L'applicazione SGQ del sistema informatico TaleteWeb mette a disposizione dell'organizzazione una procedura estremamente efficace per la gestione del riesame della direzione, perfettamente conforme alle prescrizioni della norma ISO 9001. L'utilizzo estensivo dell'applicazione consente la produzione automatizzata della maggior parte dei dati di ingresso necessari per la valutazione delle performance del sistema qualità da parte della direzione e la definizione del piano di miglioramento.
Per accedere alla procedura dal menù Valutazioni seleziona Riesame di direzione; viene visualizzata la seguente interfaccia utente:

Per visualizzare un riesame già registrato, relativo ad un determinato esercizio, dopo aver selezionato l'Esercizio, dall'elenco a tendina Seleziona il riesame
Per registrare il rapporto di un nuovo riesame della direzione clicca sul pulsante Nuovo; la procedura è strutturata secondo la seguente sequenza logica di fasi corrispondenti alle diverse schede:

Programmazione (convocazione riunione)
Dati d'ingresso (gestione dati d'ingresso)
Valutazione (valutazione delle performance dei diversi processi: criticità e miglioramento)
Analisi (analisi dati d'ingresso e requisiti: determinazione criticità e opportunità di miglioramento)
Dati d'uscita (gestione dati d'uscita: nuovi obiettivi, action plan)
Firme (firma elettronica del rapporto)
Notifiche (condivisione e comunicazione)

Programmazione

Appena cliccato sul pulsante Nuovo, di default il sistema si posiziona sulla prima scheda Programmazione visualizzando la seguente interfaccia:

Il sistema assegna ad ogni riesame un numero di protocollo progressivo su base esercizio; ovviamente il sistema di gestione di riferimento è bloccato su SGQ Qualità. Questa prima fase è finalizzata alla programmazione del riesame e alla convocazione della riunione di riesame. Nel campo Data registra data e ora di inizio prevista per la riunione di riesame; quindi seleziona dall'elenco Funzione convocante la funzione responsabile della convocazione della riunione (tipicamente il rappresentante della direzione per la qualità), il Luogo dove si terrà la riunione e nel campo di testo Argomento riporta una breve sintesi dell'oggetto della riunione, dello scopo e degli argomenti che si intendono trattare. Completate queste registrazioni prima di inserire le funzioni partecipanti che si intendono convocare è necessaria cliccare sul pulsante Salva.

Inserimento funzioni partecipanti e notifica convocazione

Dopo aver cliccato sul pulsante Salva si attivano tutte i pulsanti e tutte le schede; il riesame è stato già salvato nel data base. Per inserire il primo partecipante dalla seguente interfaccia clicca su Inserisci

Viene visualizzata la seguente modalità di inserimento:

E' possibile convocare una funzione organizzativa scelta dall'elenco a tendina Funzione e/o un lavoratore scelto dall'elenco a tendina Lavoratore; spuntando la casella Addetti dopo aver selezionato una Funzione, il sistema visualizza nell'elenco Lavoratore gli addetti della funzione selezionata ovviamente se previsti in sede di configurazione iniziale. Dopo avere selezionato un convocato con uno dei metodi precedenti, per caricarlo clicca su Inserisci.
Per convocare un soggetto esterno spunta la casella Esterno, inserisci nell'interfaccia che si apre il nome e l'indirizzo e-mail e anche in questo caso clicca sul pulsante Inserisci
Completato il caricamento dei convocati, clicca sul pulsante Genera notifica. Il sistema crea in automatico un messaggio di notifica e il report di convocazione in pdf che allega al messaggio di posta elettronica.
Cliccando sulla scheda Notifiche, infatti, viene visualizzato il messaggio creato:

Per completare o modificare il messaggio generato in automatico clicca su visualizza e modifica e segui l'istruzione Come gestire un messaggio di notifica. Infine clicca su Invia per far partire la e-mail.
Il report di convocazione lo puoi visualizzare cliccando sul file presente nella colonna Allegati

Dati d'ingresso

La fase di caricamento dei dati di ingresso è sicuramente la più importante e la più delicata di tutto il processo di riesame della direzione. Tipicamente questa attività è condotta dal rappresentante della direzione per la qualità/responsabile qualità.
TaleteWeb consente di configurare, per ogni riesame, i dati di ingresso scegliendoli da un elenco fisso messo a disposizione dall'applicazione e associare agli stessi file dati, in qualunque formato, importati dall'esterno e/o link ai report prodotti dalle diverse procedure del sistema TaleteWeb. Soprattutto quest'ultima possibilità consente di gestire i dati di ingresso in tempo reale evitandole lunghe e costose fasi di raccolta ed elaborazione di dati tipiche dei sistemi qualità gestiti in modo cartaceo.
E' possibile, oltre all'elenco fisso di dati d'ingresso fornito dall'applicazione, configurare un elenco di dati di ingresso personalizzati: dal menù Contesto, seleziona Impostazioni; apri la scheda Dati di ingresso

