tendina l'Obiettivo e il Responsabile e quindi clicca sul pulsante . A questo punto è possibile inserire tutti i dati d'ingresso dell'elemento/processo.
Clicca su viene visualizzata la seguente interfaccia:

Puoi selezionare dati d'ingresso personalizzati (esterni) oppure dati d'ingresso genrati automaticamente dal sistema (interni).
Dall'elenco a tendina Seleziona dato d'ingresso esterno…. seleziona quello interessato; per caricare l'elenco dei dati d'ingresso vedi dal menù Anagrafiche, Impostazioni e quindi la scheda Dati d'ingresso; inerisci eventuali note aggiuntive e clicca su pulsante . Ripeti per altri dati d'ingresso.
E' possibile caricare dati d'ingresso generati in maniera nativa dal sistema TaleteWe. Nell'elenco a tendina oppure un collegamento interno trovi un ampio ed esteso elenco di dati d'ingresso tipici dei sistemi di gestione per la qualità tra cui puoi scegliere quelli che ritieni opportuni per la tua organizzazione. Ognuno di questi dati d'ingresso è collegato in maniera automatica ad un link che indirizza al relativo report generato dall'applicazione SGQ del sistema TaleteWeb.
Dall'elenco oppure un collegamento interno seleziona un dato d'ingresso (nell'esempio che segue Statistiche non conformità), puoi digitare delle note aggiuntive nel relativo campo di testo e clicca su Inserisci; viene visualizzata la seguente interfaccia:

Nella colonna Dato d'ingresso viene visualizzato il link Statistiche non conformità, cliccandoci vieni indirizzato al sistema di reporting delle non conformità dell'applicazione (vedi il relativo paragrafo Gestione delle non conformità). Nella colonna File trovi il controllo che ti permette di allegare, caricandoli dal tuo computer, altri eventuali file esterni utili per completare le informazioni necessaria alla direzione per le fasi di valutazione del processo/requisito.

Puoi a questo punto associare al Dato d'ingresso documenti in qualsiasi formato caricandoli dal tuo computer cliccando su Sfoglia e dopo aver selezionato il file su Carica

Inserisci un riesame della direzione di un'articolazione organizzativa come dato d'ingresso

Applica il Filtro esercizio desiderato quindi seleziona il Riesame e clicca sul pulsante Inserisci; dall'elenco vengono visualizzati solo i riesami relativi alla UOC selezionata, attribuita all'elemento.

Inserisci una autovalutazione come dato d'ingresso

Dall'elenco Valutazione seleziona quella interessata e quindi clicca sul pulsante Inserisci; anche in questo caso vengono visualizzate le autovalutazioni relative ad una UOC selezionata

Inserisci una Riunione associata ad un elemento d'ingresso

Clicca su Inserisci riunione, dall'elenco seleziona quella interessata e clicca su Inserisci; si veda il paragrafo Riunioni dal menù Direzione

Analisi/Riesame (A2) – Il coinvolgimento e l'integrazione

L'obiettivo della seconda fase della procedura consiste nell'effettuare il "Riesame della Direzione Strategica", a partire da tutti gli elementi in ingresso, raccolti con la Fase A1. L' intento è quello di perseguire un approccio sistemico ed integrato delle azioni di miglioramento delle diverse aree aziendali anche attraverso il coinvolgimento diretto dei responsabili dei processi chiave nella presentazione e discussione dei risultati raggiunti e nella formulazione delle proposte di nuovi obiettivi o azioni di miglioramento.
Dall'elenco a tendina Seleziona il piano, individua il PIMO a cui sei interessato e selezionalo, quindi clicca sulla scheda Analisi/Riesame:

Seleziona dal relativo elenco l'Ambito d'interesse/Elemento d'ingresso/Processo che si vuole analizzare e riesaminare (nell'esempio: 001/2014 Risorse Umane - Gestione Risorse Umane); il sistema visualizza la seguente interfaccia:

