Pianifica audit

Per accedere alla maschera per la pianificazione degli audit interni dal menù Valutazioni clicca su Audit interni - Pianificazione; si accede alla seguente interfaccia:

1. Per selezionare un piano già presente in anagrafica clicca sulla finestra Seleziona il piano e una volta individuato quello desiderato cliccarci sopra per caricarlo. E' possibile accedere anche a piani di esercizi precedenti selezionando sull'elenco a tendina l'anno desiderato;
2. Per inserire un nuovo piano clicca sul pulsante Nuovo piano;
3. Per accedere all'elenco dei piani relativi all'esercizio selezionato clicca sul pulsante Report e quindi su Visualizza Elenco

Inserimento di un nuovo piano

Clicca sul pulsante Nuovo Piano; si apre la seguente maschera:

Il sistema si posiziona sulla prima scheda Piano e assegna un numero di protocollo automatico al piano, composto da un numero progressivo e l'esercizio. Di default viene caricato l'esercizio corrente. Inserisci il nel campo di testo Periodo il periodo a cui si riferisce il piano; il sistema punta in automatico la casella Qualità. Dall'elenco a tendina Funzione Emittente seleziona la funzione che emette il piano (tipicamente il referente per la qualità) e da quello Funzione Approvante la funzione che lo approva (tipicamente la direzione o il rappresentante della stessa). Le funzioni emittente ed approvante sono definite nella matrice delle responsabilità; si veda a tale proposito l'istruzione correlata per la gestione della Matrice delle responsabilità.

• Attenzione: è indispensabile definire in sede di configurazione iniziale attraverso la Matrice delle responsabilità quali funzioni hanno i poteri per emettere ed approvare un piano di audit interni. Solo queste funzioni compariranno nei rispettivi elenchi a tendina e potranno eseguire le attività

Immetti la data di emissione del piano nel campo Data immissione e quindi alla fine clicca sul pulsante Salva le modifiche per confermare i dati immessi un messaggio di alert avvisa che l'operazione è andata a buon fine e contestualmente si attivano le altre schede della maschera inizialmente spente.

Audit contenuti nel piano

Per eseguire la fase successiva clicca sulla scheda Audit contenuti nel piano
Si apre la seguente interfaccia:

Dall'elenco a tendina Seleziona l'audit puoi caricare un audit già associato al piano corrente; per associare al piano corrente un nuovo audit clicca sul pulsante Nuovo audit e registra le seguenti informazioni:

1. Dall'elenco a tendina Processi e sottoprocessi seleziona il processo o sottoprocesso interessato dall'audit cliccando su rampo dell'albero interessato o espandendo il ramo principale per selezionare un sottoprocesso (si veda l'istruzione correlata Gestione anagrafiche processi);
2. Quindi inserisci nei rispettivi campi di testo le norme di riferimento e una descrizione dell'audit riportando scopo e finalità;
3. Inserisci la data prevista per l'audit l'ora di inizio e l'ora di fine.

Clicca alla fine sul pulsante Salva audit per confermare le informazioni. Un segnale si alert avvisa se l'operazione è andata a buon fine ed i dati sono stati correttamente salvati

• Attenzione è indispensabile associare un audit ad un processo o ad un sottoprocesso; se non lo si fa la salvataggio compare un messaggio di alert che avvisa dell'impossibilità di eseguire il salvataggio

Completata questa fase del "cosa e quando" è possibile passare all'ultima fase con il caricamento delle informazioni relative al "chi".