Per configurare un nuovo dato d'ingresso personalizzato clicca su Inserisci nuovo elemento, digita il nome e quindi clicca su Inserisci. Puoi eliminare o modificare un dato d'ingresso precedentemente inserito.
Per accedere alla maschera per la gestione dei dati d'ingresso, dopo aver eseguito la programmazione, clicca sulla relativa scheda Dati d'ingresso; viene visualizzata la seguente interfaccia utente:

Per gestire un nuovo dato d'ingresso interno e/o esterno (personalizzato) clicca su viene visualizzata la seguente interfaccia:

Nell'elenco a tendina oppure un collegamento interno trovi un ampio ed esteso elenco di dati d'ingresso tipici dei sistemi di gestione per la qualità tra cui puoi scegliere quelli che ritieni opportuni per la tua organizzazione. Ognuno di questi dati d'ingresso è collegato in maniera automatica ad un link che indirizza al relativo report generato dall'applicazione SGQ del sistema TaleteWeb.
Dall'elenco oppure un collegamento interno seleziona un dato d'ingresso (nell'esempio che segue Statistiche non conformità) e clicca su Inserisci; viene visualizzata la seguente interfaccia:

Nella colonna Dato d'ingresso viene visualizzato il link Statistiche non conformità, cliccandoci vieni indirizzato al sistema di reporting delle non conformità dell'applicazione (vedi il relativo paragrafo Gestione delle non conformità). Nella colonna File trovi il controllo che ti permette di allegare, caricandoli dal tuo computer, altri eventuali file esterni utili per completare le informazioni necessaria alla direzione per le fasi di valutazione del processo/requisito. E' possibile anche, per ogni dato d'ingresso, aggiungere documenti archiviati nel sistema documentale della piattaforma TaleteWeb (ad esempio una procedura). Per far ciò clicca su nel controllo Documenti correlati ed esegui la ricerca del documento desiderato digitando alcuni caratteri del nome del documento, quindi una volta individuato selezionalo e clicca su Inserisci. La direzione avrà così a disposizione tutte le informazioni, i reports e d i documenti necessari per eseguire la valutazione e l'analisi.
Si possono caricare anche dati d'ingresso personalizzati configurati come visto in precedenza. Ovviamente in questo caso sarà possibile allegare solo file dati esterni. Dall'elenco a tendina Seleziona dato d'ingresso esterno… individua quello desiderato selezionalo e clicca su Inserisci. Allega file e documenti correlati come visto in precedenza.

La configurazione dei dati d'ingresso effettuata per un riesame della direzione può essere copiata/duplicata in un altro riesame utilizzando la funzionalità Copia nell'esercizio che consente di duplicare tutte le configurazioni del riesame corrente in un altro riesame anche in un diverso esercizio

Seleziona l'esercizio in cui vuoi copiare/duplicare il riesame e clicca sul pulsante Copia. Tutte le configurazioni e le informazioni saranno copiate in un riesame generato nell'esercizio scelto. Questa funzionalità è estremamente utile per semplificare le operazioni di configurazione e partire da un modello che generalmente corrisponde al riesame del periodo precedente ed aggiornarlo e modificarlo.

Processi

In questa parte la direzione, sulla base dei dati d'ingresso, esegue la valutazione delle performance dei diversi processi individuando le criticità e le opportunità di miglioramento.
Per accedere seleziona la scheda Processi; viene visualizzata la seguente interfaccia iniziale:

La valutazione è finalizzata a valutare le performance di un processo. Dall'elenco a tendina Seleziona il processo ricerca e carica un processo già salvato; per inserire un nuovo processo clicca sul pulsante Nuovo e quindi dall'elenco Processo seleziona, dalla struttura ad albero, il processo o il sotto processo per il quale si vuole eseguire la valutazione. Vedi anche l'istruzione per gestire l'anagrafica Processi.

Seleziona un processo e quindi
Cliccare sul pulsante Salva per validare la scelta
Il sistema visualizza automaticamente l'ultimo audit interno eseguito associato a questo processo; cliccando sul link Ultimo Audit si accede direttamente alla maschera relativa all'Audit in questione.

La direzione ha così la possibilità di valutare e analizzare le risultanze dell'audit interno al processo le eventuali non conformità, raccomandazioni e azioni correttive/preventive scaturite.
Il sistema mette a disposizione della direzione, nella fase di valutazione del processo, altri strumenti di misurazione e monitoraggio riportati nel seguito.

