Procedura per registrare l'attività e produrre il rapporto di Audit

Per registrare l'attività di Audit e produrre il rapporto di Audit occorre cliccare dalla barra del menù AUDIT e scegliere la voce di menù Rapporto;

 
Si apre così la maschera per gestire questa procedura; richiamando il nome del programma annuale di audit dal menù a tendina e l'audit per cui si vuole redigere il rapporto
Il sistema carica tutte le informazioni registrate in fase di pianificazione; l'estensore del rapporto modificherà i dati in funzione di quelli reali, modificando l'orario se non corretto o aggiungere/eliminare componenti che non hanno potuto partecipare all'audit.
 
È possibile associare al rapporto di audit file e documenti che possono essere caricati tramite la procedura Apload del sistema informatico Taleteweb. Se i file sono in formato PDF andranno a costituire il rapporto finale che viene generato in PDF; possono comunque essere caricati file in qualsiasi formato, anche immagini, video ecc.
Alla fine della compilazione della prima scheda, si clicca sul pulsante Salva per rendere effettive le informazioni registrate.

La seconda scheda è relativa alle Checklist; se in fase di pianificazione abbiamo associato all'audit delle Checklist ritroveremo nell'elenco a tendina le Checklist che abbiamo associato, quindi cliccando sul nome possiamo caricare le Checklist e caricarla a sistema.

La Checklist può essere compilata elettronicamente con delle funzionalità estremamente importanti perché se l'esito della valutazione da parte del gruppo di audit ha un requisito negativo (es. Grosse carenze), il sistema automaticamente propone al salvataggio una non conformità, infatti, salvata questa maschera cliccando su Salva Checklist il sistema propone in automatico la non conformità che possiamo gestire direttamente dalla scheda Non Conformità. Il gruppo di audit può decidere di validare la non conformità proposta dal sistema oppure di non gestirla.
Compilata e salvata la Checklist si passa a gestire le non conformità, cliccando sulla successiva scheda, visualizzeremo questa schermata:
 
Da questa schermata è possibile inserire nuove non conformità cliccando su pulsante Inserisci non conformità / Inserisci Raccomandazione , oppure modificare le non conformità proposte in automatico dal sistema cliccando sul pulsante Modifica , completando le informazioni mancanti. Cliccando sul pulsante
 Salva si validano tutti i dati ad essa relativi. È possibile anche che in una attività di audit si vadano a chiudere delle non conformità aperte negli audit precedenti verificandone la evidenza della effettiva attuazione ed efficacia. Il gruppo di audit può validare la chiusura cliccando sul pulsante Chiudi .
Automaticamente la non conformità chiusa sarà riportata nella sezione sottostante Non conformità / Raccomandazioni chiuse.
Una volta effettuate tutte le operazioni e ritornando sulla prima scheda si è pronti a generare il rapporto di audit e la notifica alle funzioni organizzative interessate e all'articolazione soggetta ad audit cliccando sul pulsante Genera notifica. Assicurarsi sempre di aver salvato tutti i dati prima di effettuare l'operazione.
Cosi il sistema elabora il messaggio di notifica e andando sull'ultima scheda Notifiche vediamo l'elaborazione avvenuta.
 
I documenti prodotti si possono scaricare, salvare e stampare sul proprio computer avendo così un documento fisico.