Azione richiesta

Per la gestione delle azioni correttive e preventive, si è deciso di adottare una metodologia conforme allo standard internazionale ISO 9001:2008; al fine di rendere gli standard omogenei.
Per accedere alla procedura per la gestione delle azioni si accede dal menù Monitoraggio, cliccando sul sottomenù Azioni. Questa interfaccia consente di generare una nuova azione (tasto Nuova) o di selezionarne una già esistente cercandola dall'elenco a tendina.
Andando a creare una nuova azione, il sistema assegna in automatico il numero progressivo (identificativo univoco); i campi da compilare sono:

1. la punta iniziale se si tratta di azione correttiva o preventiva
2. a fine statistici va inserito il Sistema di gestione di riferimento

La gestione di un azione correttiva o preventiva segue un flusso logico che parte dalla definizione dell'origine dell'azione (prima scheda) quindi della definizione della richiesta di azione, l'indagine, la gestione degli interventi, le verifiche di efficacia e la gestione dei costi delle azioni ed infine nell'ultima scheda Notifiche si avrà la condivisione, pubblicazione e comunicazione.
Ci soffermiamo alla registrazione della prima scheda (Origine);
si andrà a specificare la funzione organizzativa richiedente, la data di richiesta di azione. Si ricorda che tutte le date seguono la logica temporale del workflow, pertanto sarà poi possibile, in sede di cruscotto direzionale, monitorare il tempo intercorso, ad esempio, tra una richiesta e la verifica finale dell'efficacia della stessa.
Andiamo quindi ad inserire, laddove la richiesta non è generata in automatico da altra funzionalità o applicazione l'origine della richiesta (da quale processo ha origine la richiesta); laddove i processi sono gestiti con applicazioni o funzionalità del sistema informatico TaleteWeb, queste informazioni relative all'origine, vengono riportate in automatico, unitamente al n. riferimento.
Occorre in ogni caso registrare eventuali riferimenti esterni, laddove la richiesta ha origine da un riferimento esterno e la relativa data.
Nel campo testuale della Descrizione va riportato la descrizione della richiesta di azione correttiva, cercando di dettagliare bene la richiesta e l'origine della stessa.
Anche in questo caso laddove la richiesta è generata da altra applicazione, nel campo descrizione ritroveremo di default quanto specificato nell'applicazione di origine e si può integrare le informazioni.
Completate le registrazioni occorre salvarle cliccando il tasto Salva e a questo punto si attivano le altre schede del procedimento di gestione dell'azione.

Azioni Indagine

Il sistema informatico Taleteweb consente di registrare l'esito dell'indagine delle cause profonde del problema dell'evento della non conformità che ha originato la richiesta di azione.
Andiamo a riportare gli esiti e le evidenze delle azioni, effettuata con metodologia esterna all'applicazione; quindi riporteremo un sunto finale conclusivo dell'indagine sulle cause, la funzione organizzativa del gruppo di indagine o del nucleo costituito per l'indagine e abbiamo la possibilità di upload are e quindi allegare al folder elettronico dell'indagine tutti i documenti di qualsiasi tipo, si ritengano necessari per poter corredare l'indagine di opportune evidenze. Allo stesso modo possiamo correlare all'indagine, quindi richiamare dei documenti già presenti nella piattaforma documentale di taleteweb, cliccando sul simbolo e andando a correlare attraverso la ricerca il documento richiesto. Alla fine delle registrazioni, per renderle valide cliccare sul pulsante .

Azioni Interventi

Il sistema informatico TaleteWeb consente di gestire gli interventi correttivi o preventivi.
Schede
SchedeChek BoxElenchi a Tendina
Si clicca quindi sulla scheda Interventi e si accede all'interfaccia che consente di programmare n. interventi associati alla medesima azione, verificarne l'attuazione, gestire l'Alert.
Per programmare un intervento si accede alla scheda Proposta, si descriverà in maniera dettagliata l'intervento, quindi si selezionerà dall'elenco a tendina la funzione organizzativa responsabile della decisione e la data in cui è stata assunta la decisione; si definirà la funzione organizzativa responsabile di attuare l'intervento deciso e si definirà da data entro la quale l'intervento deve essere attuato. Se l'intervento richiede un'attività formativa o di addestramento è possibile correlare ed associare all'intervento correttivo o preventivo direttamente una richiesta di evento formativo spuntando la relativa chek box. Al salvataggio il sistema genera automaticamente una richiesta di intervento. Per rendere effettive le registrazioni si clicca sul pulsante .
Allo stesso modo è possibile creare un nuovo intervento a fronte delle nostra azione cliccando sul pulsante . Chiaramente è possibile notificare a tutte le funzioni organizzative interessate la programmazione dell'intervento attraverso la procedura Notifiche del sistema informatico.
Dal pulsante è possibile generare il PDF con tutte le informazioni relative all'azione.

Azione verifica efficacia e costi

Una volta completata l'attuazione di tutti gli interventi e verificati gli stessi con esito positivo la funzione organizzativa incaricata può procedere alla verifica dell'efficacia conclusiva dell'azione e alla registrazione dei costi sostenuti per l'azione correttiva o preventiva.
Barra Dei MenùIl sistema consente di effettuare la verifica dell'efficacia solo per gli interventi attuati con esito positivo.
SchedeElenco a tendina
Dal menù si accede a questa schermata tramite la gestione REATTIVA, si selezionerà dall'elenco a tendina, un azione da analizzare e successivamente ci si posiziona alla quarta scheda "Verifiche e costo".
Si spunterà la casella , si registrerà al data effettiva della verifica dell'efficacia, si inserisce il responsabile della verifica, l'esito e si riporteranno tutte le evidenze necessarie a fornire dimostrazioni, riscontri e quant'altro, nell'apposito riguardo.
Infine c'è l'opzione di registrare i costi resisi necessari; se inseriti, il sistema provvederà ad elaborare i dati ed inviarli al cruscotto direzionale per monitorare i relativi indicatori.

Al completamento, cliccando sul pulsante si rendono effettive le modifiche apportate.
È possibile generare il PDF, con tutte le informazioni, dal ed è possibile sempre notificare a persone e funzioni interessate, tramite la scheda Notifiche.
Si comprende che, in realtà molto complesse, un sistema informatico del genere possa aiutare notevolmente nel tenere sotto controllo e monitorare tutti gli eventi, interventi programmati, con un processo decisionale arrivando alla dematerializzazione di tutte le carte e moduli. Come altresì è importante avere sotto controllo la comunicazione interna da poter rintracciare in qualsiasi momento.