Dati d'ingresso del processo selezionato

E' possibile associare al processo selezionato i dati d'ingresso specifici dello stesso:

Clicca su Inserisci seleziona nell'elenco il dato d'ingresso da associare al processo e quindi clicca su Inserisci; il sistema genera un link al dato d'ingresso.

Misurazioni del processo

E' possibile, attraverso questo controllo, associare al processo in esame le eventuali misurazioni del processo stesso effettuate con le checklist pesate (si veda a tale proposito il paragrafo Misurazione processi)

Clicca su Inserisci seleziona nell'elenco a tendina la misurazione interessata e clicca su Inserisci; il sistema genera un link alla checklist di misurazione.

Obiettivi/Indicatori del processo

Il sistema consente di associare al processo in esame il set di Obiettivi/Indicatori configurato per il processo stesso (si veda a tale proposito il paragrafo Schede indicatori o il manuale d'uso dell'applicazione Cruscotto Direzionale)

Dall'elenco a tendina Obiettivo seleziona quello interessato e quindi clicca sul pulsante Inserisci.
Alla luce degli strumenti di misurazione e monitoraggio visti, la direzione è in grado di analizzare le performance del processo ed esprimere una valutazione qualitativa ed analitica registrando le risultanze attraverso la seguente interfaccia:

Spunta le casella sì, no, in parte, per indicare il livello di raggiungimento degli obiettivi del processo; riporta nel campo Osservazioni/valutazione delle performance una analitica relazione esplicativa formattandola con gli strumenti di editing messi a disposizione.
Completata l'analisi e la valutazione la direzione può generare e gestire, associate al processo, azioni correttive e/o azioni preventive e di miglioramento (si veda a tale proposito il paragrafo Azioni correttive/preventive):

Dall'elenco a tendina Aggiungi seleziona un'azione già registrata da associare al processo e clicca sul pulsante Inserisci, oppure clicca sul pulsante Genera azione correttiva/preventiva per crearne una nuova. In entrambi i casi il sistema visualizzerà il link per accedere alla maschera di gestione della relativa azione.

Completato il processo di analisi e valutazione clicca sul pulsante Salva per validare tutti i dati inseriti
Attenzione per comodità conviene aprire i link in una nuova scheda; per fare ciò posizionati con il mouse sul link e tasto desto clicca su apri link in una nuova scheda; in alternativa prima di cliccare sul link tieni premuto il tasto control della tastiera.
Anche per le valutazioni dei processi tutte le configurazioni possono essere copiate in un altro riesame come visto nel paragrafo precedente

Requisiti

In questa parte la direzione, sulla base dei dati d'ingresso, sulla base della valutazione dei processi, analizza la conformità del sistema di gestione per la qualità ai requisiti normativi e agli obiettivi pianificati.
Per accedere seleziona la scheda Requisiti; viene visualizzata la seguente interfaccia iniziale:

L'analisi è finalizzata a valutare la conformità del Sistema di gestione per la qualità ad un requisito e/o ad un obiettivo pianificato. Dall'elenco a tendina Seleziona il requisito ricerca e carica un requisito già salvato; per inserire l'analisi di un nuovo requisito clicca sul pulsante Nuovo e quindi dall'elenco Requisito seleziona il requisito per il quale si vuole eseguire l'analisi. Se il requisito non è presente e/o nella configurazione iniziale per configurare un requisito clicca sull'etichetta Requisito si apre la seguente interfaccia:

Clicca su Inserisci nuovo elemento, digita il nome del requisito e quindi clicca sul pulsante Inserisci
Per ogni requisito la direzione riporterà una breve descrizione dello stesso, le osservazioni qualitative circa il livello di conformità allo stesso, anche in questo caso può associare al requisito obiettivi/indicatori specifici dello stesso, una valutazione complessiva del raggiungimento degli obiettivi pianificati per il requisito e come per il paragrafo valutazione può generare azioni correttive e/o preventive/miglioramento.