• Attenzione se non si completa la fase precedente e si salva non è possibile eseguire quest'ultima fase

E' possibile, a questo punto, inserire il team di valutazione e le funzioni organizzative interessate dall'audit:

1. Clicca qui per inserire un nuovo membro del team. Dalla tabella Team di valutazione clicca su Inserisci per inserire un nuovo membro del team

Dopo aver cliccato su Inserisci si apre la seguente interfaccia:

Clicca Salva per salvare i dati di ogni singolo membro.
I membri del team possono essere interni all'organizzazione o esterni; nel primo caso selezionare dall'elenco a tendina Funzione il componente del team associato alla relativa funzione. Se a far parte del team non è il responsabile della funzione ma un addetto della stessa spuntare la casella Addetti e quindi nell'elenco a tendina Lavoratore selezionare quello desiderato.
Nel caso di un componente esterno spuntare la casella Esterno e attendere che si apre il controllo con il campo dove inerire il relativo nome e cognome.
Per ogni componente del team interno o esterno selezionare il ruolo scegliendolo dal relativo elenco a tendina.
Per salvare i dati di ogni componente del team clicca su Inserisci

Dalla tabella Funzioni oggetto dell'audit clicca su Inserisci per inserire un nuova funzione coinvolta nell'audit. Eseguire le stesse operazioni viste nel punto 1 precedente; è possibile inserire più funzioni interne, addetti delle stesse e/o collaboratori esterni coinvolti nel processo.

E' possibile associare ad ogni singolo audit incluso nel piano corrente i documenti correlati archiviati con l'applicazione Documenti del sistema TaleteWeb. Dalla tabella Documenti correlati clicca su Aggiungi documento; dall'elenco a tendina che viene visualizzato seleziona il documento desiderato digitando alcune lettere del nome dello stesso. Il sistema ricerca tutti i documenti contenenti le lettere digitate, seleziona quello interessato e clicca su Inserisci.

Tutte le informazioni caricate per ogni singolo audit, in sede di pianificazione, saranno recuperate nella fase di registrazione del rapporto di audit (vedi l'istruzione Rapporto audit)

• Una funzionalità estremamente utile è quella che consente di copiare tutti i dati e le informazioni di ogni singolo piano e i relativi audit in un altro esercizio. Soprattutto nei sistemi di gestione ISO 9001, 14001 ecc., gli audit ai processi rientranti nei campi di applicazione sono ripetitivi, pertanto la funzionalità di copia consente di risparmiare molto tempo. Seleziona, quindi e carica il piano desiderato; nel controllo in fondo alla maschera Copia in altro esercizio, seleziona l'esercizio nel quale si vuole copiare il piano e clicca sul pulsante Copia. Posizionandosi sull'esercizio in cui è stato copiato il piano si può selezionare lo stesso che è stato copiato con tutti i dati e le informazioni comprese le date.

Notifica di un piano

Completate tutte le registrazioni relative ad un piano il sistema TaleteWeb consente di notificarlo automaticamente a tutte le funzioni organizzative e le risorse interessate.
Cliccando sul pulsante Genera notifica in fondo alla maschera, TaleteWeb genera un messaggio di notifica allegando in automatico allo stesso il report del piano in formato pdf. Il software inserisce in automatico, tra i destinatari, tutte le funzioni soggette ad audit e quelle inserite nel team di valutazione. Per i soggetti interni TaleteWeb possiede già la e-mail, per i soggetti esterni è necessario inserire manualmente gli indirizzi e-mail. Per l'utilizzo della procedura di notifica si veda il paragrafo Come gestire il sistema di notifica

Report

E' possibile generare il report relativo ad ogni singolo piano:

1. Seleziona il piano interessato cliccando su Seleziona il piano
2. Clicca sul pulsante Report e quindi su Rapporto; puoi esportare il report relativo al piano di audit nel formato desiderato; vedi anche Come gestire i report di TaleteWeb
3. Per visualizzare l'elenco dei piani di un esercizio, seleziona l'esercizio desiderato e clicca sul pulsante Report e quindi su Visualizza elenco; si veda anche Come gestire i report-elenchi di TaleteWeb

Argomenti correlati

• Gestione anagrafiche processi
• Gestione della matrice delle responsabilità
• Come gestire il sistema di Notifiche
• Come gestire i report
• Come gestire i report-elenchi