La gestione delle segnalazioni è uno strumento indispensabile e fondamentale del Risk Manager aziendale.
Si accede a questa applicazione tramite la Gestione Reattiva, cliccando su Gestione delle segnalazioni; da qui si ha la possibilità di richiamare dall'elenco a tendina, per ogni esercizio, qualsiasi segnalazione sia stata effettuata, selezionando il numero della segnalazione che ci interessa vedere/modificare.

Tutti i dati originari relativi alla segnalazione sono fedelmente riportati; in prima battuta il Risk Manager può verificare a che utente è relativa la segnalazione, dalla dicitura riportata in basso; e in che data è stata fatta la registrazione.
Ovviamente se la segnalazione fosse stata fatta da un utente Anonimo, la dicitura sarebbe stata Utente anonimo, e relativa data.
Il Risk Manager ha facoltà e autorità di modificare tutte le informazioni anomale, sia concordandole e condividendole con l'utente nel caso quest'ultimo abbia sottoscritto la segnalazione e sia assumendosi la responsabilità della modifica del dato o registrazione anomala, nel caso in cui la segnalazione sia stata fatta da un utente Anonimo.
Una volta apportate le modifiche si deve sempre cliccare sul pulsante Salva, per non perdere le modifiche o integrazioni apportate.
Il Risk Manager o altra funzione organizzativa autorizzata, può associare o allegare alla segnalazione di evento qualsiasi documento ritenga utile per meglio fornire evidenza dell'accaduto, individuando sul proprio pc o repositori aziendale e selezionando il file si carica all'evento, cliccando Carica.
Il Risk Manager può accedere a tutte le comunicazioni e ai messaggi di notifica riguardanti l'evento occorso gestito dalla scheda Notifiche, scaricandosi il modulo Pdf di ogni segnalazione presente; potrà altresì verificare la comunicazione e vedere a quali utenti era stata inoltrata (cliccando sul tasto Visualizza e modifica).
Le funzioni organizzative e autorizzate possono attraverso la funzionalità della gestione delle notifiche inviare messaggi di posta elettronica riguardanti l'evento ad altre funzioni interessate o a soggetti esterni.
Il Risk Manager o altra funzione organizzativa autorizzata, può associare direttamente all'evento selezionato una o più azioni correttive correlate o una o più azioni preventive.
Si cliccherà sul pulsante Genera azione correttiva e il sistema genera automaticamente l'azione correttiva, cliccando quindi sul link creato dal sistema si accede subito alla maschera che ci permette di gestire l'azione correttiva.
È possibile anche associare all'evento un azione già precedentemente generata, semplicemente andando a selezionare il numero dell'azione che ci interessa cercandola dall'elenco a tendina.
È possibile inoltre associare all'evento un audit clinico organizzativo, cliccando sulla scheda Piani correlati si può associare un piano esistente oppure generarne uno nuovo (Genera piano audit).
È possibile visualizzare rapidamente il report della segnalazione selezionata, cliccando Report e l'icona Report segnalazione caratterizzata dal simbolo del PDF.
Il Risk manager o altra funzione organizzativa autorizzata, può creare una Nuova segnalazione o eliminare segnalazioni che non ritiene adeguate cliccando il tasto Elimina.
Chiaramente tutte le operazioni fatte vengono registrate dal sistema informatico TaleteWeb.
Per finire, il Risk manager può accedere direttamente all'elenco e alla statistica delle segnalazioni relative all'incident reporting.

Presa in carico della segnalazione

La scheda Presa in carico permette al Risk Manager di inviare un feedback al segnalante riguardo la presa in carico della segnalazione e le azioni intraprese.
Potrà essere indicato che la segnalazione non ha avuto alcun seguito, oppure che a seguito della segnalazione è stata prevista un'azione correttiva (da inserire tramite la scheda Azioni correlate) o un'audit (da inserire tramite la scheda Audit correlati). Si possono inoltre aggiungere note e allegati.
La presa in carico va firmata digitalmente inserendo il proprio nome utente e password; alla firma, viene inviata una notifica automatica al segnalante che riporta le informazioni di presa in carico. Inoltre, le informazioni sullo stato delle segnalazioni sono visibili dal report Report stato segnalazioni.