La direzione può eseguire direttamente il riesame del processo, sulla base dei dati d'ingresso raccolti nella Fase 1, soprattutto se a questi non sono stati associati obiettivi. E' possibile utilizzare, per esprimere la sintesi e il giudizio finale, dei testi suggeriti; si veda l'istruzione per configurare i testi suggeriti riportata nel paragrafo Impostazioni dal menù Anagrafiche. Clicca sull'elenco Suggerimenti e individua il testo suggerito desiderato. Oltre ai testi suggeriti la direzione può registrare altre considerazioni. Alla fine clicca sul pulsante Salva per validare il giudizio relativo al processo.
Se invece si vuole riesaminare prima i singoli obiettivi associati all'elemento d'ingresso/processo nell'elenco a tendina Obiettivo – Responsabile seleziona quello desiderato; viene visualizzata la seguente interfaccia:

Il sistema visualizza gli indicatori associati all'obiettivo (nell'esempio l'unico indicatore) ed in funzione dei risultati la direzione può annotare nell'apposito campo testuale le criticità rilevate per l'indicatore. Alla luce dei risultati di tutti gli indicatori si andrà ad esprimere la sintesi ed il giudizio finale dell'obiettivo potendo utilizzare anche in questo caso testi suggeriti (per configurare i testi suggeriti per il riesame degli obiettivi si veda il paragrafo Impostazioni dal menù Anagrafiche). Per validare le sintesi e i giudizi clicca sul pulsante Salva. Cliccando sul nome dell'Indicatore si accede direttamente alla scheda dello stesso.

Attenzione l'elaborazione dei dati è relativa all'esercizio precedente a quello di elaborazione del piano ed è automatizzata se ovviamente si gestisce il cruscotto direzionale utilizzando le funzionalità del sistema TaleteWeb. Si vedano a tale proposito le istruzioni Grandezze, Formule, Obiettivi dal menù Direzione o il manuale d'uso dell'applicazione Cruscotto Direzionale

Piano miglioramento (A3) – L'individuazione delle priorità

L'obiettivo di questa fase è quello di:

Selezionare gli Elementi/processi e gli obiettivi associati
Assegnare ad ogni azioni di miglioramento associata ai Processi e/o agli Obiettivi, le priorità di breve, medio e lungo periodo, realisticamente attuabili, in base alle risorse disponibili.

Il prodotto di questa fase è il PIANO INTEGRATO PER IL MIGLIORAMENTODELL'ORGANIZZAZIONE, in sostanza un elenco degli obiettivi strategici, declinati in ordine di priorità, suddivisi per tempi di realizzazione, con i relativi indicatori, in coerenza con le risorse disponibili. Ogni obiettivo deve essere esplicitamente definito e corredato dal relativo indicatore (scheda indicatore: razionale e formula di calcolo). La validazione in ordine alla congruità dell' indicatore e alla sue possibilità di monitoraggio deve essere espressa dalle funzioni competenti (Qualità, Direzione Medica di Presidio, CdG).Devono essere privilegiati indicatori estraibili da fonti informative già disponibili.
Selezionato il piano clicca sulla scheda Piano di miglioramento; viene visualizzata la seguente interfaccia:

Anche per la gestione del Piano di miglioramento la direzione può decidere di operare direttamente sull'Elemento d'ingresso/Processo, aggiungendo nuovi obiettivi (si veda il paragrafo Obiettivi dal menù Direzione), azioni di miglioramento (si veda il paragrafo Azioni preventive dal menù Monitoraggio) , gruppi di miglioramento/progetti (Si veda il paragrafo Gestione progetti dal menù Realizzazione), oppure è possibile agire sui singoli Obiettivi già presenti, assegnando nuovi valori soglia/target e individuando azioni preventive e gruppi di miglioramento/progetti.