Al termine clicca sul pulsante Salva per validare i dati registrati
Tutte le configurazione possono essere copiate/duplicate in un altro riesame con le modalità già viste

Dati di uscita

La fase di caricamento dei dati di uscita rappresenta la sintesi finale del processo di riesame della direzione. TaleteWeb consente di configurare, per ogni riesame, i dati di uscita scegliendoli da un elenco fisso messo a disposizione dall'applicazione e associare agli stessi file dati, in qualunque formato, importati dall'esterno e/o link ai report prodotti dalle diverse procedure del sistema TaleteWeb. E' possibile, oltre all'elenco fisso di dati di uscita fornito dall'applicazione, configurare un elenco di dati di uscita personalizzati: dal menù Anagrafiche, seleziona Impostazioni; apri la scheda Dati di uscita

Per configurare un nuovo dato d'uscita personalizzato clicca su Inserisci nuovo elemento, digita il nome e quindi clicca su Inserisci. Puoi eliminare o modificare un dato d'ingresso precedentemente inserito.
Per accedere alla maschera per la gestione dei dati di uscita, clicca sulla relativa scheda Dati di uscita; viene visualizzata la seguente interfaccia utente:

Per gestire un nuovo dato d'uscita interno e/o esterno (personalizzato) clicca su viene visualizzata la seguente interfaccia:

Nell'elenco a tendina oppure un collegamento interno trovi un ampio ed esteso elenco di dati d'uscita tipici dei sistemi di gestione per la qualità tra cui puoi scegliere quelli che ritieni opportuni per la tua organizzazione. Ognuno di questi dati d'uscita è collegato in maniera automatica ad un link che indirizza al relativo report generato dall'applicazione SGQ del sistema TaleteWeb.
Dall'elenco oppure un collegamento interno seleziona un dato d'uscita (nell'esempio che segue Programmazione azioni preventive) e clicca su Inserisci; viene visualizzata la seguente interfaccia:

Nella colonna Dato d'uscita viene visualizzato il link Programmazione azioni preventive, cliccandoci vieni indirizzato al sistema di reporting delle azioni preventive/miglioramento dell'applicazione (vedi il relativo paragrafo Gestione delle azioni correttive/preventive). Nella colonna File trovi il controllo che ti permette di allegare, caricandoli dal tuo computer, altri eventuali file esterni utili per completare le informazioni necessaria alla direzione per le fasi di valutazione del processo/requisito. E' possibile anche, per ogni dato d'uscita, aggiungere documenti archiviati nel sistema documentale della piattaforma TaleteWeb (ad esempio il documento di politica per la qualità). Per far ciò clicca su nel controllo Documenti correlati ed esegui la ricerca del documento desiderato digitando alcuni caratteri del nome del documento, quindi una volta individuato selezionalo e clicca su Inserisci.
Si possono caricare anche dati d'uscita personalizzati configurati come visto in precedenza. Ovviamente in questo caso sarà possibile allegare solo file dati esterni. Dall'elenco a tendina Seleziona dato d'uscita esterno… individua quello desiderato selezionalo e clicca su Inserisci. Allega file e documenti correlati come visto in precedenza.

La configurazione dei dati d'uscita effettuata per un riesame della direzione può essere copiata/duplicata in un altro riesame utilizzando la funzionalità Copia nell'esercizio che consente di duplicare tutte le configurazioni del riesame corrente in un altro riesame anche in un diverso esercizio

Seleziona l'esercizio in cui vuoi copiare/duplicare il riesame e clicca sul pulsante Copia. Tutte le configurazioni e le informazioni saranno copiate in un riesame generato nell'esercizio scelto. Questa funzionalità è estremamente utile per semplificare le operazioni di configurazione e partire da un modello che generalmente corrisponde al riesame del periodo precedente ed aggiornarlo e modificarlo.
Completato il riesame la direzione ha la possibilità di firmare elettronicamente lo stesso; nel campo Firma della direzione seleziona la funzione autorizzata alla firma configurata nella matrice delle responsabilità, si apre un interfaccia che chiede alla direzione di digitare la propria username e la propria password; clicca quindi sul pulsante Firma.

Oltre alla direzione il sistema consente di firmare elettronicamente a tutti i partecipanti al riesame configurati nella fase di convocazione. Seleziona la scheda Firme; viene visualizzata la seguente interfaccia:

Ogni singolo partecipante inserirà username e password e cliccherà su Firma
L'atto conclusivo del processo è la generazione del Rapporto del riesame della direzione e della notifica; clicca sul pulsante Genera notifica in fondo alla maschera Dati d'uscita. Un messaggio avvisa che è stato generato un messaggio di notifica a cui è stato allegato il rapporto di riesame in pdf.

Per gestire la comunicazione del riesame si veda l'istruzione Gestione delle notifiche.

Report

Per accedere alla reportistica del sistema e visualizzare un rapporto d'audit seleziona dall'elenco a tendina il rapporto desiderato; quindi sul pulsante seleziona Report; viene visualizzato il rapporto nella modalità report di TaleteWeb; vedi anche l'istruzione Come gestire un report di TaleteWeb
Sempre cliccando sul pulsante e selezionando Elenco viene visualizzato un report elenco con tutti i riesami gestiti per esercizio