Gestione documenti

La funzione permette la gestione dei documenti, se l'operatore è autorizzato. Nella funzione albero documenti abbiamo visto come una cartella, ora tramite questa funzione vediamo come creare un documento dentro questa cartella e popolarlo di file.La maschera di gestione si presenta con la possibilità di selezionare un documento già presente o di crearne uno nuovo, eliminarlo o accedere alla reportistica. permette all'utente di accedere all' elenco documenti ,nella funzione gestione documenti trattata nel prossimo paragrafo.
Nuovo documento
Questa opzione permette la creazione di un nuovo documento. Il documento non è un file del tipo pdf, docx o altro ma è una specie di raccoglitore che può contenere uno o più file da associare di diverse tipologie. Il nome deve essere inserito senza estensione e costituito da almeno alcune parole chiavi che possono facilitarne successivamente la ricerca, occorre specificare inoltre la cartella dove è situato il documento. !worddavffd24b033cb55051d6d8c50fc633573f.png|height=141,width=681!Appena salvato il documento con il pulsante Salva, il programma segnala che il documento inserito è in fase di bozza, perché la casella di spunta su Documento pubblicato, è disattivato , quindi il programma considera che il documento è privato e in fase di bozza, viceversa se il Documento è pubblicato, significa che può essere consultato da tutti gli utenti autorizzati tramite la funzione Consultazione documenti vista nel paragrafo precedente. Le schede gestite dalla funzione sono le seguenti:
Dati documento
In questa scheda sono gestiti i dati del documento e riguardano in particolar modo la definizione del documento categoria, tipo, sistema di gestione, edizione etc. possono inoltre essere inseriti i componenti del gruppo di lavoro che hanno partecipato alla stesura del documento. Il pulsante Nuovo permette l'inserimento dei collaboratori che hanno partecipato alla stesura del documento, la maschera di inserimento richiede la selezione del nominativo dall'elenco dei lavoratori.

Firme

La scheda si compone di diverse sezioni nei quali è possibile inserire a seconda dei vari passaggi che accompagnano la stesura del documento, le funzioni e le firme previste dei vari responsabili sono quelle inerenti:

il preparatore – il responsabile del progetto di stesura del documento
il verificatore – il responsabile della verifica del documento
approvazione – il responsabile dell'approvazione del documento
pubblicatore – il responsabile della pubblicazione del documento

inoltre, nella parte bassa della scheda, possono essere inserite le firme dei collaboratori, inseriti come lavoratori interni all'organizzazione, legati con le rispettive funzioni.

File associati
La scheda si compone di una tabella dove l'utente ha la possibilità di popolare il documento raccoglitore con dei file da importare tramite la procedura di caricamento sfoglia/carica dal proprio pc o da altre origini. Il pulsante permette la cancellazione del file selezionato nella riga o in simultanea di tutti i file selezionati tramite dalla casella di spunta posta a destra del nome file. Cliccando sul nome sottolineato si ottiene il download del file (scaricamento) sul proprio computer.

Allegati/documenti di riferimento
La scheda si compone di una tabella dove l'utente ha la possibilità di popolare il documento raccoglitore con dei file allegati o come documenti di riferimento, da inserire selezionandoli dai documenti contenuti nella libreria dell'organizzazione.
Notifiche

In questa scheda vengono gestite le notifiche da inviare in maniera diretta ai destinatari o tramite la Lista di distribuzione.

La tabella posta sotto quella degli Allegati permette all'utente di gestire i destinatari potendo scegliere, dal menù a tendina, tra le categorie dei:

Cliente
Fornitore
Funzione
Utente TaleteWeb
Lavoratore

, permettono di:

Salva - salvare oggetto e corpo e chiudere la notifica
Chiudi - chiudere senza salvare
Invia - salvare la notifica ed inviare a tutti i destinatari tranne a quelli a cui è già stata inviata
Reinvia a tutti- salvare la notifica ed inviare a tutti i destinatari compresi quelli a cui è già stata inviata

Nella e-mail indicata nella tabella utenti trovo il testo della notifica, mentre nella sezione messaggi trovo i riferimenti della notifica
Distribuzione
In questa scheda l'operatore ha l'opportunità di vedere se sono state caricate per il documento, delle Liste di distribuzione ( trattate in precedenza in questo paragrafo nel menù delle Anagrafiche ).
Bozze
In questa scheda l'operatore ha la possibilità di importare dall'esterno, tramite il sistema di caricamento Sfoglia e Carica, dei file da allegare come bozze. Per rendere definitivi i file bozze occorre premere il pulsante , in questo modo le bozze diverranno definitive ed inserite nella scheda dei File associati.
Revisioni
In questa scheda l'operatore ha l'opportunità di vedere se sono state caricate per il documento, delle revisioni precedenti. il pulsante permette all'utente di archiviare il documento corrente senza possibilità di modifica e ne prepara una copia per iniziare a lavorare, mentre elimina in maniera permanente il documento corrente per recuperare un versione precedente dello stesso e se non esistono revisioni precedenti il software segnala l'impossibilità di procedere all'operazione di cancellazione.
Richieste di modifica
In questa scheda si possono vedere tutte le richieste di modifica inserite tramite la funzione Richieste modifica documento , trattata più avanti in questo paragrafo.
Questionario
In questa scheda c'è la possibilità di inserire un questionario da allegare al documento, per soddisfare il requisito di comprensione.

Classificazione e scarto

Di seguito una Roadmap per la preparazione di un nuovo documento:

Consultare l'albero dei documenti per vedere se si ha a disposizione una cartella nella quale riporre i documenti che si intende pubblicare o distribuire, in mancanza crearne una tramite il pulsante nuova cartella.
Dall'albero dei documenti posizionarsi sulla cartella e con il pulsante Nuovo documento inserire il nome del documento "raccoglitore" senza estensione.
Caricare nel raccoglitore appena creato i documenti nella scheda File Associati, utilizzando il sistema di sfoglia e carica
Se necessario Riparametrizzare i documenti caricati (se contengono campi del tipo MergeField che si possono aggiornare con i dati di TaleteWeb)
Se previsti inserire ulteriori documenti come allegati o documenti di riferimento al documento principale dalla scheda Allegati/documenti di riferimento.
Firmare la revisione del documento "raccoglitore" seguendo la procedura nella scheda Firme
Pubblicare il documento attivando la casella di spunta , in questa maniera tutti gli utenti autorizzati potranno consultare e scaricare il documento pubblicato.
Il documento prima di essere notificato deve essere autorizzato per la consultazione tramite la funzione Autorizzazione documenti utente (trattata più avanti nel paragrafo)
Il documento reso pubblico ed autorizzato può essere notificato ai diretti interessati tramite la fase di Notifica (trattata più avanti nel paragrafo)
Con l'invio nella scheda Notifica, il responsabile del documento avvisa tramite una notifica che il documento è pronto per la consultazione ai vari utenti.
Gli utenti interessati riceveranno un messaggio, una segnalazione comparirà nell'icona dei messaggi posta sotto la maschera di login e contemporaneamente nella mail collegata al lavoratore o utente.
Il ciclo si chiude quando l'utente avrà letto la notifica, il software provvederà ad aggiornare la data e l'ora di lettura.