Piano di miglioramento dell'Elemento d'ingresso/Processo

Seleziona dal relativo elenco l'Elemento d'ingresso/Processo desiderato; (nell'esempio: 001/2014 - Risorse Umane - Gestione Risorse Umane):

Il sistema visualizza gli obiettivi già associati al processo riportando il giudizio sintetico assegnato nella fase precedente. A questo punto la direzione può decidere di inserire un nuovo obiettivo; clicca sul pulsante :

Dall'elenco a tendina Seleziona obiettivo esistente puoi associare al processo un obiettivo già configurato nel cruscotto aziendale, oppure puoi digitare nel campo …….oppure genera nuovo obiettivo il nome di un nuovo obiettivo individuato per il processo. Cliccando sul pulsante Inserisci il sistema genera automaticamente nel cruscotto aziendale un nuovo obiettivo (vi veda il paragrafo Obiettivi dal menù Direzione).
La direzione può pianificare azioni di miglioramento direttamente collegate al processo; cliccando sul pulsante , si apre la seguente interfaccia:

Puoi selezionare un'azione già esistente dal relativo elenco oppure generarne una nuova spuntando la check box ….. oppure genera una nuova azione; allo stesso modo puoi associare un progetto già esistente dal relativo elenco oppure generarne uno nuovo digitando nel campo … oppure crea nuovo progetto il nome che vuoi assegnare, Alla fine clicca su Inserisci per validare e generare gli elementi nuovi. Per il calcolo delle priorità relative alle azioni associate al processo si veda il paragrafo seguente Calcolo delle priorità
Il sistema è completamente integrato con le procedure per la gestione delle azioni preventive/miglioramento, la gestione dei progetti/gruppi di miglioramento, la procedura per la gestione degli Obiettivi/indicatori (si vedano le rispettive istruzioni).

Piano di miglioramento del singolo obiettivo associato all'Elemento d'ingresso/Processo

Vediamo adesso come fare per gestire il miglioramento selezionando i singoli obiettivi associati al processo:
Dopo aver selezionato l'Elemento d'ingresso/Processo a cascata nell'elenco Obiettivo – Responsabile vengono visualizzati gli obiettivi associati al processo. Selezioniamo un Obiettivo (nell'esempio EROGAZIONE FORMAZIONE GENERALE E SPECIFICA DEL NEO ASSUNTO - Rappresentante Direzione)

Il sistema visualizza tutti gli indicatori associati all'obiettivo; per inserire un'azione di miglioramento e/o un gruppo di progetto, clicca quindi su :

E' possibile associare all'obiettivo azioni di miglioramento o gruppi di progetto con le modalità già viste per il processo. Per ogni azione associata all'obiettivo è possibile calcolare la priorità

Calcolo della Priorità

Il sistema consente di determinare per l'elemento una Priorità sulla base dei seguenti criteri e del seguente algoritmo.
Valutazione dell'impatto delle aree di debolezza sull' organizzazione (IMPORTANZA)

Impatto elevato: score 5 L'area/problema influisce in modo Importante su uno o più Fattori rilevanti
Impatto medio: score 3 L'area/problema influisce in modo percepibile, anche se non determinante su almeno uno o più Fattori rilevanti
Impatto scarso: score 1 L'area/problema influisce in modo nullo o quasi nullo su uno o più Fattori rilevanti

Valutazione della capacità di attuare gli obiettivi di miglioramento riferiti alle aree di debolezza (FATTIBILITÀ)
Capacità elevata (score 5)

Attuabile con l'impiego di risorse relativamente modeste
Attuabile con le sole risorse· dell'amministrazione
Attuabile con piena autonomia dell'amministrazione

Capacità media (score 3)

Può richiedere un impiego ragionevole di risorse
Attuabile con le sole risorse dell'amministrazione
L'attuazione dipende in parte da vincoli esterni

Capacità scarsa (score 1)

Richiederà un impiego consistente di risorse
Dipende da fattori esterni all'amministrazione
L'attuazione dipende completamente da vincoli esterni

Valutazione dei tempi (TEMPI)

Tempi brevi (score 5) Il progetto può essere completato entro 12 mesi dall'avvio.
Tempi medi (score 3) Il progetto può essere completato entro 24 mesi dall'avvio.
Tempi lunghi (score 1) Il progetto può essere completato entro 36 mesi dall'avvio.

