Adempimenti

Una procedura molto importante è quella relativa alla gestione degli Adempimenti, cogenti o volontari; quindi adempimenti derivanti dall'attuazione di norme di legge o dall'attuazione di requisiti relativi a norme volontarie, in modo particolare da adempimenti obbligatori.
Questa applicazione è trasversale a tutto il sistema ed è stata inserita anche nell'applicazione Rischio Clinico, ritenendo che il soddisfacimento di adempimenti di legge siano una prerogativa essenziale, per garantire che una struttura abbia un'adeguata capacità di prevenire rischi di errori/eventi.
Si accede dal menù della gestione proattiva, cliccando sul menù adempimenti;

Si apre quindi l'interfaccia che permette di selezionare un adempimento già caricato; cliccando nell'elenco a tendina o di gestire un nuovo adempimento;

In fase di configurazione iniziale, dell'applicazione del sistema TaleteWeb, vengono precaricate una serie di norme e una serie di leggi con i relativi adempimenti più importanti che una qualsiasi struttura, deve rispettare. Ad esempio si possono ricordare gli adempimenti legati alla gestione del Dlgs 196, ovvero la legge relativa alla privacy, oppure tutti gli adempimenti legati all'applicazione del Testo Unico 81, materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro e così via.
Si vuole ricordare che la gestione del rischio clinico si rivolge agli eventi che possono occorrere non solo agli utenti ma anche ai visitatori e soprattutto anche ai lavoratori.
La procedura per inserire un nuovo adempimento è la seguente: cliccando sul pulsante Nuovo adempimento ; naturalmente se la funzione è autorizzata, si va a definire quali sono i campi obbligatori, esempio il nome dell'adempimento. Una volta inserito il nome dell'adempimento stesso, sotto si può riportare una descrizione più ampia, si associa la norma di riferimento, si associa quindi il sistema di gestione a cui si riferisce ed infine il responsabile dell'adempimento.

Il sistema consente inoltre di inserire la data dell'ultima verifica, quindi la data in cui per l'ultima volta l'adempimento è stato ottemperato in maniera positiva, la frequenza, e automaticamente il sistema calcola la scadenza dell'adempimento e il colore del semaforo; verde: positivo, rosso: adempimento scaduto, il sistema ci suggerisce di riprogrammare al più presto perché potremmo andare incontro anche ad una sanzione amministrativa che vedremo in seguito, il sistema stesso ci calcola.
Semaforo verde:

Semaforo Rosso:

È possibile, poi, far partire un sistema di alert dell'adempimento, quindi andando a gestire l'Alert a tale proposito, gestito dal programma TaleteWeb.
Se all'adempimento è associata una sanzione amministrativa a noi nota, possiamo riportare la sanzione in termini di Euro, così come quella penale in termine di mesi di reclusione.



È possibile, al fine dell'ottemperanza all'adempimento stesso, fare associazioni all'adempimento, creando un evento formativo, una riunione, o un'azione correttiva; generandole.

All'adempimento è possibile associare dei documenti che possono essere caricati utilizzando la funzionalità per l'upload dei documenti della piattaforma TaleteWeb o correlare documenti già presenti nella piattaforma stessa sulla sezione Modelli e registrazioni:

Anche per gli adempimenti è possibile gestire le notifiche, ovvero comunicazioni attraverso messaggi di posta elettronica.
Molto importanti sono i Report; nell'esempio riportiamo Report Elenco Adempimenti strutturato molto semplicemente, chiaro ed efficace come sotto illustrato;

È possibile da questi report eseguire aggregazioni e/o filtri, in maniera tale da poter avere un quadro molto preciso della situazione. Per una struttura sanitaria che voglia avere un'altro rating di sicurezza ovvero un'altra capacità di prevenzione di errori, tutti i semafori relativi a tutti gli adempimenti previsti e alle leggi cogenti devono essere di colore verde; quindi è un primo passo molto importante nella gestione proattiva assicurare che tutti gli adempimenti obbligatori siano ottemperati e quindi i responsabili abbiano regolato quanto di loro competenza rendendo il semaforo verde. Si ritiene che per qualsiasi direttore generale o direttore amministrativo questo cruscotto sia estremamente decisivo sia in termini di gestione proattiva del rischio clinico sia in termini di conservare pulita la fedina penale. A tale proposito, essenziale è il report dello scadenzario che si può selezionare direttamente dall'interfaccia principale di questa procedura, insieme al report precedente, dove vengono riportati tutti gli adempimenti che non risultano ottemperati, con i relativi giorni di ritardo e il quadro sanzionatorio penale e amministrativo applicabile laddove questo sia noto e definito.