SCELTA DELLE PRIORITÀ
La scelta delle priorità da parte della Direzione Strategica si avvale dell'orientamento presentato dalla matrice IMPORTANZA – FATTIBILITÀ, che permette di mettere a fuoco le iniziative su cui concentrarsi maggiormente. Dal momento che la scelta delle priorità non può essere un atto puramente meccanicistico, la discussione è volta a giudicare la validità e correttezza delle motivazioni che hanno portato all'assegnazione degli score di valutazione, apportando tutte le modifiche che appaiono necessarie (verificare ad esempio se ci siano iniziative che hanno come prerequisito la realizzazione di altre azioni, situazioni molto critiche che richiedono un'immediata attuazione, e altro ancora) e considerando ulteriori parametri, come i tempi di adeguamento per le cogenze legali e l'opportunità di considerare non solo le iniziative strategiche, che devono essere18comunque attuate, ma anche quelle di breve durata che possono dimostrare al personale a tutti i livelli il raggiungimento di risultati a valore aggiunto, per favorire il coinvolgimento e la partecipazione. Alla fine della discussione la Direzione strategica definisce una scala di priorità, derivata dal prodotto tra i tre score previsti dalla matrice importanza – fattibilità, che si riflette sulla declinazione degli obiettivi operativi negoziati con il processo di budget.
Una volta assegnatii i valori, selezionandoli dai rispettivi elenchi, Impatto, Capacità e Tempi clicca su Inserisci; il sistema calcola la Priorità.
Esempio di output dopo aver cliccato Inserisci:

Cliccando sui rispettivi link è possibile accedere alle maschere di gestione delle azioni, dei progetti e dei nuovi obiettivi.
Il sistema visualizza anche tutti gli indicatori associati al singolo obiettivo, con i nuovi valori soglia (se cambiati); i dati in questo caso sono relativi all'esercizio di gestione del piano. Con questa funzionalità è possibile monitorare direttamente l'andamento degli obiettivi in corso d'opera per verificare efficacia delle azioni decise e il trend:

Notifiche e Report

Come per tutte le altre procedure del sistema TaleteWeb è disponibile la maschera Notifiche che consente di gestire tutta la comunicazione interna relativa ad uno specifico PIMO. Si veda a tale proposito l'istruzione Come gestire una notifica
L'applicazione produce dei reports estremamente efficaci che costituiscono il prodotto finito del processo ovvero il Piano di Miglioramento.
Seleziona il piano interessato e quindi clicca sul pulsante ; puoi visualizzare tre diversi tipi di report:

Report tabellare Fase A (fasi 1 – 2)
Report tabellare Fase B (fase 3)
Report tabellare Complessivo Piano di miglioramento
Report Rapporto Piano di Miglioramento in forma estesa

Per ogni report puoi applicare filtri che ti consentono di visualizzare il piano in funzione degli stessi. Clicca ad esempio su Report fase A: viene visualizzata la seguente interfaccia:

Applica i filtri desiderati e quindi clicca sul pulsante Visualizza
Esempio Report fase A:

Esempio Report fase B:

Esempio Report complessivo

Esempio Repot Rapporto PIMO in forma estesa
Clicca su e quindi su Report piano di miglioramento; viene visualizzata l'interfaccia di gestione dei report generati dal sistema TaleteWeb. Si veda l'istruzione Come gestire i Report-Rapporti del sistema TaleteWeb.
Tutti i report sono gestibili e personalizzabili dall'utente; a tale proposito si veda l'istruzione Come gestire i report elenchi di TaleteWeb. I dati visualizzati sono esportabili in excell. Word, pdf ecc. basta cliccare sulle rispettive icone poste in alto a destra